Administración y Gerencia. Finanzas & contabilidad

AMOFHIT

Siempre hay que tener presente que el rol fundamental de los recursos en una organización es crear valor. Si una organización es incapaz de agregar valor en sus procesos a los insumos que recibe de su entorno, no existe razón para su existencia en el largo plazo. Este valor se define en términos simples como la diferencia entre el valor de mercado y el costo para la organización. Sin embargo, su evaluación resulta ser más compleja.

Para ello se tiene como herramienta el análisis de las áreas funcionales que integran el ciclo operativo de la organización, las cuales son: Administración y gerencia (A), Marketing y Ventas & Investigación de Mercado (M), Operaciones & Logística e infraestructura (O), Finanzas & Contabilidad (F), Recursos Humanos & Cultura (H), Sistemas de información & Comunicaciones (I) y Tecnología & Investigación y desarrollo (T)

1. Administración y Gerencia (A)

Estos términos para fines prácticos serán tomados como sinónimos, a pesar de no serlo. Según la real academia española (RAE), “Administrar” tiene varias acepciones, como “gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan”, “ordenar, disponer como organizar, en especial la hacienda o los bienes”, y “gerencia” es el “tiempo que una persona ocupa este cargo”.

Estas definiciones coinciden con la praxis, es decir, cualquier persona que gerencia, también administra, pero no se puede afirmar lo mismo en sentido contrario.

En el proceso operativo el permanente objetivo de la administración es aumentar la productividad como vehículo para incrementar las posibilidades de competir con el éxito en el sector o subsector industrial y en los diferentes mercados globales. Mientras que la gerencia es la encargada de manejar los aspectos no solo operacionales, sino también estratégicos, así como definir el rumbo y las estrategias de la organización, valga la redundancia. A sí mismo, debe manejar los cambios dentro de esta, superando las crisis y asegurando la viabilidad mediante la asignación inteligente de recursos hacia las demás áreas funcionales,

Las variables a considerar en la auditoria de la gerencia son:

• Efectividad y utilización de los sistemas de toma de decisiones y control gerencial.
• Prácticas de gobierno corporativo transparente y responsabilidad social
• Usos de técnicas sistemáticas en los procesos de toma de decisiones
• Estilos de liderazgo usados en los niveles gerenciales
• Gestión de la red de contacto
• Imagen y prestigio de la organización

1. Marketing y ventas & investigación de mercado (M)

El segundo rubro que debe cubrir la auditoria interna es la exploración del manejo de la organización en relación con sus mercados, como vende, y cuál es la satisfacción de sus clientes y consumidores.

El marketing entendido como la orientación empresarial centrada en satisfacer las necesidades de los consumidores a través de la adecuación de la oferta de bienes y servicios de la organización, es una función vital bajo las actuales condiciones de competencia y globalización. Este es responsable de las decisiones relacionadas con el producto, comunicación, distribución y precio, así como el uso de las herramientas de investigación y segmentación de mercados, y posicionamiento de productos.

Las variables a considerar en la auditoria del marketing y ventas son:

• Concentración de las ventas por producto o por consumidor
• Política de precios: flexibilidad de precios y descuentos
• Participación de mercado
• Organización de ventas: conocimiento de las necesidades del consumidor
• Red de ventas y gestión de los canales de distribución: cantidad, cobertura, y control. Transporte y distribución.
• Calidad al servicio del cliente y servicio posventa
• Lealtad a la marca
• Comunicaciones integradas
• Creatividad, eficiencia, y efectividad de la publicidad y de las promociones
• Investigación de mercados: mercados usados
• Análisis del consumidor y sus preferencias
• Ventas de los productos: bienes y servicios
• Planeamiento de los productos: bienes y servicios.
• Análisis de oportunidades: costos, beneficios y riesgos.

1. Operaciones & logística e infraestructura (O)

El tercer aspecto que amerita una revisión integral es el relacionado con la producción de bienes y/o servicios. Aborda lo que es la gestión de operaciones productivas en general, la logística integrada apropiada para el proceso operativo, y la infraestructura adecuada donde se realizara este proceso.

El área de operaciones es la encargada de ejecutar los procesos para la producción, tanto de bienes como de servicios. Involucra las funciones de logística, producción, mantenimiento y calidad. Además, como menciono Skinner (1985), profesor de la Universidad de Harvard, es el área “responsable de por lo menos el 75% de la inversión de la empresa, 80% de su personal y 85% o más de los costos, y cuyo tratamiento por la alta gerencia debe ser fundamentalmente estratégico y no meramente operacional” (4p).

En ese sentido, su gestión es particularmente compleja y critica para la supervivencia, el desarrollo y la competitividad de la organización. A pesar de ello no se le brinda la prioridad que debería merecer en las organizaciones. Operaciones involucra el uso de los siguientes recursos: materiales, mano de obra, maquinarias, métodos, medio ambiente, mentalidad y moneda, es decir, las 7M (D`Alessio, 2004).

Las variables a ser estudiadas en la auditoria de operaciones son:

• Costos de fabricación en relación con la industria y los competidores, materiales directos, mano de obra directa, e indirectos de fabricación
• Suministro de materiales, directos e indirectos, y de productos terminados
• Facilidades de ubicación y diseño de planta
•  Economías de escala o economías de alcance
• Capacidad de producción y eficiencia de fabricación
• Eficacia de las tercerizaciones
•  Grado de integración vertical
• Eficiencia del equipamiento (activos productivos): relación costo/beneficio
• Efectividad de los procesos en el control de la cantidad, de la calidad, del diseño, y de los costos
• Seguridad e higiene laboral.

1. Finanzas & contabilidad (F)

El cuarto rubro que debe cubrir la auditoria interna es la exploración del manejo de las finanzas y contabilidad, con el propósito de medir y calificar el asertividad de la toma de decisiones relacionadas con la posición económica financiera de la compañía y su apoyo a las estrategias que se adopten. El área de finanzas es la responsable de obtener los recursos económicos necesarios en el momento oportuno, así como los otros recursos en cantidad, calidad, y en costos requeridos; para que la organización pueda operar de manera sostenida. S e evalúa la habilidad del negocio para financiar sus estrategias a través de fuentes existentes (retención de utilidades, sobregiros y préstamos bancarios, créditos de proveedores), fuentes generadas

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