Guía Nº1: Administración Documental en el entorno laboral SENA

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN

DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE

Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

FREDY CASTRO LEAL

INSTRUCTORA

 LUZ ANGÉLICA TOVAR VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

I.D. de ficha/código de curso Nº 1544226

2017

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.[pic 3]

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        IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS        

MEMORIA VIVA DEL TRASCENDER HUMANO…

Existen innumerables clases de documentos, bien sean cartas, libros, imágenes, digitales, audios, etc., sin embargo todos en su esencia comparten una similitud, fueron hechos para dar fe y testimonio de algo.

Justamente este afán de testimoniar y dejar evidencia de cosas y/o acontecimientos ha estado presente desde tiempos remotos cuando el hombre recién empezaba a vislumbrar la escritura como medio de comunicación y de inmortalización de su cultura, desde las labores más básicas sobre cómo vivían, que cultivaban, sus rituales, entre otras hasta su estructura social, las jerarquías y las cuentas de sus pequeñas economías por así llamar a sus trueques y resultados de cosechas.

Entre las tantas civilizaciones que aportaron a este nacimiento de los documentos destacamos:

• Los egipcios: con un gran número de inscripciones en sus templos alusivas a su doctrina y creencias.
•   Los arcadios: A diferencia de los egipcios dejaron sus grabados principalmente en pieles de animal, madera y tablillas de arcilla.
• Griegos y romanos: estos dejaron entre tantas cosas lo que sería evidencia de especies de testamentos hallados en madera y mármol.

Desde estos hallazgos se abre camino la larga carrera de transformación y avance de los archivos con diversas clases de evidencias halladas a lo largo de la historia como documentos de carácter financiero en los siglos XII y XIII; planos  del archivo de la Corona Real en el siglo XIV y en España hacia los siglos XVII y XVIII proliferan investigaciones detalladas sobre los archivos destacando en éstas su importancia y su diferenciación de acuerdo a su carácter general y administrativo.

Pero no es sino hasta el siglo XIX de la mano del general Napoleón Bonaparte que se advierte la importancia de capacitarse como archivista y se aborda la importancia de proteger los compendios documentales en archivos nacionales debido a la importancia de su funcionalidad; Visión que lo llevó a querer reunir los archivos de toda Europa en Paris.

Finalmente y gracias a toda esta evolución archivística es que hoy los países pueden llevar a cabo investigaciones basados en documentos preservados y que dependiendo de cual fuere el área objeto de estudio se empiezan a incorporar nuevos tipos de documentos ya no solo escritos sino de diversos clases y en otros nuevos soportes, permitiendo la llegada de la tecnología como apoyo imprescindible en la regulación y control de nuestros archivos.

Surge así la necesidad de unificar el concepto de ARCHIVO como el “conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión”, definición que resalta entre líneas la importancia de los mismos por su valor testimonial para los trámites que requiera una entidad y por ser imprescindibles o la hora de una toma de decisiones al interior de la misma y que cuenta entre sus cualidades el ser:

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