Balance General

CUENTAS DE VALUACIÓN Y CUENTAS DE RECLASIFICACIÓN DE ACTIVOS VALUADOS

Valuar significa “dar valor el justo” o “dar el verdadero valor”. Dentro de la empresa hay activos que pierden su valor por diferentes motivos. Para registrar contablemente esta pérdida de valor usamos unas cuentas especiales llamadas cuentas de valuación. Existen dos clases de cuentas que muchas veces crean confusión, estas son las cuentas de valuación y las cuentas de para reclasificar activos valuados. Estas cuentas no son lo mismo. A continuación veremos la diferencia.

2.6.1. Cuentas de valuación

Son cuentas especiales que registran la pérdida de valor de algunos activos específicos (activo fijo, cuentas por cobrar, inversiones en valores, existencias). Debido a que esta pérdida de valor es solamente estimada y/o está sujeta a los vaivenes del mercado o por otras razones específicas, la respectiva cuenta del activo no se toca, no se abona; se le deja con su saldo completo. Y la pérdida de valor que le hemos estimado, la registramos en otra cuenta; una cuenta especial que, pese a ser de activo, se abona para indicar, no una salida física, sino una disminución en el valor que le asignamos a ese activo específico.

Supongamos que una empresa dentro del activo fijo tiene un armario que hace un tiempo le costó S/. 5,000 y ahora por el tiempo y por el uso, vale solamente S/. 3,000, la pérdida de valor (S/. 2,000) no la sacaremos de la cuenta de activo fijo (33). No disminuiremos la cuenta 33 porque el armario está completo, no ha perdido ninguna de sus patas o cajones. La pérdida de valor que le hemos calculado es inexacta; es solamente el resultado de una estimación simple que sirve para distribuir el costo del activo entre todos los años de su vida útil. Por eso la pérdida no la sacaremos (abonando) de la cuenta 33 sino que la abonaremos en una cuenta de activo pero negativa, que es la cuenta de valuación 39.

68 Valuación y deterioro de activos y provisiones 2,000

68.1 Depreciación

39 Depreciación, amortización y agotamiento acumulados 2,000

39.1 Depreciación acumulada

Depreciación del activo fijo

A partir de ese momento, el valor en libros (valor contable) de ese armario se entenderá como la diferencia del costo anotado en la cuenta 33 menos la depreciación anotada en la cuenta 39. Es decir, la diferencia de los S/. 5,000 del costo menos los S/. 2,000 de la depreciación acumulada. Esto es S/. 3,000. Así, con ese valor neto de S/. 3,000 se presentará el Balance General. Así funcionan las cuentas de valuación, se busca que la cuenta 33 mantenga siempre, como dato, el valor completo del costo que se pagó al comprar o producir ese armario del activo fijo. En el balance sería:

Inmuebles, maquinaria y equipo (neto)

33 Inmuebles, maquinaria y equipo S/. 5,000

39 Depreciación, amortización y agotamiento acumulado (2,000)

Valor neto 3,000

En el caso de cuentas por cobrar. Sabemos que una factura por cobrar es un activo. Pero qué debemos hacer cuando tiene más de tres años de antigüedad desde la fecha que se emitió, y en todo este tiempo no se ha podido cobrar. No sería razonable y prudente seguir considerando esa factura como un activo. Para eso, al final de cada año valuamos las cuentas por cobrar. Valuamos todos los documentos por cobrar. Si alguno ha perdido su valor, tenemos que registrar ese hecho y reconocer en nuestra contabilidad esa pérdida. Al no hacerlo estaríamos yendo contra el principio de prudencia que establece que hay que registrar las pérdidas cuando se conocen, apenas se conocen.

Supongamos que al cierre del año tenemos en nuestros activos ochenta facturas por cobrar que suman la cantidad de S/. 115,000. Esto es un activo. Pero al analizar estos documentos, encontramos una factura de S/. 2,800 correspondiente a un cliente, que está en situación de mora y no se puede cobrar, siendo su antigüedad más de un año. La empresa debe asumir que esta factura no se puede cobrar, por lo que hay que valuar nuestro paquete de ochenta facturas y reconocer que este conjunto de derechos a perdido valor en S/. 2,800.

68 Valuación y deterioro de activos y provisiones 2,800

68.41 Estimación de cuentas en cobranza dudosa

19 Estimación de cuentas en cobranza dudosa 2,800

19.1 Cuentas por cobrar comerciales – terceros

Pérdida de valor de la factura N°

Estos son asientos mixtos (asientos que tienen al mismo tiempo cuentas de gestión 6 o 7 y cuentas de balance) los que afectan al resultado, los que registran beneficios o gasto y que, por lo tanto, hacen variar el patrimonio de la empresa. Este es un asiento mixto. Estamos cargando a una cuenta de gestión 68 y estamos abonando a una cuenta de balance 19.

En este caso estamos abonando la pérdida de valor, no en la cuenta 12, sino en la cuenta especial de valuación 19, porque la factura no ha salido de contabilidad. Lo que estamos haciendo es valuar esa cuenta 12, reconociendo que ha perdido valor. Pero la salida de los libros se dará recién en el segundo paso, el “castigo”. Por ahora la factura permanece en la cuenta de activo 12, pero ya hay una cuenta de valuación 19 que la disminuirá, que indicará que el saldo de la cuenta 12 ha perdido valor. Es como si la cuenta 12 se hubiera depreciado. Por cuestiones legales no se quita de inmediato, por lo que primero se hace esta estimación y este registro. Con este asiento mixto hemos afectado negativamente el resultado, pues un asiento mixto con esta estructura (cargo en cuenta de gestión y abono en cuenta de balance) funciona mecánicamente como un gasto y hace que el patrimonio neto disminuya.

El valor en libros de todas las facturas por cobrar quedaría así:

Cuentas por cobrar comerciales (neto)

12 Cuentas por cobrar comerciales – Terceros 115,000

19 Estimación de cuentas de cobranza dudosa (2,800)

Valor neto 112,200

Así con este valor neto de S/. 112,200 se presentará este rubro en el balance general.

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