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CONCLUSIONES

El IGM genera documentos en todos sus departamentos con diferentes grados de sensibilidad pero no tiene procedimientos definidos para manejar esta información de modo que se reduzca el riesgo de seguridad, el espacio físico y digital disponible para almacenamiento.

No hay procedimientos determinados para la custodia de los documentos tanto físicos como digitales con alto grado de sensibilidad en el IGM.

RECOMENDACIONES

No existen métodos de destrucción apropiados al nivel de sensibilidad documental, actualmente la destrucción, si se da, no se la realiza bajo parámetros técnicos y de seguridad mínimos.

Existe un departamento de archivo pero no coordina su labor con el área de sistemas sobre la que debe recaer la labor de diseñar procedimientos de encriptado de la documentación digital sensible tanto en los departamentos como en el área de archivo.

El IGM posee un plan de gestión anual que facilitaría la divulgación de los procedimientos diseñados en el presente manual para llevar a cabo la gestión documental pertinente al manejo de archivos generados en las diferentes unidades de la entidad.

Es necesario diseñar un plan de clasificación y codificación documental acorde al grado de sensibilidad y tipo de documentos que se generan y reciben en el IGM con el fin de reducir el riesgo de seguridad que representa el manejo de los mismos.

Se debe estandarizar los procesos de disposición de la gestión documental para facilitar el manejo y custodia de información relevante y sensible de la institución.

Es necesario equipar al área de archivo con los elementos necesarios para garantizar la destrucción del material generado en el momento oportuno de acuerdo a clasificación, de modo que se garantice la seguridad del contenido documental.

Debe difundirse el presente manual entre el personal de las diferentes áreas que se encarga del manejo de la documentación entrante y saliente de los departamentos que conforman el IGM.

Debe designarse responsables de transporte de documentación sensible hacia el área de archivo para el control de los contenidos del material.

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