La Comunicación en la Vida de los Proyectos

La Comunicación en la Vida de los Proyectos

Las habilidades o las competencias que representan a un gerente de proyectos son varias, pero la fundamental y de uso constante que se debe tener es la comunicación; el desarrollo a la perfección de esta habilidad es la que permitirá que un proyecto sea declarado un éxito o un fracaso.

Un proyecto es la definición de una meta proveniente de una necesidad o demanda, es el proceso para el alcance de dicha meta y es también la finalización de esta, aunque no necesariamente culmine con la obtención del ideal; pero dentro de una organización no es solo el gerente quien inicia y finaliza los proyectos, la realización de estos desde sus inicios depende de la interrelación de cada uno de los protagonistas que tienen participación, los que comúnmente llamados “interesados del proyecto”.

Esta fase en donde se realiza un detallado intercambio mutuo de conocimientos, ideas y expectativas entre el gerente de proyectos y los interesados, es la etapa inicial del ciclo de vida del proyecto, donde se comienza a observar la viabilidad de este, el interés de las partes y las limitaciones o restricciones que se tendrán, y aunque el ciclo de vida comprende diferentes fases que conllevan diversos trabajos y en donde se obtienen entregables varios, esta fase inicial es la parte más importante puesto que es donde se observan o definen todos los riesgos (puede darse el inicio e inmediatamente la clausura del proyecto) y es donde se debe tener la máxima participación de los interesado (por lo tanto puede ser el comienzo de un proyecto que finalizará en éxito al satisfacer todas esas expectativas contempladas desde el inicio), como bien sabemos el alcanzar el objetivo principal del proyecto no garantiza el triunfo del mismo si no se cumplen los intereses de sus protagonistas.

Como se puede observar, la comunicación es vital en la vida del proyecto debido a que no es solo una persona quien influye en él, pero a pesar de tener contemplado desde las fases iniciales todo lo anteriormente comentado, existe una restricción que debido a su naturaleza no predecible puede llegar a afectar en gran medida la realización del proyecto, se hace referencia al riesgo, este es una de las limitaciones que más debería estar controlada pero al contemplar obstáculos inesperados su identificación y posterior mitigación se llevan a cabo durante la marcha o ejecución, donde según el tamaño o el impacto de dicho obstáculo puede llegar a detener la continuidad de las actividades y esta es una de las razones del porqué en la etapa de ejecución y supervisión se requieren más recursos e inversión de tiempo.

Es de conocimiento general que el objetivo principal dentro de una empresa u organización es el valor del negocio, es la suma de todos los elementos tangibles e intangibles, es el beneficio al cual se accede al finalizar un proyecto, por lo tanto todos los movimientos y toda la planeación que se realice deben ir alineados a la estrategia general de la empresa y así todos los proyectos que surjan junto con sus intereses y sus expectativas dentro organización deben ser en pro al objetivo principal de esta.

Se puede concluir que si bien existen riesgos o limitaciones que no pueden ser controlados desde el inicio de un proyecto, que puedan existir diversas expectativas y que muy probablemente estas estén contrapuestas con intereses de otros protagonistas, pero la comunicación fluida, a tiempo y precisa es la única que puede llegar a mitigar o eliminar cualquier obstáculo definiendo así el transcurso normal del proyecto y su culminación exitosa en beneficio a la empresa o compañía.

Bibliografía

• Manual para Project Managers. Cómo gestionar proyectos con Éxito. 3a Edición. 2018. Daniel Echavarría Jadraque, Carlos José Conejo Sánchez. Páginas 23 a 61.

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