OFICIO

OFICIO

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.

Su finalidad

• Informar,

• Invitar,

• Pedir,

• Remitir.

Área de Difusión

El oficio se define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abandonando asuntos específicos del trabajo, los que dirigen los órganos internos pueden hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.

Los oficios de circulación interna, son firmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

PARTES DE UN OFICIO

1. Membrete: Nombre de la institución.

2. Lugar y fecha

3. Número de oficio

4. Datos del destinatario: Tratamiento o cargo

5. Vocativo

6. Asunto

7. Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje será directo, sencillo y se evitará el tuteo.

8. Despedida

9. Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:

• Nombre del año ( obligatorio únicamente en los casos de circulación externa)

• Referencia

• Anexo

MEMORANDO

Es un documento de comunicación donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y también rememora hechos que se deben tener en cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y práctico, breve y directo.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la administración.

Los documentos más usados en la administración pública son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el área de difusión de estos documentos: emplean el oficio para su comunicación externa y el memorando para su comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Área de Difusión

El memorando es un documento de carácter interno, porque solamente se difunde dentro de una institución o empresa.

Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía, por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y racionalización de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o miembros de una institución o empresa, sin distinción alguna.

PARTES DEL MEMORANDO

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Lugar y fecha

2. Código

3. Destinatario

4. Asunto

5. Cuerpo

6. Despedida o antefirma

7. Firma y posfirma

8. "con copia" c/c

9. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

• Membrete

• Nombre del año

• Referencia

• Sello

• Anexo

Redacción del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:

Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."

"Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "

Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente:

"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."

Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:

"Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."

"Me dirijo a Ud...." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "

Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

IMPORTANTE:

El

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