Tipos De Evento

Competencia

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

Actividad

Evento Final

Presenta

Paula Daniela Vélez parra

Docente

Claudia Panqueva

Ficha 866704

Colombia Ciudad Bogotá DC. Marzo, 25 de 2015

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como fin dar a conocer, un evento dirigido a la Secretaría de Educación del municipio de Facatativá, teniendo en cuenta las herramientas dadas en la competencia a fin de llegar al objeto principal que es satisfacer la necesidad de la empresa cumpliendo con especificaciones según el evento a realizar.

Evento Final

1. Objetivo General:

Apoyar el sistema de archivo que maneja la secretaria de educacion de Facatativa, constituyendo una base de datos físico y disponible para consulta en el momento indicado y según la importancia de la misma, ejercerciendo el mecanismo de manera adecuada y ordenada, incentivando a el personal a ejercer un control y responsabilidad

1.2 Objetivos Específicos:

- Organizar documentos de manera ordenada

- Reconocer el grado de necesidad del archivo para la empresa.

- Identificar la información de manera sencilla, práctica y comprensible.

- Permitir el fácil acceso a la información del documento

- analizar cuidadosamente el proceso a realizar para obtener mejores resultados

- manejar implementos adecuados para su actividad

- Almacenar la documentación de manera técnica, para que cualquier persona diferente al archivista pueda consultar el archivo.

1.3 Nombre del evento:

JORNADA DE ARCHIVO

Fecha y hora del evento:

Se realizará el día 26 de marzo de 2015 a las 8:00 am

Lugar del evento:

Secretaría de Educación Municipio de Facatativá

Clase de evento en cuanto:

- Naturaleza es: Educativo

- Grado de exclusividad es: Privado

- Alcance: Regional

- Tipo: Jornada

2. Nombre del Organizador

- Grupo Técnico de Asistencia Administrativa - Jornada Mañana, Sede Facatativá

2.1 Organizador General

- Jonathan Caceres

2.3.1 Comité de programa

Cronograma de la JORNADA DE ARCHIVO

2.3.2 Comité de Finanzas

De acuerdo a los informes y requerimientos emitidos por los diferentes comités de organización, y contando con el apoyo de la Secretaria de Educacion (beneficiara del evento) y la Alcaldia de Facatativa, se muestra a continuación las cartas presupuestales realizadas a modo de petición dirigidas a la entidad territorial de Facatativá.

Facatativá, Marzo 08 de 2015

Señor Alcalde:

Orlando Buitrago

ASUNTO: Solicitud alquiler de Equipos.

Cordial saludo.

La presente es para informar que el grupo Asistencia Administrativa - Ficha 866704- de la Subsede Sena del municipio, realizarà una Jornada de Archivo con fin de apoyar el sistema de documentación de la Secretaria de Educacion el dia 26 de marzo del presente año, en esta ocasión nos interesa los siguientes implementos:

● Salon con capacidad para 50 personas aproximadamente.

● Material de aseo ( 4 escobas, 1 recogedor, 2 traperos, 1 trapo para limpiar sillas, jabón en polvo por 250 gramos)

● 55 Sillas plasticas en buen estado.

● Apoyo Audiovisual ( 1 Video beam, 1 Computador portátil, Cables de Instalacion, Sonido, 1 micrófono)

Esperamos contar con ustedes para el desarrollo del evento, solicitando la pronta respuesta. Agradezco su atencion.

Cordialmente;

Andres Caceres

Organizador General.

Transcriptor: Tatiana Chacon.

Coordinadora de Finanzas.

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Facatativá 09 de marzo de 2015

Grupo Asistencia Administrativa

Ficha 866704

ASUNTO: Bingo para Recaudar.

Cordial saludo.

Me permito informarles que se hará un bingo el día 13 de Marzo de 2015 con el fin de recaudar fondos para la realización del evento de JORNADA DE ARCHIVO programado para el dia 26 de marzo de 2015 del que todos sin excepción tienen conocimiento. Cada integrante del Grupo de ASISTENCIA ADMINISTRATIVA se encargará de vender 4 BOLETAS que tendrán precio de $7.000, cada quien se hará responsable de la venta o pagará las 4 boletas, el dinero deberá entregarse en su totalidad el día 11 de Marzo, a continuación se relacionan los valores determinantes del costo de la boleta.

PREMIOS:

TABLET 130.000

CAMPI PARA 2 PERSONAS 60.000

SANDUCHERA 40.000

COLCHONETA INFLABLE 30.000

AURICULARES NIKE 30.000

USB 8 GBs 20.000

COSTOS EN QUE SE INCURREN EN EL BINGO:

Alquiler del Sonido por 1 hora y media 30.000

Boletería X 80 Unidades 35.000

TOTAL 65.000

A continuación relación de los gastos del evento JORNADA DE ARCHIVO:

PAPELERÍA:

Cantidad Concepto Valor unitario Valor Total

4 esferos color negro 700 2.800

10 Fotocopias 60 600

2 resaltadores Verde 1500 3000

TOTAL 6.400

PUBLICIDAD:

Cantidad Concepto Valor Unitario Valor Total

2 Afiche 1 x 50 cm 35.000 70.000

21 Tarjetas Invitación 1.400 29.400

1 Recordatorio Gral 20.000 20.000

TOTAL 119.400

REFRIGERIO:

Cantidad Concepto Valor Unitario Valor Total

2 Mantecadas X 30 20.000 40.000

4 Gaseosa 3.5 Lts 4.500 18.000

TOTAL 58.000

Cumpliéndose lo dispuesto para recaudar fondos, los dineros serían repartidos de la siguiente manera:

RECAUDO: 80 BOLETAS X $7.000 C/u

=$560.000

Total de los Gastos: $558.800

Premios 310.000

Costo de Bingo 65.000

RECAUDO JORNADA DE ARCHIVO

Papelería 6.400

Publicidad 119.400

Refrigerio 58.000

TOTAL 558.800

Mostrando así la relación, se informará de cualquier imprevisto. Agradezco puntualmente su atención y espero contar una vez más con el apoyo de todos ustedes.

Atentamente:

Tatiana Chacón

Coordinadora de Finanzas

2.3.3 Comité de apoyo y/o Servicios Generales

Como su nombre lo indica es aquel que organiza y da apoyo a los servicios generales de un evento

Fecha: 26 de marzo del 2015

Lugar: Biblioteca de secretaria de educacion

Hora de aseo: 6:00 am a 7:00 am

MATERIALES

escoba

trapero

jabón en polvo

bolsas de basura

- limpieza general como: barrer, trapear.

- organización de sillas.

- limpieza y mantenimiento de equipos.

Alquiler de equipamiento de la secretaria de educacion.

Montaje de salon: de 7:00am a 7:30 am

- Video beam

- Luces

- Sonido: bafles y microfono.

Organización de detalle

Ingreso de personal : de 8:00 am

- Biblioteca de secretaria de educacion

Ubicación de personal : 8:15 am

- por zona

Hora de encender equipos:

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