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SELECCIÓN PRELIMINAR DE LAS FUENTES DE ABASTECIMIENTO

Los orígenes de los cuales, casi cualquier producto requerido pueda ser posiblemente comprado, son tan numerosos, que una selección preliminar es necesaria para estrechar el campo a aquellos más factibles de llenar los requerimientos adecuadamente; el propósito de tal selección, es establecer una lista de oferentes, de quienes puedan solicitarse cotizaciones.

A) FUENTES DE INFORMACIÓN

Las disponibles, al comprador, para hacer su elección preliminar, pueden ser generalmente clasificadas, como aquellos impresos disponibles en la oficina de compras.

Las fuentes impresas de ayuda incluyen:

a) Directorios telefónicos clasificados. Son útiles para identificar, servicios y artículos disponibles localmente, cuando los principales factores son un valor pequeño y de rapidez en la adquisición.

b) Guías de compradores. Son de gran variedad, usualmente abarcan una industria en particular, como la química, de materiales de construcción o electrónicos, etc.; que son guías excelentes a las fuentes, pero frecuentemente incompletas en su descripción, a menos de que el bien deseado sea de tipo común o básico.

c) Registros. Son listados semioficiales, cuyo valor esta en identificar fuentes para un contacto especifico. El retener todos los libros listados, puede ser repetitivo, pero la cobertura total del área de interés en varios de ellos, ciertamente es una necesidad para cualquier operación eficiente de compras.

d) Proyección de datos filmados. Este nuevo medio de revisión de datos, muestra una gran vitalidad en el mercado de la industria y merece una consideración seria, cuando una nueva ingeniería y desarrollo sean parte del mercado de compras. Estos sistemas utilizan un proyector y una pantalla en conjunción, ya sea con microfilms o transparencias.

e) Catalogo y literatura de publicidad. Este material es excelente para las referencias específicas, si está bien referenciado por artículo y se mantiene al día, prácticamente a base diaria, estará entre los mejores métodos de selección preliminar de fuentes. La imitación es que este material, ocupa mucho espacio y se convierte prácticamente, inútil muy rápido, a menos de esté muy bien organizado y constantemente puesto al día.

B) FUENTES DE CONTACTOS PERSONALES Y LA EXPERIENCIA.

a) Entrevistas con vendedores y representantes de los fabricantes. Esta es la fuente más productiva posible, ya que el área de necesidades de artículos, vendrá a estimular las llamadas de los representantes, relacionados con estas áreas.

b) Fuentes internas de especialistas. Los departamentos de investigación o de ingeniería, de planeación y de producción, y de calidad e inspección, son o deberán ser concentraciones de conocimiento especializado, cuyo juicio debe ser solicitado.

c) Índices del archivo de proveedores. Cuando están al día, resultan ser de gran ayuda para las compras, permitiendo hacer llamadas telefónicas con un mínimo de retraso, además, asegura por correo a las direcciones apropiadas, así como promueve las relaciones corteses y amistosas con los proveedores. Con el objetivo de obtener los datos para el archivo permanente, basta con una carta de envío, con una forma anexa, donde se explica a los proveedores, la razón por la cual la información se requiere.En el momento de devolución, la comunicación se transfiere a las tarjetas de archivo, las cuales funcionan también como listas aprobadas de oferentes.

d) Organizaciones de compras. Son grupos especialistas que tienen gran experiencia.

e) Muestras y exhibiciones comerciales. Es propia para el área de interés de comprador, donde las muestras deben ser tratadas tipo exposiciones, siendo el objetivo la obtención de conocimientos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARTÍCULOS

Hay ciertos hechos básicos que deben ser conocidos, acerca de lo que ha de ser comprado, antes de que puedan tomarse los primeros pasos hacia la selección de la fuente, son elemento que en sí mismos califican o descalifican a ciertos tipos de proveedores como probables y estrechan así, el campo de la selección.

A) CLASIFICACIÓN DE LAS INDUSTRIAS Y COMERCIOS.Primero es necesario conocer, cuales son las industrias o las empresas que producen o venden los artículos requeridos, tan pronto como esto es conocido, el número de proveedores se reduce a un grupo de compañías que integran esa rama, así como las referencia de los registros o los directorios comerciales, muchos de los cuales están clasificados por industrias o entidades, mismos que proporcionarán una lista de los nombres y localizaciones de las posibles fuentes de abastecimiento.

El nombre comercial comúnmente usado de un producto, indica normalmente el tipo de industria que lo elabora o que lo comercializa; en algunos casos, sin embargo, el nombre no solo indica el producto, pero con el fin de identificar a la empresa elaborada o vendedora, es necesario conocer, el material o los materiales que lo ofertan.

El tipo de entidad que fabrica o vende un producto, determina frecuentemente el número de fuentes potenciales del mismo, entre las cuales hay que seleccionar, algunas están compuestas por muchas compañías productoras o distribuidoras, que varían ampliamente en tamaño y capacidad; otras constan tan solo de unas cuantas fuentes potenciales, de las cuales escoger.

B) DISPONIBILIDAD COMERCIAL DEL PRODUCTO. Hay muchos artículos que son fabricados de manera uniforme, de los cuales solamente ciertos tamaños son elaborados en cantidades para inventarios, llamados tamaños de “stock”. Otros de diferente dimensión, que son de menor demanda, aunque se hacen con volúmenes y especificaciones estándar, son fabricado solamente al recibo de una orden del cliente y son de magnitud y características especiales; los catálogos de tales productos, indican la distinción entre los tamaños de “stock” que adicionalmente a su mayor disponibilidad, son así siempre de menor precio.

C) CANTIDAD QUE HA DE SER COMPRADA.Si la cuantía requerida, moderada, o grande, desde luego que estos en términos relativos, pues un numero de mil, por ejemplo, es grande en un caso pequeño en otro; pero deben ser considerados en relación en tamaño físico del producto, a su valor unitario, y a las facilidades de elaboración o entrega. Si la cantidad es pequeña, moderada o grande, influirá decisivamente para escoger el tipo de fuente que debe ser considerada; si va ser un distribuidor o fabricante, es necesario determinar si va ser un productor grande, moderado, mediano o pequeño, aunque muchos elaboradores no están equipados para producir grandes cantidades a precios competitivos, sino que están más capacitados, para producir en lotes pequeños que sus competidores mayores.

Muchos artículos estandarizados, son fabricados en cantidades muchos mayores que la ocupadas comúnmente, en cada ocasión por el consumidor y se hacen disponibles para el comprador normalmente por medio de distribuidores, donde pueden ser adquiridas para entrega inmediata en la cantidad que se requiera.

D) EL TIEMPO COMO ELEMENTO DE LA COPA. Cuando el tiempo disponible para la producción, es igual o mayor al mínimo necesario para su transformación, las fuentes potenciales lógicas será los elaboradores y suponiendo que las ordenes, aún en proceso del productor, permiten las entregas, referidas frecuentemente a tiempo preferente, mismas que fluctúan ampliamente y en determinado momento, son una reflexión del tiempo de procesamiento, más el estado que guarde el Libro de Órdenes y el abastecimiento de materiales.

FUENTES DE INFORMACIÓN RESPECTO A LOS PROVEEDORES

Después de determinar cuáles son las características que los proveedores deben reunir, el siguiente paso será, cerciorarse de que fuentes de abastecimiento se tienen disponibles, el conocimiento de ello contribuye un prerrequisito para cualquier compra efectiva. Dentro de las fuentes normales consideradas como principales se incluyen, los catálogos, las revistas profesionales, los anuncios de diferente índole, los directorios referentes a proveedores y a productos, las entrevistas con el personal de ventas, así como los propios registros del departamento de compras, primordialmente.

A) CATÁLOGOS

Los catálogos de las fuentes de abastecimientos más reconocidas, y que contienen los materiales más importantes en los cuales están interesadas determinadas empresas, son esenciales en todo departamento de compras debidamente administrado. El valor de estos catálogos dependen en gran parte de la forma en que se presenten, de la facilidad con la cual, se tenga disponible el material que ofrecen, y del uso que se le den a estos y a tal información.

Los catálogos de comisionistas, contienen artículos que obtienen de una gran variedad de empresas industriales y ofrecen, hasta cierto grado, un directorio de artículos disponibles dentro del ramo de comisionistas. Los catálogos referentes a maquinaria y equipo proporcionan información, tanto en precios como de especificaciones y localización de fuentes de abastecimiento, ya sea de piezas de repuesto, como de nuevo equipo, etc.

B) REVISTAS PROFESIONALES. Constituyen una fuente de información muy importante, en cuanto a proveedores potenciales, el listado de tales publicaciones, por supuesto es muy largo y los artículos que se incluyen, varían mucho de valor; sin embargo, en todos los tiempos se tienen revistas profesionales muy buenas y los compradores leen cuidadosamente todo aquello que se relacione con su campo, igualmente con aquellas industrias

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