EL OFICIO

EL OFICIO

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos de gobierno, entre otras.

Pueden usarse el estilo bloque o semibloque, según la costumbre de la oficina, pero siempre se realizara con la sobriedad que se requiere para este tipo de correspondencia. El oficio es muy semejante a la carta, con excepciones del texto, cumple los mismos propósitos de la carta o de otros escritos de comunicación, pero en su escritura cuenta con elementos específicos, que son:

• Membrete: Nombre y en su caso logotipo de la institución que gira el oficio.

• Cuadro clasificador: Se anotan en orden de importancia los datos de la o las oficinas que giran el oficio y son de gran utilidad para clasificar y archivar las copias, los datos que contiene el cuadro clasificador son: dependencia, sección, mesa, número de oficio y expediente. El papel oficial de gobierno ya trae impreso esos datos en la parte superior derecha de esa hoja membretada.

• Asunto: Es un breve resumen de las principales ideas que contiene el texto. Es indispensable que el asunto sea claro, preciso y conciso.

• Dirección: Se comienza con la abreviatura C o CC. En seguida se anota el cargo de la persona a quien va dirigido el oficio, en la siguiente línea la dependencia en que se presenta sus servicios y a continuación el nombre del destinatario, cuando el oficio sea dirigido a una persona que no ocupe un cargo oficial.

• Referencias iniciales: Datos del oficio que se contesta: número y fecha, para su pronta identificación.

• Texto: Disposición del motivo que origina el escrito.

• Despedida: Frase de cortesía: atentamente; para los oficios dirigidos para la persona de igual jerarquía, para subunidades o para particulares; muy atentamente cuando el oficio es dirigido a un superior y respetuosamente.

• Lema: Frase que resume el principal postulado de una institución para los oficios de gobierno se usa: sufragio afectivo, no reelección. El lema de sindicato nacional de trabajadores de la educación es: por una educación al servicio del pueblo.

• Ante firma: Este cargo de firmante que se escribe a dos interlineas del lema en los oficios de correspondencia exterior o a dos interlineas de la despedida en la correspondencia interior, por ejemplo: la directora, el jefe del departamento, el oficial mayor, el subsecretario, el secretario, etc.

• Firma: Nombre completo del firmante escrito a máquina y la firma del puño y la letra del mismo.

• Otros datos: Anotación de las personas a las quien se les envía copia con las iniciales C.C.P que quiere decir con copia para, indicación de los anexos que acompañan al oficio.

LA CIRCULAR

Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

ELEMENTOS DE UNA CIRCULAR:

Los elementos que componen a la circular son:

• Membrete.

• La palabra circular centrada en la parte superior del papel.

• Número o clasificación; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.

• Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto.

• Fecha.

• Dirección; nombre o designación de los destinatarios.

• Texto.

• Despedida.

• Antefirma.

• Firma.

• Referencias finales

Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para varias personas.

EL MEMORÁNDUM:

El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un “apunte", es por tanto una nota o recado de carácter oficial.

Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.

La extensión del memorándum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.

La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.

LOS ELEMENTOS DEL MEMORÁNDUM SON:

1. Membrete. (datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum).

2. Cuadro clasificador, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho.

3. Remitente.

4. Destinatario.

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