CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

Capítulo I

El Sistema Organizacional

Desde la aparición de la Teoría General de Sistemas (TGS); su uso y aplicaciones para el análisis y la estructuración de organizaciones han ido en aumento, su amplia aplicabilidad al igual que sus principales características referentes a las partes en proceso en un todo coherente han hecho de esta teoría un verdadero fenómeno en las ciencias sociales desde la aparición del término, autoría del biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy [Se tiene conocimiento que sus primeros escritos datan del año 1950. Sin embargo, la publicación de su libro, que aparece en las referencias bibliográficas, se dio en el año 1968]. En esta primera parte haremos mención de la influencia que ha tenido la TGS para las ciencias del comportamiento y su implicancia en el estudio de las organizaciones.

1.1 La Teoría General de Sistemas: implicancias en las ciencias del comportamiento y sociales.

Desde su aparición, la Teoría General de Sistemas (TGS) se ha constituido como una verdadera revolución en el campo del conocimiento. Von Bertalanffy (1968/1992) señala al respecto de su aplicación en el campo de la psicología, lo siguiente:

“... En psicología la concepción básica solía ser el «modelo robot». Había que explicar la conducta con el esquema mecanicista estímulo-respuesta (E-R); el condicionamiento acorde con la pauta del experimento con animales, aparecía como fundamento de la conducta humana; tenía que reemplazarse el «significado» por la respuesta condicionada, que negarse la especificidad del comportamiento humano, etc. La psicología de la Gestalt fue la primera en enfrentarse al esquema mecanicista...” (p. 4 - 5)

Como se señala en esta cita textual, el principal aporte de la TGS para con la psicología, fue justamente romper el modelo de explicación lineal que imperaba en la ciencia, dando de esta manera un cambio en los enfoques de explicación de los acontecimientos [los hechos, la ciencia estudia hechos], la investigación después de la TGS, no volvería a ser la misma.

Casi dos décadas antes de la aparición de la TGS, se dieron los cimientos de los enfoques humanistas de la concepción del trabajo y de la organización, que empezaron a cuestionar los enfoques mecanicistas de Taylor y Fayol. Generándose en la década de los 40 el llamado movimiento de las relaciones humanas, a partir de los estudios de Mayo (Juan, 2004), cuando llega la TGS demuestra su aplicabilidad en varias áreas del conocimiento e influye profundamente en la forma de hacer organización. A este respecto, señala Von Bertalanffy (1968/1992).

“... la sociología (y presumiblemente la historia) trata de organizaciones informales, otro adelanto reciente es la teoría de las organizaciones formales, o sea de estructuras escrupulosamente instituidas, tales como el ejército, la burocracia, las empresas de negocios, etc. Esta teoría está «enmarcada en una filosofía que acepta la premisa de que el único modo significativo de estudiar la organización es estudiarla como sistema», y el análisis de sistemas trata de la «organización como sistemas de variables mutuamente dependientes»...” (p.7)

Con estas afirmaciones se establecen los cimientos del estudio de las organizaciones como sistemas, como bien se señala, las partes están en constante dinamismo, constituyendo un proceso, y el conjunto de procesos que se desarrollan en un todo coherente, producto de las dinámicas entre las partes es el sistema.

Otros estudiosos tomaron este principio para poder generar las primeras perspectivas de las organizaciones como sistemas, así tenemos a Tirst & Bamforth de la clínica Tavistock, quienes crearon el concepto de los sistemas socio-técnicos, en el cual se postula que los resultados de cualquier unidad organizativa se explican a partir de la interrelación entre los dos subsistemas organizativos: el Técnico: compuesto por las condiciones físicas inmediatas, la dimensión espacio-temporal del proceso productivo, el nivel de especialización y de automatización, etc.; Y el Social, por ejemplo: la personalidad de los individuos, los roles asignados y los grupos formales a los que pertenecen, la red de relaciones sociales interna y con otras organizaciones, etc. (Juan, 2004)

Se han mencionado estas consideraciones, a sabiendas de que existen más, con el fin de tener un panorama general de la influencia que ha tenido la TGS para los enfoques que estudian la organización, como son la del comportamiento y la teoría formal de organización.

1.2 Organizaciones y sistemas.

El ser humano en sí es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, como bien lo señalaba Von Bertalanffy [líneas arriba], la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual nos atrevemos a decir que el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir, analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información.

Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común; así mismo, afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes:

• Hay personas capaces de comunicarse.

• Están dispuestas a actuar conjuntamente.

• Desean obtener un objetivo en común.

Según este mismo autor, una de las características de los sistemas organizacionales, es la disposición de las personas que lo forman, de contribuir en acción; es decir, disposición de sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones; diferenciadas, pero interrelacionadas.

Otro aspecto que cabe resaltar, es referente a la complejidad de las organizaciones, tema que se vincula con las estructuras organizacionales. Cabe mencionar que las organizaciones deben mantener un equilibrio de actividad con respecto al medio. Por lo general, las iniciativas empresariales[1] en sus inicios mantienen estructuras simples, sin mayores complejidades para los procesos productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo ofrecido por la organización, es natural que la organización crezca, en términos de estructura, para poder satisfacer la demanda existente. Este caso no es solo para las “salidas del sistema”, el crecimiento afecta también las “entradas del sistema”.

Según Chiavenato (2000) las principales características de la complejidad de un sistema son las siguientes:

• Complejidad: Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones.

• Anonimato: Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones más no en las personas. Lo importante es que la actividad ser realice no quien la ejecuta.

• Rutinas estandarizadas: Procedimientos y canales de comunicación.

• Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal.

• Tendencias a la especialización y la proliferación de funciones: El objetivo es separar las líneas de autoridad formal de la competencia profesional o técnica.

• Tamaño: Número de personas y dependencias que conforman la organización.

Las organizaciones, como tales son organismos sociales vivos y por consiguiente es cambiante, nunca configuran una unidad lista y acabada, pues perdería el dinamismo y la actividad, que son necesarios para mantener la relación con el medio en que se ve inmerso el sistema organizacional. De ahí la importancia de la gestión del cambio planificado.

Los sistemas deben ser abiertos, su contraparte, los sistemas cerrados solo existen en conceptualización, ya que es necesaria la interacción con el medio ambiente que rodea el sistema para poder adquirir un estado estableo equilibrio dinámico en la medida que mantiene su capacidad de transformación de energía o trabajo.

1.3 Enfoque de sistemas organizacionales de Katz y Khan.

Katz y Kahn (1970, citados por Chiavenato, 2000) desarrollaron un modelo de organización basado en la TGS, cabe rescatar en este modelo el papel que se le asigna a la información y su tránsito en la organización. A continuación se describe las características del modelo.

• Importación – transformación – exportación de energía: Esta es la base de la interacción del sistema con el ambiente. La organización procesa y transforma los insumos en productos acabados, servicios prestados o fuerza laboral entrenada y capacitada.

• Los sistemas son ciclos de eventos: Según este modelo, todo intercambio de energía tiene carácter cíclico.

• Entropía negativa: La entropía es el desgaste natural que sufren los sistemas. La organización necesita detener el procesos entrópico y reabastecerse de energía, esto se le conoce como Entropía Negativa o Negantropía.

• Información como

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