Venezuela

Organización y Sistemas

Tiene a su cargo evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e Instructivos implantados con miras a la agilización y/o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran. Tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos.

Origen de Organización y Sistemas

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

"Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

"Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

"Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

Ubicación dentro de la empresa

Ya está definido que la función única de Organización y Sistemas corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Sistemas pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicación de Organización y Sistemas en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y sistemas dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

Obstáculos y limitaciones de Organización y Sistemas

La carencia de un programa general de Organización y Sistemas en las dependencias públicas.

La escasez de personal calificado.

La resistencia al cambio

Ventaja

La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir, obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el porqué de ello.

Un buen servicio del departamento de Organización y Sistemas se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

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