Admon De Riesgos

ANALISIS Y DISEÑO DE CARGOS

1. ¿Qué es un sistema de descripción de cargos?

La descripción de cargos es una herramienta que permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relación a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente las interrogantes relacionadas con el cargo como son: qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace.

Esta herramienta constituye una valiosa guía para quién le toca desempeñar el cargo en forma estable o eventual, permitiendo su operatividad y productividad en el mínimo tiempo. De este modo si el titular del cargo enferma intempestivamente, quién lo reemplace podrá ejecutar el cargo con el mínimo de contratiempos y afectando en menor grado la productividad, como sucedería si el cargo no estuviera descrito.

Aún si la persona que le tocara desempeñar el cargo fuera externa, el beneficio sería el mismo.

La gran utilidad de la descripción de cargos, está dada por que contribuye al diseño y/o aplicación de diferentes herramientas de la administración de personal que derivan de ella, por ejemplo: Selección de Personal, Capacitación, Evaluación de cargos y Sistemas de Remuneraciones, Evaluación de desempeños, Externalización, etc.

De igual modo a través de su estudio, se inducen acciones de Bienestar del personal, Seguridad en el trabajo, etc. En suma una serie de ventajas que es imposible desconocer.

La descripción de cargos está compuesta de tres elementos principales que tienen diferente utilidad práctica, pero que todas y en todos los casos deben su existencia al instrumento básico que la compone y que se llama Descripción del Cargo o Descripción de Tareas, luego la descripción propiamente dicha está constituida por:

a. DESCRIPCION DE TAREAS: Este documento consiste en un levantamiento del cargo respondiendo las preguntas QUÉ HACE, CÓMO LO HACE Y PORQUÉ LO HACE. Este elemento es muy importante para el trabajador y para su jefatura inmediata dado que permite ejecutar el cargo con las mínimas instrucciones.

b. ESPECIFICACION DE CARGO: este documento de uso restringido a la gerencia, permite especificar los requisitos para desempeñar el cargo, lo que incluye todos los factores relevantes para tal fin. Es este instrumento el que se necesita para Evaluar cargos y dar origen a estudios de remuneraciones, evaluación de desempeños entre otros.

c. PERFIL DEL CARGO: Este es un resumen de las funciones y dependencias jerárquicas del cargo, su nivel de responsabilidad y ámbito de trabajo. Su utilidad está restringida a la selección de personal y procesos de reclutamiento. Sirve básicamente para aplicar criterios de discriminación a selección de currículums, elaborar pruebas de habilidad o destreza, elaborar baterías de preguntas para entrevistas, orientar la evaluación psicológica, etc.

Los documentos mencionados en los ítems b. y c. nacen necesariamente del número a. Por tanto es una aberración que las empresas tengan especificaciones de cargo y no tengan descripciones de tareas. No obstante, como actualmente cualquier no especialista puede dedicarse al tema, simplemente se arma de un software adecuado y está en condiciones de hacer procesos de personal estándar, lo que evidentemente ha desvirtuado el profesionalismo que debe tener una buena asesoría en recursos humanos.

2. ¿Cuáles deben ser los ejes de una buena política de recursos humanos?

Al encarar la gestión de los RRHH suele ser normal centrarse en aspectos como la remuneración, la selección o la gestión del despido. Estos elementos, siendo importantes, no constituyen la base de los RRHH, puestos que estos han de tener en cuenta de un modo muy importante el “durante” del trabajador, es decir, el periodo en el que el trabajador mantiene una relación con la empresa.

En este sentido son fundamentales tres elementos como los garantes de una adecuada gestión de los RRHH: la formación, la libertad y la responsabilidad.

Estos elementos no constituyen compartimentos estancos que hay que gestionar de forma individual, sino que son partes de una gestión global y una realidad asimismo global dentro de la empresa. Cada uno de los ejes afecta en su desarrollo a los otros de forma que se genera un estado de permanente evolución, cuyo objetivo último es la satisfacción del cliente.

Partimos de la base de que los demás elementos de la gestión de los RH (selección, remuneración…) se hacen de forma adecuada, de modo que podemos centrarnos en la gestión de la, como hemos dicho, relación entre el trabajador y la organización.

FORMACIÓN: La formación supone el primer paso del proceso de gestión de los RRHH. Tras un proceso de selección adecuado, en el que hemos definido tanto el puesto de trabajo como el perfil ideal del candidato y hemos elegido en consonancia, surge la necesidad de introducir al trabajador en la dinámica de la empresa. Un primer enfoque formativo se produce con una formación hasta cierto punto informal que consiste en la transmisión de la política y cultura de la empresa y de los procesos básicos de la organización. La utilización de ente tipo de estrategias permite introducir gradualmente al trabajador en el día a día y hacer que comience a sentir una cierta sensación de pertenencia.

La organización no puede obviar que su principal objetivo es la satisfacción del cliente. En este sentido parece necesario conocer qué características tiene nuestro cliente, así como sus gustos y deseos, y en consecuencia diseñar planes de formación que garanticen un mejor servicio y una mayor comprensión del cliente por parte de los trabajadores. Los planes de formación han de ser especializados para cada puesto de trabajo, pudiendo haber una serie de enseñanzas comunes, sobre todo en lo referente a la relación con los clientes. De todos modos parece obvio que no pueden ni deben recibir la misma formación los trabajadores del front office o del back office, los del departamento de bares o de recepción y, en definitiva, los trabajadores de base o los mandos medios.

El objetivo último ha de ser la satisfacción del cliente, y para ellos es fundamental la mejora constante. En este sentido se ha de ver con muy buenos ojos la iniciativa particular de cada trabajador en cuanto a su propia formación, fomentando las actuaciones de los trabajadores así encaminadas y favoreciendo la asistencia a clases formativas incluso dentro del horario de trabajo. Siempre será interesante asesorar al trabajador que quiera emprender iniciativas particulares de formación encaminadas a la mejora del trabajo que realiza, sobre todo si el horario de esa formación es horario de trabajo.

LIBERTAD: Toda la formación recibida ha de valer para algo, es decir, ha de ser utilizada. El fin principal de una formación adecuada en cuanto a intensidad y calidad es la de conceder a los trabajadores la suficiente libertad como para gestionar el momento de la verdad con herramientas adecuadas. Nadie conoce mejor al cliente que el trabajador. Nadie puede reaccionar mejor a los deseos del cliente que el trabajador. En un entorno en el que el cliente busca sobre todo un trato especializado parece que la libertad del trabajador para adaptar ese trato a los gustos del cliente es un arma fundamental.

Cuando hablamos de liberta nos estamos refiriendo a la llamada “libertad negativa”, es decir, la libertad de actuar sin ser impedido o entorpecido por otros. En este caso estamos hablando de la libertad de los trabajadores de actuar sin que la dirección ponga más límites que la política y cultura de la empresa. Porque no se trata de dar al trabajador una libertad sin límites, sino de una libertad fundamentada en la filosofía que la empresa ha enseñado al trabajador y sostenida por una formación adecuada y completa.

La libertad no sólo implica libertad de acción, sino también libertad de información. Sólo si somos capaces de compartir nuestra información con todos los trabajadores de la organización seremos capaces de crear una empresa dinámica y fluida. La libertad de información tiene dos efectos inmediatos en la plantilla. Por un lado conceden a los trabajadores elementos de análisis fundamentales para su acción. Por otro fortalece la sensación de pertenencia que el trabajador tiene con la organización al transmitirle está el mensaje de que él también es importante.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad parece ser el elemento menos evidente y tal vez más difuso de estos tres ejes de gestión. Sin embargo su importancia es fundamental ya que tiene un efecto aglutinador de los dos anteriores e impulsor de nuevas acciones y mejoras.

La responsabilidad se puede entender como interna o externa. La interna es la que uno se autoimpone, es la responsabilidad con la que el propio trabajador gobierna sus acciones y a partir de la cual decide posibles correcciones. Así, ante un error, el propio trabajador ha de analizar las

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