Administracion De Proyectos

Que es un proyecto.

- Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una modificación al hogar, o la construcción de un mueble), profesionales (la creación de una empresa, o la construcción de una estructura) o investigativos (un proyecto científico), posee una estructura dividida en fases que permiten dar finalmente el la meta u objetivo establecido.

- Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Que es administración de proyectos.

- La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.

Que es el alcance de un proyecto.

Básicamente, la declaración de alcance se usa para definir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está afuera de estas fronteras. Es decir, que el alcance es la definición de los puntos que entran y no entran en el proyecto y que es acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer en el proyecto.

Las áreas que pueden ser examinadas a la hora de identificar el alcance son: datos, procesos, aplicaciones y áreas de negocio.

Los siguientes tipos de información servirán como ayuda a la hora de identificar el alcance:

-Tipos de entregables que están dentro y fuera del alcance (requerimientos de negocio y análisis de la situación actual).

-Procesos del ciclo de vida que están dentro y fuera del alcance (Análisis, diseño, pruebas).

-Tipos de datos que están dentro y fuera del alcance (financieros, ventas, empleados, etc.).

-Fuentes de datos o bases de datos que están dentro y fuera del alcance (facturación, mayor general, nómina, activos, etc…).

-Organizaciones que están dentro y fuera del alcance (Recursos humanos, manufactura, proveedores, etc.).

-Funcionalidades que están dentro y fuera del alcance (Soporte de decisiones, captura de datos, reportes de gestión, etc.).

Ciclo de vida de un proyecto.

- Fase de inicio, en la cual, fundamentalmente, se describe el producto propuesto (el cual es consecuencia de un análisis de necesidades y de un proceso de documentación), se justifica el proyecto indicando qué problemática va a solucionar, se señalan los usuarios, la tecnología, el tiempo, los recursos humanos que serán necesarios y se consideran los posibles riesgos que se tendrán que enfrentar con el objeto de determinar la factibilidad del mismo.

- Fase de planificación o diseño, en el cual, fundamentalmente, debe indicarse qué actividades hay que realizar, por qué hay que realizarlas, en qué orden, quiénes deben ejecutarlas, cómo deben ejecutarlas, con qué medios y en cuánto tiempo.

- Fase de ejecución y control, en esta fase se ejecutan las acciones a través de un monitoreo constante. Este proceso puede dar lugar a una replanificación del proyecto o al pase a su última fase.

- Fase de finalización o cierre, en la cual ya se tiene el producto final, se organiza la información para ser presentada y se obtienen las conclusiones, debería verificarse si en efecto el producto satisface la problemática presentada en la fase de inicio.

En mi caso, estando en la primera fase del proyecto propuesto inicialmente (simulación), después de un buen arqueo de fuentes (materiales y consultas a otros profesionales), localicé un producto como el que deseaba diseñar, razón por la cual no tenía sentido seguir con el proyecto. Esta experiencia refleja la importancia de la documentación en esta fase.

Dando inicio a la primera fase de mi nuevo proyecto, presento mi propuesta, espero sus valiosas observaciones.

Como es una estructura matricial para proyectos.

Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.

Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos.

No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:

1.) Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información.

2.) Se necesita contar con buen capital.

3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio.

Esta estructura posee una serie de ventajas

• Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se de una jerarquía muy reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización.

• Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización.

• Los miembros tienden a motivarse más.

• Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes.

• Contribuye a aumentar la implicación

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