LAS REGLAS BASICA DE LA ADMINISTRACION

Conceptos Básicos del control del presupuesto.

Definición de Control.

Es la facultad de regir la política financiera y operativa de otra entidad para beneficiarse de sus actividades.

Control Presupuestario.

Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de Ingresos y Egresos así como de las Metas Presupuestarias establecidas para el Año Fiscal.

Es un proceso que permite avaluar la actuación y el rendimiento obtenido en cada centro, para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

Importancia del Control.

Unas de las razones más evidentes de la importancia del control es porque el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear Mejor Calidad.

Las fallas del proceso se detecten y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el Proceso.

Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades del tollo ellos, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Producir Ciclos más Rápidos.

Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos a su medida.

Agregar Valor.

Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.

Facilitar la Delegación y el Trabajo en Equipo.

La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en quipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia el índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Importancia del Control del Presupuesto.

El control presupuestario tiene una relevante importancia, ya que este permite establecer una comparación entre los objetivos establecidos y la ejecución de todas aquellas acciones dirigidas a la consecución de tales objetivos, por tal motivo, el control presupuestario permite medir y corregir dichas acciones con el propósito de que estas cumplan con su finalidad, dentro de los parámetros determinados obtenidos y por lo tanto observar las desviaciones que puedan ocurrir.

Elementos de un Sistema Integrado de Control.

Los sistemas de control presupuestario no pueden mantenerse funcionando correctamente cuando están aislados de la organización, la separación de la realidad los hace inefectivos, por cuanto es la organización la que aporta las proyecciones y la información necesaria para armar el presupuesto.

El sistema del control presupuestario, por lo que refiere a la consecución de sus objetivos, debe tener las variaciones de: limitaciones de entorno, estructura. Preparación del material, etc.

Los Elementos del Control Presupuestario son los siguientes:

a)- Establecimiento de Estándares:

En este elemento se da una norma o criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de algunas cosas. Proporcionan medios que se deben seguir y que el resultado debe aceptarse como normal o estable.

• Estándares de Cantidad.

Volumen de producción o servicio, cantidad de existencia, cantidad de materias primas, números de horas, etc.

• Estándares de Calidad.

Control de materia prima recibida, control de calidad de producción o servicio, especificación del producto o servicio, etc.

• Estándares de Tiempo.

Tiempo estándar para producir un determinado producto ejecutar un servicio, tiempo medio de existencia de un producto determinado, etc.

• Estándares de Costos.

Costo de producción o servicio, costo de administración, control de ventas, etc.

b)- Evaluación del Desempeño:

En este elemento se tiene como finalidad evaluar lo que se esta haciendo o ejecutando, esto se logra teniendo en cuenta los estándares ya establecidos, y funciona de acuerdo con la información trasmitida de manera inmediata a aquellos que tienen la facultad de realizar cambios.

c)- Comparación del Desempeño con el Estándar Establecido:

En este elemento se compara el desempeño para verificar si hay desviaciones o variaciones, es decir, si hay algún error o falla con relación al desempeño esperado. Es importante resaltar que no todas las variaciones tienen corrección, sino únicamente aquellas que sobrepasan los limites de o criterios de especificación, aquí no solo se busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también busca predecir la posibilidad de proporcionar una comparación rápida de desempeño con los estándares, todo con la finalidad de localizar dificultades u mostrar tendencias futuras.

d)- Acción Correctiva:

En este elemento se busca el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvió o variación con relación al estándar esperado.

Tipos de Control.

Los controles en el área del Presupuestario Público vienen dados de acuerdo al órgano de competencia, al momento en que efectúan y según la ubicación del órgano de control.

Control desde el punto de vista de Órgano Competente.

Control Administrativo.

Este tipo de control se relaciona estrechamente con la función de dirigir, es ejercido por un personal responsable de una actividad o programa, el cual debe verificar y apreciar que las decisiones de ejecución sean debidamente cumplidas, a fin de re determinar el grado de conformidad o requerimiento de aplicación inmediatas. Es decir, en ese control administrativo se presenta que los mismos que ejecutan, efectúan el control de la ejecución.

Control Jurisdiccional.

Es aquel que está separado de la acción administrativa y está orientado a presentar la ejecución del presupuesto a través de un organismo de carácter jurisdiccional, que en nuestro país es practicado por la Oficina Nacional del Presupuesto (ONAPRE).

Control Parlamentario o Legislativo.

Control Interno.

Es aquel que ejercidos por órganos pertinentes al mismo cuerpo administrativo, normalmente son unidades especializadas.

Control externo.

Es aquel que ejercido por organismos ajenos al cuerpo administrativo, como por ejemplo: El ejercido por la Contraloría General de la República.

Existen tres tipos básicos de control:

1. Control preliminar:

Estos incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados.

2. Control Concurrente:

Consiste en actividades de los supervisores de dirigen el trabajo de sus subordinados, las direcciones se refieren a las actividades del gerente cuando incluye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando se supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse que se realiza adecuadamente.

3. Control de Retroalimentación:

La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos los consiste en que estos destacan los resultados históricos como base de corregir acciones futuras.

El encargado de ejecutar este tipo de control es la Asamblea por la complejidad e la materia, esta función es delegada en gran parte al organismo auxiliar, como lo es la Contraloría General de la República.

Control de Gestión.

Este tipo de control es el propio de la función de dirigir que tiene nivel administrativo y gerencial de la organización y tiene por objeto conocer los resultados de la ejecución de actividades. Determinar las desviaciones y adoptar medidas correctivas cuando sean necesarios.

Control tomando en cuenta el momento en el cual se Efectúen.

Control al Priori o Previo.

Es aquel que se ejecuta en la fase anterior a la operación financiera o de la operación material, como por ejemplo: Antes de realizar el pago de un gasto.

Control Posterior.

Es aquel que se realiza después de la operación financiera o de la operación material. Se efectúan después que se han efectuado los pagos.

Control Concomitante.

Es aquel que se establece simultáneamente a la operación financiera y material. Se efectúan en el mismo momento de la operación.

Control Según la Ubicación del Órgano de Control.

Unidades de Medidas.

Concepto.

Las unidades de medida vendrán hacer estos estándares en que se traducen las cuantificaciones de los

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