Administración De Gastos De Viaje: Nuevas Herramientas, Nuevos Ahorros.

Preguntas del caso de estudio:

1. ¿Qué tipos de sistemas se describen aquí? ¿Qué información valiosa

aporta a los empleados y gerentes? ¿Qué decisiones apoyan?

Se describe el sistema de apoyo a las decisiones. Les da información sobre los

gastos de los viajes y entretenimiento cubiertos por las tarjetas operativas y los

gerentes con un solo clic reducen la mitad de tiempo del procesamiento teniendo

exactitud y productividad.

2. ¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas

automatizados de la elaboración de informes de gastos? ¿De qué manera

agregan valor a las empresas que los utilizan?

Primero que nada ayudan a bajar los gastos y tener mejor desempeño productivo

en menos tiempo, también ayudarían en saber la cantidad máxima permitida en

los boletos de avión, habitaciones de hotel y alimentos, esto ayuda a las empresas

a identificar a los empleados que no reservan vuelos con los proveedores

preferidos de la compañía, a aquellos que "rellenan" sus cuentas de gastos con

pagos de taxis y propinas inexistentes, o incluso a aquellos que utilizan sus

cuentas de gastos para realizar compras no autorizadas

3. Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboración de informes

de gastos y entrenamiento con su nuevo proceso basado en el software

Concur Expense Service.

El proceso manual requería de mucho personal y tiempo dedicado únicamente a

las tareas de elaborar los informes de gastos, aprobar, procesar y auditar estos,

aun así de esta manera este sistema resultaba costoso, ineficiente e inexacto,

mientras que con el sistema basado en el nuevo software adoptado, permitía que

cada empleado registrara sus gastos de viaje de manera electrónica e

instantánea, para que así únicamente estos fueran aprobados.

4. ¿Qué aspectos de administración, organización y tecnología enfrento

MarketStar cuando adopto Concur Expense Service?

MarketStar tuvo que incorporarse a un sistema de información más globalizado y

tecnificado (computadoras y otros dispositivos electrónicos) el cual le permitiera

llevar a cabo las operaciones necesarias para el registro de los gastos de viaje y entretenimiento de sus empleados, lo que conlleva a tener un mejor control de la

información pertinente y lo que facilita la administración de la misma.

5. ¿Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de

procesamiento de gastos? Explique su respuesta

Se podría responder inmediatamente que no, pero en todo sistema computarizado

se debe de tener en cuenta los riegos probablemente mínimos pero existentes,

como por ejemplo: se necesita personal capacitado para la utilización adecuada

del software, así mismo siempre existe el riesgo de pérdidas inevitables de datos.

Para minimizar ese riesgo se tiene que adoptar un sistema computarizado por la

facilidad que este presenta en el procesamiento de datos, y todas las fallas

posibles se pueden evitar, pero hay que tenerlas en cuenta, y tomar las medidas

preventivas y correctivas pertinentes.

Explore el sitio Web de Concur Technologies (www.concur.com) y responda

las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipos de servicios ofrece Concur Thchnologies a las empresas? ¿Qué

clase de empresas se podrían beneficiar al utilizar su software?

Ayuda a las empresas a agilizar todos los aspectos de sus gastos de viajes y

entretenimiento. Concur Travel & Expense le permite a su organización:

* Administrar sin esfuerzo las reservaciones de viajes y los informes de gastos con

un proceso impecable.

* Conectar cada operación

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