Albaranes

Albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente. Dentro de la compraventa, el albarán sirve como prueba documental de la entrega de los bienes. Tiene dos objetivos diferentes:

1. Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadería solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderías que recibe con la posterior facturación.

2. Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercadería que el comprador recibió conforme y, en base al remito, confeccionar la factura.

Los requisitos del albarán pueden cambiar según las regulaciones de cada país y los efectos de comercio. Algunos de estos requisitos pueden ser:

Lugar y Fecha de emisión.

Nombre y número de orden del comprobante.

Nombre y domicilio del vendedor y del comprador.

Número del documento de identificación fiscal según corresponda; ingresos brutos; Fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.

Número del documento de identificación fiscal según corresponda y condición frente al I.V.A. del destinatario.

Detalle de las mercaderías solicitadas.

Lugar de entrega.

Medio por el cual se envían las mercaderías (Flete).

Firma de la persona que recibe las mercaderías.

Fecha de emisión del formulario, nombre y número del documento de identificación fiscal según corresponda de la imprenta que confecciona el modelo de formulario, Habilitación Municipal si aplicase por normas y numeración de los documentos impresos.

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

 Las facturas y sus copias deben tener los siguientes datos:

1. Número y serie de la factura: la numeración debe ser correlativa, aunque pueden establecerse series distintas.

2. Lugar y fecha de emisión de la factura.

3. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del proveedor.

4. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del comprador.

5. Descripción de la operación de compraventa: denominación detallada y cantidad de la mercancía.

6. Precio unitario e importe total de la operación o contraprestación; deben constar en la factura los gastos de embalaje, transporte e intereses de pagos aplazados complementarios a la operación principal.

7. Tipo tributario y cuota (o sea, tipo de IVA aplicado).

8. Sello de la entidad vendedora como que ese documento es original y valido, en caso de que el documento sea copia, pondrá COPIA DE FACTURA.

9. En las facturas de operaciones internacionales, debe figurar el incoterm o término de entrega que se aplica.

Inventarios

Inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

Es detallada, pues se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.

Es ordenada al agrupar los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.

Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.

Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.1

Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad

Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes.

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