Actividad de transferencia “Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”

Actividad de transferencia

“Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”

Centro de Tecnologías Agroindustriales

Tecnología en Gestión Documental

Cartago, Valle del Cauca

2018

Actividad de transferencia

“Identificar el estado actual de los fondos documentales de las empresas seleccionadas”

Presentado por:

Sharon Melissa Perea

Valentina Candela Romero

Ana Margarita Rendón Zavala

Leidy Jhoanna Guarín

Para: Katerine Olivares Bedoya

Centro de Tecnologías Agroindustriales Sena

Tecnología en Gestión Documental

Cartago, Valle del Cauca

2018

Resumen

El presente diagnóstico se desarrolla con el propósito de efectuar un análisis sobre la importancia de una buena gestión documental como medio de organización y cumplimiento de la normatividad vigente en el Juzgado Segundo Penal Municipal de Cartago, Valle del Cauca.

Metodológicamente se lleva a cabo un estudio deductivo, exploratorio y mixto    (cuali-cuantitativo) que utiliza la entrevista y el trabajo de campo como medio de recolección de información. El objetivo general del estudio es identificar el estado y las prácticas archivísticas en la entidad mencionada anteriormente con el fin de promulgar  una estrategia para las buenas prácticas documentales acorde con la normatividad vigente, instaurando soportes teóricos en invocación a la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación y los diferentes expositores sobre la importancia de una buena gestión documental en las entidades como lo son Carlo Bustelo y Raquel Amarilla (2001).

Así mismo en el desarrollo de este diagnóstico se logra recopilar información sobre qué tan expuesto y en qué estado se encuentra el fondo documental de la entidad,  por medio de una socialización y apoyo de los colaboradores y encargados del archivo. Se realiza un análisis de los datos que permita conocer su situación actual y sus principales falencias, conllevando al diagnóstico que brinde información y orientación para obtener una buena organización documental.

Abstract

The present diagnosis was developed with the purpose of carrying out an analysis on the importance of good documentary management as a means of organization and fulfillment of the norms in force in the second Municipal Penal Court of Cartago, Valle del Cauca.

Methodologically, a deductive, exploratory and mixed (quantitative) study was carried out using the interview and field work as a means of gathering information. The general objective of the study was to identify the state and archival practices in the aforementioned entity in order to promulgate a strategy for good documentary practices in accordance with current regulations, establishing supports Theorists in invocation to the law 594 of 2000 of the General archive of the nation and the different exhibitors on the importance of good documentary management in the entities such as Carlo Bustelo and Raquel Amarilla (2001). Likewise, in the development of this diagnosis, it was possible to collect information about how exposed and in which state the documentary Fund of the entity is. Thus carrying out an analysis of the collected data where it was possible to know its current situation and its principal flaws and by means of a socialization with the collaborators of the entity and responsible for the file, this diagnosis is born where the information will be provided Compiled and an orientation to make known and carry out the different practices to obtain a good documentary organization.

Contenido

LISTA DE ILUSTRACIONES        7

Introducción        8

Justificación        10

Marco Referencial        11

Marco Teórico Conceptual        11

Marco Jurídico        18

Acuerdo AGN 02 de 2004        19

Marco de Antecedentes        21

Marco Geográfico        22

Planteamiento del problema        25

Objetivos        26

Objetivo General        26

Actividades        26

Metodología        28

Tipo de Metodología        29

Metodología Mixta        29

Enfoque metodológico        29

Enfoque exploratorio        29

Enfoque descriptivo        30

Método        30

Método deductivo        30

Técnicas y herramientas de recolección de información        30

Observación Directa        30

Encuesta        30

Lista de chequeo        31

Actividades a Desarrollar        31

Análisis de Resultados        33

Actividad Nº1        33

Actividad Nº2        33

Actividad Nº 3:        35

Conclusiones        36

Recomendaciones        37

Bibliografías        38

Introducción

El programa de Gestión Documental como fuente de administración y conservación de los documentos, busca afianzar y promover una cultura archivística que permita fortalecer la calidad, la pertinencia y la seguridad de la información para las entidades públicas, privadas o privadas con funciones públicas.

Es un deber de todas las entidades tener un control y un buen manejo de los documentos ya que esto beneficia al desarrollo de la función administrativa de la entidad.

Si se aborda el término Gestión Documental de una forma más explícita y apuntando hacia las ideas anteriores, se entiende que es el trámite y conservación que se les da a los documentos, desde que este es producido hasta su eliminación o conservación permanente, siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, el cual se basa en los diferentes archivos: de gestión, central e histórico, en los cuales existen procesos que incluyen diversos instrumentos que harán posible la organización de la documentación.

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