Caso: Administración De Gastos De Viaje: Nuevas Herramientas, Nuevos Ahorros

Caso: Administración de gastos de viaje: nuevas herramientas, nuevos ahorros

1. ¿Qué tipos de sistemas se describen aquí? ¿Qué información valiosa aporta a los empleados y gerentes? ¿Qué decisiones apoyan?

El sistema descrito en este caso es un sistema de apoyo a las decisiones. Este provee información sobre los gastos de los viajes y entretenimiento cubiertos por las tarjetas y los gerentes pueden ver las solicitudes de compras, analizarlas y rechazar o aprobar en el momento con un solo clic, lo cual reduce el tiempo de procesos a la mitad aumentando la productividad de las compras.

2. ¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas automatizados de la elaboración de informes de gastos? ¿De qué manera agregan valor a las empresas que los utilizan?

Lo principal es que provee un mayor control de los gastos, ya que previene la malversación de los presupuestos, se lleva un registro en tiempo real y ahorra mucho tiempo, el cual puede ser invertido en mejorar las ventas y mantener mejores relaciones con los clientes y suplidores.

3. Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboración de informes de gastos y entrenamiento con su nuevo proceso basado en el software Concur Expense Service.

El proceso manual requería de necesitaba mucho personal y tiempo dedicado solo para de elaborar los informes de gastos, aprobar, procesar y auditarlos. Pero este sistema requiere mucho gastos de nomina y además es inexacto, dándole cabida a muchos errores humanos. Con el nuevo software, los empleado registrara sus gastos de viaje atreves del sistema y de manera sincronizada pueden ser aprobados.

4. ¿Qué aspectos de administración, organización y tecnología enfrento MarketStar cuando adopto Concur Expense Service?

La incorporación a un sistema de información más globalizado y más avanzado tecnológicamente. Por lo tanto necesitaron comprar nuevas computadoras y equipos que les permitiera mantener el sistema en funcionamiento.

5. ¿Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de procesamiento de gastos?

Como todo sistema de información, su mayor desventaja es la inversión inicial y los costos de mantenimiento. Sin embargo a la larga la inversión da frutos.

Mis en Acción

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