ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL  

Evidencia numero 3  

“informe administración documental”  

Presentado por:  

Alejandra María García Acosta  

Servicio nacional de aprendizaje SENA  

Puerto López meta 27 de  

Julio de 2021 Introducción  

La información es considerada uno de los más importantes activos para la toma de decisiones es por esto que su gestión eficiente se ha convertido en un apoyo estratégico fundamental en las entidades, por lo cual es necesario implementar un programa de administración documental, que permitan disponer de manera ordenada de los archivos institucionales, indispensable en el desempeño de entidad.  

El Consejo Internacional de Archivos CIA, establece que los archivos representan una riqueza incomparable. Son el resultado de la producción documental de la actividad humana y constituyen el testimonio irremplazable de hechos pasados. Garantizan el funcionamiento democrático de las sociedades, la identidad de los individuos y de las comunidades, y la defensa de los derechos del hombre.  

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.  

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de decisiones.  

Objetivos  

• Definir la metodología para facilitar la conservación adecuada del patrimonio documental, en soporte físico y electrónico, determinando los recursos necesarios; garantizando la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la información 

• Con el sobre la administración documental en el entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto  

• Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las funciones básicas para el manejo de documentos tales como recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje también es necesario Definir la metodología para facilitar la conservación adecuada del patrimonio documental, en soporte físico y electrónico, determinando los recursos necesarios; garantizando la seguridad, preservación, recuperación y disposición de la información 

Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas 

Recepción  

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.  

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.  

Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.  

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.  

• El sobre debe estar correctamente marcado.  

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.  

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones, correo electrónico, entre otros.  

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado.  

Apertura:  

 Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.  

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:  

• Comprobar las fechas de elaboración y recibido. o Revisar que este firmado, verificar anexos.  

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.  

Registro y radicación:  

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).  

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