CLASIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

CLASIFICACIÓN, CODIFICACIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

Las cuentas representan las propiedades, los derechos y las deudas de la empresa en una fecha determinada, así mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas y de orden. Observa la clasificación:

Clasificación de las cuentas

Cuentas reales

Representan los valores tangibles de la empresa-como las propiedades y las obligaciones (prestamos con terceros), forman parte del balance general de una empresa. Las cuentas reales son: Activo, pasivo y patrimonio.

El activo: representa el conjunto de bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden valorarse en dinero.

El pasivo: representa las obligaciones o deudas contraídas por la empresa.

El patrimonio: está formado por los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye utilidades, superávit y reservas; matemáticamente se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo.

Cuentas nominales o de ganancia y pérdidas

También son llamadas de resultado o transitorias. De resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades o perdidas, los ingresos, los gastos. Son transitorias porque se cierran al finalizar el periodo contable. Comprende las cuentas de ingresos, cuentas de gastos, de costo de ventas y de costo de producción o de operación.

Ingresos: representan los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Gastos: son los valores pagados o causados para el normal funcionamiento de la empresa.

Costo de ventas: es el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Costo de producción o de operación: son los valores que se generan para producir un bien o prestar un servicio.

Cuentas de orden

Agrupa el conjunto de valores que reflejan hechos que pueden afectar la estructura financiera de la empresa, se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de las empresas y la información tributaria.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS

Como se observa en el esquema anterior, cada cuenta representa una parte de la empresa, cada cuenta de las mencionadas anteriormente tiene una dinámica, una naturaleza, para su registro, es decir siempre inician o disminuyen por un lado especifico.

LA PARTIDA DOBLE

Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se efectúan por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita.

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

En la partida doble cada que hay una entrada, se debe registrar una salida, o si en la empresa existe una salida, también se debe registrar una entrada.

EJEMPLO 1: Se paga arrendamiento por $1.000.000 en efectivo. El asiento contable se realiza inicialmente en cuentas T, así:

Como se observa el dinero sale de la caja, que es un activo, su saldo es crédito porque está disminuyendo, y va a un gasto de arrendamiento que el saldo es débito porque está aumentando.

Otra forma de realizar el asiento contable es así:

1105 caja (Crédito) 1.000.000

5220 Arrendamiento (Débito) 1.000.000

Para realiza los asientos contables es necesario tener en cuenta la siguiente información:

• Distinguir la clase de cuenta: esto es saber claramente que cuentas intervienen según sea el caso recordemos que pueden ser del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos

• Ubicación de las cuentas: Es muy importante diferenciar la clase de cuenta según sea el registro, porque existen cuentas que se pueden encontrar en dos o en varias clases de cuentas, ejemplo de ello:

La cuenta arrendamientos la encuentro en los códigos, 170525, 270515, 4220, 5220. ¿Cual utilizo? depende la información así:

170525 es una subcuenta de la cuenta 1705 gastos pagados por anticipado, se utilizan cuando la empresa paga anticipadamente el arrendamiento, se paga antes de que se cumpla el tiempo para el pago.

270515 es una subcuenta de la cuenta 2705 Ingresos recibidos por anticipado, se lleva a esta cuenta cuando el arrendamiento se recibe anticipadamente, es decir antes de que se cumpla el tiempo de recibir el pago

4220 arrendamiento, cuenta correspondiente al grupo de ingresos no operacionales, la empresa recibe como parte de sus ingresos arrendamiento, puede ser del parqueadero, de un local, etc.

5220 arrendamiento, Cuando la empresa paga el gasto de arrendamiento de su local, para el funcionamiento.

Por tal razón es muy necesario ubicarse correctamente en el tipo de cuenta a utilizar

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