Adquisicion De Activos Fijos

1. PRIMERA ETAPA: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

Esta etapa específicamente se refiere a la forma como un activo fijo llega a las instalaciones de alguna dependencia de la Pontificia Universidad Javeriana y como es registrado en la base de datos, aplicativo o módulo de activos fijos.

Se entiende por activo fijo aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad.

1.1. Modalidades de ingreso de activos fijos

Ingreso definitivo: Por compra: - Compra local

- Importación

Por donación

Ingreso temporal: Demostración

Activos temporales

1.2. Normas para compra local o importación de activos fijos

- Las únicas dependencias autorizadas en la Universidad Javeriana para realizar compras de activos fijos en su nombre, son la Oficina de Proveeduría y la Dirección de Planta Física.

- Dichas áreas exclusivamente pueden realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registro de proveedores que maneja la Universidad, proveedores que se han inscrito en alguna de dichas áreas y han sido autorizados para funcionar como tal por la Dirección de Finanzas.

- La Oficina de Proveeduría es la encargada de efectuar todo tipo de compra de activos fijos en la Universidad y la Dirección de Planta Física podrá hacerlo solo en el caso de remodelaciones u obras nuevas que realice.

- Para ejecutar cualquier requisición de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones.

- Toda requisición de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado a la Dependencia o Facultad.

- No se aceptan requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisición debe venir en su formato correspondiente.

- Toda requisición de activos fijos debe traer el máximo de información posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente.

- Las personas autorizadas para firmar pedidos por activos fijos son:

En las facultades conjuntamente el Decano académico y el Decano del medio universitario.

En el caso de proyectos y programas especiales el Decano académico.

En las dependencias administrativas el director o jefe de sección.

1.3. Formato de pedido

El único medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Oficina de Proveeduría es el formato de pedido, el cual se encuentra disponible en la red - Dirección de Finanzas – Proveeduría – Formato de pedido.

El formato u orden de pedido esta conformado por un original y dos copias:

La hoja original es la utilizada para los trámites necesarios de compra al interior de la Oficina de Proveeduría.

La primera copia se la lleva la dependencia solicitante una vez radicada en la Oficina de Proveeduría.

La segunda copia es archivada en un consecutivo de pedidos recibidos por parte de la Oficina de Proveeduría.

No se radicarán requisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad de la persona que se va a responsabilizar del activo.

1.4. Proceso compra local de activos fijos

1. La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.

2. La dependencia

...