5s notas

Ya sé por limpieza anual o para encontrar las llaves todos hemos luchado contra el desorden y la suciedad. Pasamos horas organizando y limpiando solo para que en un parpadear se convierta en caos. La falta de organización nos ayuda a procrastinar y distraernos de los verdaderos problemas; solo cuando todo está limpio y ordenado podemos analizar lo que es importante. ¿Pero cómo podemos asegurar que  nuestro lugar se mantenga limpio y organizado? Los japoneses desarrollaron un método para ser más organizados y eficientes, no solo en un área física sino también en la vida personal. Este método es comúnmente conocido como las 5s: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke.

La primera etapa es Seiri, clasificar, implica identificar y etiquetar nuestras herramientas. Nuestro enfoque durante esta fase es eliminar lo innecesario por lo que debemos tomar en cuenta la prioridad del articulo (Alta, media, bajo), la frecuencia de uso (diariamente, una vez por semana/ mes, menos de una vez por año) y la acción requerida (almacenarlo en el lugar de trabajo, cerca del lugar de trabajo o tirarlo). Es importante tomar en cuenta que cada objeto se debe inspeccionar detenidamente.

Una vez terminada la inspección pasamos a la segunda fase. Seiton, ordenar, en la cual debe de haber ¨un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar¨. Es crucial, contar con evidencia visual como fotos para demostrar en que consiste el orden; nuestro nuevo estándar a seguir. Así se minimizara el desperdicio de tiempo buscando algo, movimientos adicionales como tener que estirarse, el exceso de inventario ya que tenemos todo a simple vista y podemos remplazarlo cuando sea necesario. Todos los que utilizan el espacio deben estar involucrados para determinar las nuevas normas.

La tercera etapa Seiso, o limpiar, frecuentemente es generalizada a desempolvar, guardar papeles, herramientas, etc. y limpiar el área de trabajo. No obstante, Seiso también incluye el mantenimiento regular del equipo como la computadora, aire acondicionado, etc.  Al tener un plan de mantenimiento podemos detectar problemas antes de que ocurran y tomar la acción apropiada.

Una vez que el área ha sido organizada podemos continuar con la siguiente fase,  Seiketsu (estandarización) nos ayudara a garantizar que se mantengan las nuevas normas. Algo crucial durante este periodo, es que las tres etapas anteriores estén integradas en nuestro día a día  a través de una estructura de trabajo. Para esto podemos utilizar imágenes y ayudas visuales para asegurar que todos puedan entender y estar actualizados con el nuevo sistema.

Nuestra etapa final Shitsuke, la disciplina, consiste en mantener un control personal de cumplimiento de las normas a través de inspecciones, listas de verificación, etc. Las prioridades deben ser fomentar el respeto y responsabilidad al igual que la búsqueda de la mejora continua. Solo así desarrollaremos el hábito de utilizar los estándares correctamente.  

5S puede parecer algo abrumador en términos de tiempo y dinero pero los beneficios a largo plazo nos ayudaran a ser más eficientes y minimizar errores o problemas ya que podremos detectar problemas potenciales. Una vez que los hayamos resuelto podemos dirigir nuestra atención y energía a otras áreas.

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