El número de participantes depende del tipo de evento que se planifica.

El número de participantes depende del tipo de evento que se planifica. Un Congreso puede tener dede 200 a 300paricipantes hasta varios miles mientras que una reunión de evaluación de un programa puede reducirse apenas a media docena de personas.

Un tipo especial de participantes pueden ser los observadores. Estos pueden ser invitados especialmente para observar o conocer directamente los temas tratados en el evento, o  pueden acompañar al delegado o participante para apoyarlo cuando este lo requiera. Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas afines a una actividad en particular. Desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado tema o un público segmentado previamente por edad, género, clase económica, zona geográfica, estilo de vida, entre otros.

 – Roles vinculados al programa de actividades:

 Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado tema invitados para dar conferencias especiales dentro del evento. Generalmente, son invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas actividades y que cuentan con una trayectoria importante, por lo que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo principal de convocatoria. Oradores, disertantes o speakers: También son especialistas en algún tema y son invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad dentro del evento. Panelistas: Especialistas invitados para desarrollar un tema y debatir diferentes cuestiones, en el marco de un Foro, un Panel o una Mesa Redonda. Coordinadores y Moderadores: Pueden también llamarse presidentes de mesa haber co-coordinadores y secretarios. Son quienes se encargan de presentar una sesión (simposio, curso, taller, mesa redonda, etc), presentar a los oradores, moderar los tiempos de las conferencias, abrir el debate, regular las preguntas y respuestas y a veces dar una conclusión de las presentaciones al finalizar. – Roles vinculados a una exposición paralela: Stands de patrocinadores o sponsors que son las empresas relacionadas con la temática del evento que lo apoyan económicamente a cambio de publicidad. Stands de otras instituciones que pueden ser ONG, fundaciones o futuros eventos de la misma espacialidad o subespecialidad que necesiten difusión. – Asistentes: Son los participantes o visitantes del evento, quienes asisten a las diferentes actividades. Este es el grupo al que vamos a tratar de segmentar y en consecuencia interesar a través de diferentes acciones de difusión y promoción para que se inscriban y participen del evento.

 AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO.

Organizadores: Son las personas que se encargan de la organización, Son los directos responsables de la organización del evento.

Conferencistas: Quienes tiene a su cargo la parte técnica o académica.

Asistentes o invitados: Quienes asisten como receptores y a Quienes van dirigido a todos los esfuerzos.

En un evento es muy importante tener en cuenta los Organizadores porque es un grupo de personas encargadas de planear, dirigir, organizar y realizar el evento. Este grupo se encuentra formado por:[pic 1]

 1. Coordinador general.

2. Coordinador administrativo.

3. Coordinador de servicios generales.

4. Coordinador de prensa y secretarial.[pic 2][pic 3][pic 4]

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