Boletin 5110

Boletín 5010

Ingresos y cuentas por cobrar.

Generalidades.

De conformidad con el boletín C-3 de las NIF, las cuentas por cobrar se constituyen por todos los derechos exigibles de cobro originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto análogo.

Los ingresos, de acuerdo con la Norma A-5 de las NIF, se definen como el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable con un impacto favorable en la utilidad o perdida neta o, en su caso, en el cambio neto del patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.

Objetivo.

El objetivo del presente boletín es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen de los rubros de ingreso y cuentas por cobrar, los cuelas deberán ser diseñados por el auditor en forma especifica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Objetivos de auditoría.

§ Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a ingresos y cuentas por cobrar, son los siguientes:

§ Comprobar la autenticidad de los ingresos y cuentas por cobrar, así como de los descuentos y devoluciones.

§ Comprobar la valuación de las cuentas por cobrar incluyendo el registro de las estimaciones necesarias para cuentas de dudosa recuperación, descuentos y devoluciones, reclamaciones por productos defectuosos, etc.

§ Determinar los gravámenes y contingencias que pudieran existir, considerando que las empresas realicen operaciones financieras en las que se involucren las cuentas por cobrar, de las que se derivan obligaciones contingentes para la propia empresa y/o que limitan la disposición de las mismas, como es el caso del descuento de documentos, la cesión de adeudos, la obtención de prestamos con garantía de las cuentas por cobrar, etc.

§ Verificar que todos los ingresos y cuentas por cobrar estén registrados en la contabilidad, comprobando que estos correspondan a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo, y que se hayan determinado en forma razonable y consistente.

§ Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Control interno.

El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto en el boletín 3050 de normas de auditoría. Consecuentemente, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos a la tecnología de la información (TI).

La existencia de controles en estas áreas servirá de base para que las transacciones relativas a ingresos y cuentas por cobrar se efectúen de conformidad con los criterios establecidos por la administración, para la obtención de información básica para controlar las operaciones en esas áreas, como por ejemplo: ventas por zonas, lineas de productos, etc.

Ejemplos de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles internos clave, como sigue:

A) Existencia de autorización y documentación de las ventas de crédito, de los precios de venta y de los descuentos y devoluciones, considerando aspectos tales como:

• Los precios de venta, las condiciones de crédito así como los descuentos concedidos y devoluciones, deberán basarse en listas de precios, plazos de crédito establecidos, listas de descuentos por clientes, etc., las cuales deberán de estar autorizadas previamente por funcionarios responsables.

• Cualquier operación de venta o devolución deberá ser registrada con base en documentos comprobatorios con la autorización correspondiente.

B) Segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización.

C) Registro, en el periodo correspondiente, de la factura que amparan los embarques a clientes y a las notas de crédito que respaldan las devoluciones recibidas.

D) Control de devoluciones.

La existencia de controles para el manejo de las devoluciones debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas, valuadas y registradas dentro del periodo que correspondan.

E) Vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza, principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos.

F) Otros ingresos.

El sistema de control interno debe estar diseñado de tal forma que permita el control de todas aquellas operaciones distintas de la venta de productos, tales como ingresos por intereses, rentas, regalías, honorarios, venta de activos fijos, etc.

G) Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

H) confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personas distintas de las que manejan los registros contables y participan en labores de cobranza.

I) Custodia física de las cuentas por cobrar.

Deberá existir personal responsable de la custodia física y restringir el acceso a las áreas en las cuales se encuentren los documentos que amparen las cuentas por cobrar, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo de estos valores.

J) Arqueos, periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen las cuentas por cobrar, practicados por personas que no estén relacionadas con el manejo de efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y ventas.

K) Existencia de fianzas para proteger a la entidad sobre el personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar.

L) Procedimientos para el registro de las estimaciones.

Deben existir controles permanentes que permitan evaluar la existencia de cuentas por cobrar con problemas de cobro, así como de devoluciones y descuentos, para conocer oportunamente el monto de las estimaciones que deberán registrarse.

M) existencia de autorización para otorgar en garantía o prenda, o ceder los derechos que amparan las cuentas por cobrar.

Importancia relativa y riesgo de auditoría

En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría en las áreas de ingresos y cuentas por cobrar, el auditor debe considerar entre otros elementos,la importancia relativa de estos renglones en relación a los estados financieros tomados en su conjunto, así como los riesgos de auditoría.

La planeación de las pruebas de auditoría en las áreas de ingresos y cuentas por cobrar, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría.

Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate, como a que los controles relativos no lo detecten o bien, de que el auditor no lo descubra.

Ejemplos de estos factores pueden ser los siguientes:

A) Cantidad importante de nuevos clientes.

B) Productos sujetos a cambios significativos de precios.

C) Compromisos de venta en condiciones desfavorables.

D) Incremento en la antigüedad de las cuentas por cobrar.

E) Dependencia de un reducido número de clientes o de compromisos a precio fijo.

F) Aumento en devoluciones de productos vendidos.

G) Cambios importantes en los procedimientos de cobranza.

H) Mayor penetración de la competencia generando pérdida de mercado y menor utilidad bruta.

I) Métodos complejos para estimar ingresos, por ejemplo por grado de avance.

J) Entidades que operan en condiciones desfavorables (de mercado o económicas).

K) Incremento en cantidad y monto de notas de crédito por ajuste de precios o errores de cálculo.

L) Límites de crédito no sujetos a autorización.

M) Acumulación de transacciones no procesadas.

N) Numerosas partidas de conciliación entre saldos según auxiliares y mayor.

Ñ) Falta de análisis de cuentas vencidas.

O) Diferencias frecuentes entre cantidades pedidas y embarcadas.

Procedimientos de auditoría.

Planeación:

De conformidad con el Boletín 3040, planeación de una auditoría de estados financieros, de normas de auditoría, el auditor deberá efectuar una planeación del trabajo para llevar a cabo una estrategia que conduzca a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría en las áreas de ingresos y cuentas por cobrar, considerando siempre los aspectos de maternidad y riesgo de auditoría.

En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las principales características de los ingresos y las cuentas por cobrar, tales como procedimientos de facturación, embarques, controles de inventarios, políticas de precios, descuentos y devoluciones, política para la determinación de la estimación para cuentas de dudosa recuperación, etc. Dichas características incluyen la forma en que opera

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