Computacion

anterior, aplicando la metodología y técnica más actualizada. Si bien esta es una actividad específica de los especialistas en sistema, no debe desarrollarse en forma aislada, sin considerar las opiniones e ideas de los funcionarios de línea afectados, pues su colaboración será muy valiosa (imprescindible) desde el punto de vista de los resultados. La actividad de diseño podrá consistir en:

a) la creación de un nuevo sistema para satisfacer las necesidades no cubiertas por el sistema vigente (revisión de sistemas); o

b) la formulación de un nuevo sistema para cubrir necesidades que surgirán como consecuencia de operaciones a desarrollarse en el futuro de la empresa (planificación de procedimientos); o

c) simplemente poner por escrito (utilizando los medios gráficos o tecnología informática) las instrucciones que ratifiquen procedimientos ya en vigencia); o

d) el establecimiento de procedimientos de control respecto de sistemas vigentes (control de registros , informes y formularios

4. Programar la implementación. Para evitar inconvenientes en los momentos en que se esperan resultados, será necesario que todos quienes participen operativamente en el nuevo sistema conozcan perfectamente en qué consiste su participación. No deben tener dudas respecto de los procedimientos a seguir y operaciones a realizar. Para ello será necesario:

a) contar con una precisa descripción escrita (o a través de software) de los procedimientos. Esta descripción se compendia en los llamados Manuales de Procedimientos, que servirán de guía para quienes intervendrán en el sistema;

b) contar con personal debidamente entrenado, para lo cual deberá existir un plan de entrenamiento en las funciones que ha de desempeñar;

c) coordinar la puesta en marcha, aplicando las técnicas de planeamiento y cronograma de actividades.

5. Verificar, mediante pruebas piloto, el grado de exactitud del sistema diseñado respecto de las condiciones que le dieron origen. Las pruebas piloto consisten en operar el sistema –antes de la implementación- con un volumen reducido de la información y controlar los resultados. En esta actividad deberán también participar los funcionarios del sector afectado.

6. Tener permanente vivencia de las operaciones y de los problemas (y también oportunidades) diarios de la empresa; efectuar el seguimiento necesario para verificar si los sistemas vigentes se adecuan técnica y económicamente a los requerimientos de la organización. Con el transcurso del tiempo nuevas condiciones y nuevos factores producen deterioros en los sistemas y obligan a una continua vigilancia y observación de distorsiones para proceder a su corrección.

Todas las actividades mencionadas en los párrafos anteriores responden a las etapas sucesivas que habrá que desarrollar desde la presentación de un problema (o identificación de una oportunidad) hasta la implantación de una solución, es decir, investigación y análisis, formulación de hipótesis y diseño; implementación y control.

8. ELEMENTOS INTEGRANTES DE LOS SISTEMAS ADMINSISTRATIVOS

Si bien el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las rutinas, procesos y generación y transmisión de información necesarios para su concreción.

En función de ello, los elementos que integran los sistemas administrativos son los que se indican a continuación.

• Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento, almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas.

• Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento de la información (hardware y software); elementos de transmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets).

• Gestión del conocimiento : El knowledge management se ha convertido en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción empresaria. Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo. Este tema está tratado con amplitud en otra sección de este trabajo.

9. ATRIBUTOS DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas administrativos es facilitar a la dirección empresaria –en la forma más eficiente- el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio existe un orden de prelación en el sentido de una relación de dependencia de los sistemas a las políticas de un orden superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas empresariales.

Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesario que las políticas sean trazadas siguiendo una línea coherente y bien definida que permita una fácil rutinización en el momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas son intrincadas o aceptan una cantidad importante de situaciones de excepción o no son bien definidas, ello conspira contra la posibilidad de formular y cumplimentar sistemas administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se mantengan vigentes en un tiempo prudencial y posibles de controlar.

En la Argentina, en los primeros días del año 2002 se dicta una ley de emergencia económica como consecuencia de desajustes que se venían arrastrando en el circuito financiero nacional (retiro masivo por parte de ahorristas de sus depósitos en bancos) lo que provoca limitaciones y un cambio importante en los procedimientos administrativos vinculados a operaciones de retiro de fondos y au consecuente afectación a los programas de computación que administran el manejo de los cajeros automáticos y back-office. Esto produjo la necesidad de dictar disposiciones de “feriado bancario” a efectos de adecuar los sistemas a la nueva forma de operación. Es un ejemplo de cómo los procedimientos pueden verse afectados por disposiciones de orden superior. Afortunadamente la moderna tecnología, merced a la flexibilidad con que ahora son diseñados los sistemas, permite afrontar con rapidez, esta forma de desafío, antes de muy difícil cumplimentación. El tiempo y el costo que insume normatizar una política compleja es algo que debe ser contemplado.

Teniendo en consideración las reflexiones anteriores, concluimos en que los sistemas administrativos y las normas que los acompañan deben cumplir las siguientes condiciones:

• Deben producir la información necesaria para que las diversas áreas componentes de la empresa en sus diversos niveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas.

• Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan ser ejecutados en la oportunidad en que las operaciones se necesite, Los plazos para las tareas de la administración empresaria deben cumplirse. Los elementos para la producción deben ser requeridos y estar disponibles cuando se los necesite. Si se los recibe antes originarán inmovilización innecesaria de capital de trabajo; no disponer de ellos por atrasos en las operaciones de adquisición o recepción implica demoras o paralización de la línea de producción.

• Deben responder a condiciones de alto grado de seguridad en todos los niveles y pasos de su ejecución. Deben existir formas o mecanismos que permitan controlar el cumplimiento de esta condición. El sistema administrativo debe asegurar la preservación del patrimonio de la organización evitando que se produzcan, o en su caso denunciando si se ha producido, algún acto o intento de malversación del mismo. Así también deberá prever que los compromisos u obligaciones que asuma la organización sean realmente justificados en razón de sus operaciones lícitas. Para ello incluirá las normas de control interno y legales y aplicará las tecnologías que sean necesarias para la ejecución correcta y transparente de las operaciones.

• Deben desarrollarse logrando alcanzar los resultados esperados utilizando un adecuado índice de aplicación de recursos (humanos y tecnológicos). La relación costo/beneficio debe estar siempre sujeta a análisis a fin de evitar erogaciones que hagan improductiva la aplicación del sistema. Por ejemplo los sistemas de administración de inventario de insumos y materias primas deben aplicar soluciones que justifiquen los costos que provoque su instalación y uso (no es lo mismo controlar bienes de valor importante que aquellos otros que unitariamente son insignificantes).

• Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprender y de inmediata aplicación.

• Deben mantenerse documentados y su documentación actualizada..

10. SIMBIOSIS ENTRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE

INFORMACION

No se trata de dos asuntos independientes. Por el contrario ambos se complemen-

tan y en la actualidad sería difícil encontrar una organización que no dispusiera de una estructura que se apoye en ambos tipos de sistemas formando un todo.

Por un lado, a medida que se va desarrollando cada operación componente de un sistema administrativo se van generando datos que en su conjunto constituyen la base de datos sobre la cual se apoyarán los sistemas de información para la elaboración de los resultados que de ellos se espera (cuadros de información). Los “datos” han sido definidos como la representación simbólica de hechos (en este caso “operaciones administrativas”) que luego de procesados se convierten en información (de control, para planificación, para ejecución, para decisiones estructuradas, semiestructuradas o no estructuradas). Por otro lado, a partir de la información generada como ya se ha explicado, se desarrollan las operaciones administrativas. Obviamente, la información se genera para servir de apoyatura a las decisiones empresarias y a las operaciones que requiere su cumplimentación. Se cierra de esta manera el circuito que explica la simbiosis a que nos referimos al comenzar.

Lo importante, en el momento del diseño de los sistemas, es aplicar el criterio de que la información de una organización es una sola. Deben evitarse por consiguiente, las duplicidades a que se podría llegar si se considera que una es la información para los actos administrativos (aquella que se necesita con urgencia y con permanente actualización) y otra es la información que sirve para registro contable o para cumplimiento de compromisos legales o tributarios, que puede generarse o estar disponible con posterioridad. El criterio de unidad de información nos obliga a concluir que es indispensable diseñar e instalar sistemas administrativos y contables que solamente acepten una única entrada de datos con relación a un mismo hecho y que a partir de la base de datos que se constituya con los mismos se obtengan las distintas salidas d

...