Análisis de Procedimientos de Operación

Procedimientos de Operación

Función: Procedimiento de Crédito y Cobranza. Cobradores. Recepción y Entrega de Cobranza

Inicio: Preparación del Reporte de Cobranza, por el Auxiliar de Cobranzas.

Termina: Cuando el cobrador informa al jefe de cobranzas, el resultado de su gestión.

Objetivo del Procedimiento

Controlar la Cobranza que realiza el Cobrador

Políticas y Disposiciones de Control

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

• El jefe de cobranzas debe planear la ruta de los cobradores.

• El reporte de cobranzas debe ser elaborado con apoyo de la tecnología de la información (TI). Si se hace a mano debe ser con tinta. Los renglones no utilizados deben anularse.

• El cobrador debe firmar de recibido por las facturas que le entregan para su cobro.

• El cobrador debe regresar todos los días a la oficina, para rendir cuentas.

• El cobrador debe recabar firmas y sello del cajero, por el dinero recibido; y del auxiliar de cobranzas, por las facturas que le devuelve.

Forma

Fecha:

Recopiló:

Revisó:

Página No.

No. 1

Procedimientos de Operación

Función: Procedimiento de Crédito y Cobranza. Cobradores. Recepción y Entrega de Cobranza

No.

Unidad de Trabajo

Actividad

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

1

Auxiliar de Cobranzas

Prepara reporte de cobranzas (original y dos copias) para cada cobrador, con base en los cobros del día y las rutas designadas por el jefe de cobranzas.

2

Entrega al cobrador las facturas indicadas en el reporte, original y primera copia del mismo; recaba firma de recibido en la segunda copia que le queda a él.

3

Cobrador

Sale a cobrar anotando en el reporte el resultado de su gestión. Entrega las facturas cobradas indicando como se las pagaron.  Si no cobró, anota las razones.

4

Al final de la jornada entrega a caja el dinero cobrado con el original del reporte de cobranzas.

5

Caja

Recibe el efectivo cobrado con el reporte original de cobranzas. Firma y sella en la primera copia del reporte.

6

Cobrador

Devuelve al auxiliar de cobranzas las facturas no cobradas.

7

Auxiliar de Cobranzas

Recibe las facturas no cobradas. Firma y sella la copia del reporte.

8

Cobrador

Informa al jefe de cobranzas sobre su gestión.

9

Jefe de Cobranzas

Obtiene y archiva una fotocopia del reporte de cobranzas para su control

Forma

Fecha:

Recopiló:

Revisó:

Página No.

No. 1

Procedimientos de Operación

Función: Procedimiento de Crédito y Cobranza. Cobradores. Recepción y Entrega de Cobranza

Auxiliar de Cobranzas

Cobrador

Caja

Jefe de Cobranzas

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                    Facturas                  

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No                   Si

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Forma

Fecha:

Recopiló:

Revisó:

Página No.

No. 1

Cuestionario de Control Interno

Proceso: Caja y Bancos

Concepto

Si

No

N/A

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

1. ¿Se contabilizan y depositan diariamente los ingresos? ¿Se identifica claramente el origen de los ingresos?

1. ¿Se contabilizan diariamente los ingresos vía transferencia bancaria?

1. ¿Existen controles de operación que aseguren el cobro de mercaderías vendida y/o servicios prestados?

1. Las contrapartidas de ingresos se contabilizan oportuna y adecuadamente?

1. ¿Se depositan intactos los ingresos? ¡Se prohíbe utilizar los ingresos en efectivo para hacer gastos?

1. ¿Se realizan arqueos de caja sorpresivos?

1. ¿Los cheques de pago cuentan con la documentación legal de soporte?

1. ¿Existen firmas mancomunadas en la emisión de cheques?

1. ¿Se cancelan los cheques no cobrados después de transcurrido el tiempo legal?

1.  ¿Existe una política que prohíba firmar cheques en blanco?

1. ¿Los cheques sin usar se mantienen en lugar seguro y apropiado?

1. Se mantiene actualizado en el banco y la empresa, el registro de autorización para emitir cheques?

1. ¿Se responsabiliza a una sola persona del manejo de las cuentas de cheques?

1. ¿Las cuentas de cheques están a nombre de la empresa?

1. ¿Se archivan en lugar seguro los comprobantes de ingreso y egreso?

1. ¿Se prepara diariamente un reporte de saldos de bancos? ¿Se compara con los saldos contables?

1. ¿Se preparan programas de flujo de efectivo?

1. ¿Existe una póliza de seguros de resguardo de efectivo?

19. ¿El dinero en operación se salvaguarda en lugar seguro, como bóvedas, caja fuerte? ¿Está restringido el ingreso a estos dispositivos de seguridad?

20. ¿Son adecuadas las instalaciones de caja? ¿Está restringido el ingreso a esas instalaciones?

21. ¿Se concilian mensualmente los estados de cuentas bancarias contra los registros contables?

22. ¿Se revisan las conciliaciones bancarias por personal independiente del manejo y control de cheques y registros contables?

23. ¿Al final de cada mes se registra al tipo de cambio vigente, la moneda extranjera?

24. ¿Se verifica mensualmente que los saldos de registros auxiliares cuadren con las cuentas del mayor correspondiente?

Detección de Funciones Incompatibles

Función Principal No. 1

Nombre de empleados que manejan efectivo antes de su registro inicial. (cajeros, cobradores, vendedores, transferencias electrónicas)

Otras Funciones

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

Nombre de empleados que preparan y manejan documentos base para facturar:

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Nombre de empleados que preparan registros iniciales de ventas:

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Nombre de empleados que autorizan notas de crédito?

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Nombre de empleados que autorizan devoluciones y rebajas de ventas?

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Nombre de empleados que suman, comprueban y autorizan registros en diario general y auxiliares?

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Nombre de empleados que intervienen en el registro final del libro mayor?

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Detección de Funciones Incompatibles

Función Principal No. 1

Nombre de empleados que manejan ingresos, preparan y envían depósitos efectivo, transferencias electrónicas después del registro inicial.

Otras Funciones

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

Nombre de empleados que preparan y manejan documentos base para facturar:

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Nombre de empleados que preparan registros iniciales de ventas:

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Nombre de empleados que autorizan notas de crédito?

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Nombre de empleados que autorizan devoluciones y rebajas de ventas?

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Otras Funciones

Pruebas de Cumplimiento

Observaciones

Nombre de empleados que aprueban registros iniciales de compra:

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Nombre de empleados que manejan registros iniciales de compras:

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Nombre de empleados que manejan documentos base de egresos

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Nombre de empleados que aprueban registros iniciales de egreso

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Nombre de empleados que suman, comprueban y autorizan registros en diario general y auxiliares?

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Nombre de empleados que intervienen en el registro final del libro mayor?

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