Actividad de transferencia “Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”
anitarendonz1993Ensayo14 de Febrero de 2020
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Actividad de transferencia
“Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”
Centro de Tecnologías Agroindustriales
Tecnología en Gestión Documental
Cartago, Valle del Cauca
2018
Actividad de transferencia
“Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”
Presentado por:
Sharon Melissa Perea
Valentina Candela Romero
Ana Margarita Rendón Zavala
Leidy Jhoanna Guarín
Para: Katerine Olivares Bedoya
Centro de Tecnologías Agroindustriales Sena
Tecnología en Gestión Documental
Cartago, Valle del Cauca
2018
Resumen
El presente diagnóstico se desarrolla con el propósito de efectuar un análisis sobre la importancia de una buena gestión documental como medio de organización y cumplimiento de la normatividad vigente en el Juzgado Segundo Penal Municipal de Cartago, Valle del Cauca.
Metodológicamente se lleva a cabo un estudio deductivo, exploratorio y mixto (cuali-cuantitativo) que utiliza la entrevista y el trabajo de campo como medio de recolección de información. El objetivo general del estudio es identificar el estado y las prácticas archivísticas en la entidad mencionada anteriormente con el fin de promulgar una estrategia para las buenas prácticas documentales acorde con la normatividad vigente, instaurando soportes teóricos en invocación a la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación y los diferentes expositores sobre la importancia de una buena gestión documental en las entidades como lo son Carlo Bustelo y Raquel Amarilla (2001).
Así mismo en el desarrollo de este diagnóstico se logra recopilar información sobre qué tan expuesto y en qué estado se encuentra el fondo documental de la entidad, por medio de una socialización y apoyo de los colaboradores y encargados del archivo. Se realiza un análisis de los datos que permita conocer su situación actual y sus principales falencias, conllevando al diagnóstico que brinde información y orientación para obtener una buena organización documental.
Abstract
The present diagnosis was developed with the purpose of carrying out an analysis on the importance of good documentary management as a means of organization and fulfillment of the norms in force in the second Municipal Penal Court of Cartago, Valle del Cauca.
Methodologically, a deductive, exploratory and mixed (quantitative) study was carried out using the interview and field work as a means of gathering information. The general objective of the study was to identify the state and archival practices in the aforementioned entity in order to promulgate a strategy for good documentary practices in accordance with current regulations, establishing supports Theorists in invocation to the law 594 of 2000 of the General archive of the nation and the different exhibitors on the importance of good documentary management in the entities such as Carlo Bustelo and Raquel Amarilla (2001). Likewise, in the development of this diagnosis, it was possible to collect information about how exposed and in which state the documentary Fund of the entity is. Thus carrying out an analysis of the collected data where it was possible to know its current situation and its principal flaws and by means of a socialization with the collaborators of the entity and responsible for the file, this diagnosis is born where the information will be provided Compiled and an orientation to make known and carry out the different practices to obtain a good documentary organization.
Contenido
LISTA DE ILUSTRACIONES 7
Introducción 8
Justificación 10
Marco Referencial 11
Marco Teórico Conceptual 11
Marco Jurídico 18
Acuerdo AGN 02 de 2004 19
Marco de Antecedentes 21
Marco Geográfico 22
Planteamiento del problema 25
Objetivos 26
Objetivo General 26
Actividades 26
Metodología 28
Tipo de Metodología 29
Metodología Mixta 29
Enfoque metodológico 29
Enfoque exploratorio 29
Enfoque descriptivo 30
Método 30
Método deductivo 30
Técnicas y herramientas de recolección de información 30
Observación Directa 30
Encuesta 30
Lista de chequeo 31
Actividades a Desarrollar 31
Análisis de Resultados 33
Actividad Nº1 33
Actividad Nº2 33
Actividad Nº 3: 35
Conclusiones 36
Recomendaciones 37
Bibliografías 38
Introducción
El programa de Gestión Documental como fuente de administración y conservación de los documentos, busca afianzar y promover una cultura archivística que permita fortalecer la calidad, la pertinencia y la seguridad de la información para las entidades públicas, privadas o privadas con funciones públicas.
Es un deber de todas las entidades tener un control y un buen manejo de los documentos ya que esto beneficia al desarrollo de la función administrativa de la entidad.
Si se aborda el término Gestión Documental de una forma más explícita y apuntando hacia las ideas anteriores, se entiende que es el trámite y conservación que se les da a los documentos, desde que este es producido hasta su eliminación o conservación permanente, siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, el cual se basa en los diferentes archivos: de gestión, central e histórico, en los cuales existen procesos que incluyen diversos instrumentos que harán posible la organización de la documentación.
El presente diagnóstico contiene información que se recopila del proceso investigativo que se llevó a cabo en la empresa seleccionada, en este caso en el Juzgado Segundo Penal Municipal, dentro del proyecto formativo del programa de Tecnología en Gestión Documental ficha 1693529 y que expone la situación actual del manejo de la gestión documental en especial de los fondos documentales, situación que en la actualidad presenta falencias en la administración de estos fondos.
Justificación
El presente diagnostico se realizó para analizar la problemática que presenta el Juzgado Segundo Penal Municipal con respecto a la implementación de buenas prácticas archivísticas y el espacio deficiente en la estructura donde reposa el fondo documental; situación que permite como aprendices de la tecnología en Gestión Documental desarrollar unas actividades de mejora que ofrecerán a esta entidad una mayor facilidad de acceso y manejo.
Esta actividad formativa permite conocer más a fondo las falencias que existen en dicha empresa donde se llevará a cabo el proyecto formativo; ya que en algunas ocasiones no es un desconocimiento de la Ley vigente por parte del personal y la entidad como tal, sino la falta de importancia que se le brinda a los documentos, sin tener en cuenta que ellos contienen información fundamental para la entidad y una ciudadanía en general.
Es de vital importancia velar por la integridad de la documentación, manteniéndolos en un lugar seguro y bien organizado para que la empresa no llegue a tener problemas legales y pérdidas económicas.
Marco Referencial
Marco Teórico Conceptual
La adopción de una política de Gestión Documental por parte de las entidades públicas, privadas y privadas con funciones públicas, más allá de hacer cumplimiento a la norma, facilita la eficiencia dentro de la empresa y la comunicación con agentes externos en este caso particular la ciudadanía en general y órganos de control legal.
Como toda implementación de programas se debe soportar con bases y normatividad vigente del territorio. La Ley 594 de 2000 reconoció el papel fundamental que cumplen los documentos dentro de las entidades ya que institucionalizan las decisiones administrativas, otorgan una visión ordenada y completa externa hacia los usuarios y demás entidades, constituyen una herramienta indispensable para la buena gestión administrativa, económica, cultural y en ámbitos políticos de la propia entidad y del Estado en formas de administrar la justicia; son testimonios de hechos, de obras, documentan las personas, la identidad, los derechos y las instituciones.
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