Automatizacion De Procesos

CEI: COACTEMALAN

CURSO: SISTEMATIZACION DE OFICINAS

HORARIO: 14:00

TUTOR: LIC. MIRIAN AJCU

NOMBRE: JUAN CARLOS MEZA CASTILLO

IDE: 08125055

Fecha de Entrega: 06/09/2008

INDICE

Introducción 1

A. Marco General de referencia 2

A.1 Reseña Histórica 3

A.2 Definición del departamento a automatizar 4

A.3 Organigrama de la empresa (Maestro 5

A.4 Organigrama del departamento (funcional 6

B Análisis Situaciones de la empresa 7

B.1 En donde estamos 8

B.2 A donde queremos llegar 9

B.3 Que podemos hacer 6

B.4 Como podemos lograr 6

Matriz Foda 7

C El Problema 8

C.1 Antecedentes del problema 8

Diagrama Causa y efecto 9

C.2 Determinación y justificación del problema 10

C.3 A que departamento afecta el problema 10

D Perfil del proyecto 11

Cuadro de Presupuesto 12

Cuadro Costo Beneficio 13

E Plan de implementación (solución) propuesta 14

E.1 Definición de Actividades 14

E.2 Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos 14

Cronograma 15

E.3 Diagrama de Gantt 16

F Plan de capacitación 17

F.1 Definición de actividades 17

F.2 Análisis de las actividades y adjudicación de tiempos 17

Cronograma 18

F.3 Diagrama de Gantt 19

G Planeamiento estratégico de la información 20

G.1 Determinar las herramientas (Hardware) 20

G.2 Determinar como usar la tecnología (Software) 20

G.3 Describir y justificar 21

H Diseño del sistema Propuesto 21

H.1 Diagrama de Flujo de datos 22

H.2 Determinar los elementos del sistema 23

H.3 Elaboración de Manuales de Procedimientos 24

J. Anexos 25

Encuestas 25

Entrevistas 25

Diagrama estadísticos 26

Presupuesto 26

Causa y efecto 27

K. Bibliografía 27

INTRODUCCIÒN

A continuación podrán leer este proyecto el cual contiene toda una investigación de pasos y procesos para poder automatizar el departamento de ventas de la empresa Multicomp, ya que la empresa esta atravesando una etapa de cambios y transiciones y por esto se implementaran nuevos sistemas para que la empresa tenga mas orden el trabajo no se atrase y sea mas un poco mas eficiente, se descubran los altos y bajos de la empresa así como las oportunidades y amenazas que tendrán que aprovecharse y cuidarnos de lo externo para que la empresa pueda seguir firme y no tenga que irse a la quiebra. En este extenso estudio también se podrán dar a conocer las nuevos planes que se tienen para poder contrarrestar los males que actualmente cruzamos, también aprovechar la oportunidades que se tienen para impulsar las metas que se tienen trazadas, todo esto con su respectivo orden fecha, presupuestos y teniendo claro que lo que se quiere, hasta donde podemos llegar ser realistas que tenemos muchas limitaciones, pero que si podemos lograr un cambio en la empresa con la ayuda del Gerente General, y todos los compañeros del área a automatizar, esto requiere inversión que a la larga no es mucha por las limitaciones que tiene la empresa pero aun eso no seria de impedimento para lograr lo que se tiene planificado.

A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A-1 Sistematización Procedimientos Administrativos

Reseña Histórica: En el año de 1,997 se tenia una idea acerca de vender y reparar equipo de computación, todo empezó como un sueño de jóvenes emprendedores, no fue hasta el año de 1999 que el ahora Licenciado en Administración, Benny Glauser y el Ingeniero en Sistemas Alan Cosenza fundan la empresa Multicomp.

Empiezan con dos vendedores y dos técnicos, esta empresa nace para llenar un vació existente en el mercado guatemalteco, en cuanto en el área de informática, ya que la mayor parte de empresas se dedican a tomar pedidos, en multicomp ofrecemos soluciones tecnológicas inicia operaciones en febrero del año 1999, en el local 205 del centro comercial meta Terminal del norte, pero como todo se inicia desde abajo necesitan quien les financiara el proyecto y don Benny Glauser (papás) cree en la idea y apoya a los jóvenes con esa visión. Debido al crecimiento de la empresa deciden mudarse a la zona 10 Edificio el Buró, ya que muchos de sus clientes potenciales, necesitaban un lugar mas céntrico , donde fue creciendo un poco más donde la venta ha empresas grandes se hace notar muy rápido por la ubicación, pero les hacia faltaba algo importante en cualquier empresa muchas personas y empresas solicitaban que se les facilitarán los medios de pago, así fue como Benny tiene la idea de buscar apoyo con la principales financieras de créditos de consumo, y se afilian a Centro Único de Crédito(Banco Uno), Ínter consumo S.A. (Banco Internacional), Valores e Inversiones (Bac Credomatic), y Visanet con eso logran dar un gran paso asía el mundo de los créditos donde las ventas y ganancias crecían, en ese entonces solo distribuye equipo de computación nuevo, esto crea una necesidad de contratar mas personal por lo que contrata a otro vendedor y aun piloto repartidor, eso hace que el trabajo en la empresa sea mas eficiente y se atienden con mejor calidad a sus clientes, ya en eso por el año 2003, ante una leve crisis financiera deciden mudarse a otro nuevo local en la zona 6 donde actualmente se encuentra actualmente la empresa.

Ahí surge la idea de vender equipo reacondicionado, traído de los EEUU de América, ya que supliría muchas necesidades del mercado local, siendo una de las empresas fundadoras de la misma, y es así como Multicomp sigue y será siendo una de las empresas con mayor relevancia en el mercado guatemalteco.

MISIÓN:

Distribuir y comercializar equipos y accesorios de computación, ampliándonos hacia nuevos mercados con la finalidad de llenar las necesidades de nuestros clientes a precios competitivos, con personal altamente motivado y capacitado, proveyéndoles herramientas para poder lograr la misión que como empresa se tiene contemplado.

VISIÓN:

Para el año 2012 expandirnos y ser proveedores de equipo, y ser lideres en el mercado nacional e internacional, reconocidos por llenar y suplir la necesidad de nuestros clientes buscando siempre su, bienestar en su economía y si mismo buscando la motivación del personal y así aumentar la productividad en nuestra empresa.

A-2. Definición del Departamento a automatizar

Departamento de Ventas

Mobiliario:

2 escritorios con su respectiva silla.

Equipo:

2 computadoras equipadas con Internet de alta velocidad.

1 línea de telefónica.

1 fax

1 impresora

1 escáner

Materiales:

Hojas

Grapas

Facturas

Hojas de Garantía

Sellos de Seguridad

Lapiceros

Agenda de clientes

Tinta para impresora

Recurso Humano:

2 Vendedores

1 Piloto Repartidor

1 Mensajero

1. Funciones Cotidianas Vendedores: se dedican regularmente ha trabajar la papelería de clientes, hacer llamadas enviando fax, pidiendo resoluciones en las respectivas financieras, atendiendo llamadas desde su teléfono celular, ya que tienen publicidad en varios medios de comunicación, despachando equipo, facturando, y atendiendo clientes en la oficina de ventas.

2. Funciones Cotidianas Piloto: ya que muchas o regularmente se encarga de entregar el equipo a los clientes en sus trabajos o casas, a recoger equipo nuevo y de medio uso.

3. Funciones mensajero: se encarga de recoger papelerías de créditos de clientes nuevos y clientes regulares, ir ha dejar papelería aprobada para pagos a las financieras, recoger cheques contraseñas de pago a empresas que se les vende al crédito.

A-3

A-4

Análisis Situaciones de la Empresa

MATRIZ FODA

Factores Internos

Factores

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