CUENTAS POR COBRAR Y ADMINISTRACION DE INVENTARIO

DESARROLLO

CUENTAS POR COBRAR Y ADMINISTRACION DE INVENTARIO

Políticas de Crédito y Cobranza.

Las condiciones económicas, los precios asignados a los productos y la calidad de los mismos, además las políticas de crédito de las empresas, son los factores más importantes que influyen en las cuentas por cobrar de una empresa. Todas excepto la última, escapan en gran medida al control de los directores de finanzas. No obstante, al igual que con otros activos circulantes los directores pueden variar el nivel de cuentas por cobrar y mantener el equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo. Reducir los estándares de crédito pueden estimular la demanda, lo que a su vez, debe traducirse en mayores ventas y utilidades. No obstante, implica un costo mantener las cuentas adicionales por cobrar, además de un riesgo mayor de perdidas por cuentas incobrables.

Entre las variables de las políticas q analizamos se considera la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago (cuando es el caso) y el programa de cobros de la empresa. En conjunto, estos elementos determinan básicamente el periodo de cobranza promedio y la proporción de las ventas a crédito que resultan en pérdidas derivadas de las cuentas incobrables. Asimismo, se analiza cada elemento y se mantienen constantes algunos de los demás, así como todas las variables externas que influyen en el periodo de cobranza promedio y la razón entre deudores morosos y ventas a crédito. Además, se da por sentado que la evaluación del riesgo está lo suficientemente estandarizada como para que los grados de riesgo de las distintas cuentas se puedan comparar de una manera objetiva.

Estándares de Crédito.

Las políticas de crédito pueden influir de manera importante en las ventas. Si los competidores extienden crédito de forma liberal y nosotros no, es posible que nuestras políticas frenen las actividades mercadotécnicas de la empresa. El crédito es uno de los muchos factores que influyen en la demanda del producto de una empresa. Así, el grado en que le crédito puede favorecer la demanda depende de los demás factores implícitos. En teoría, las compañías pueden reducir sus entandares de calidad para la aceptación de cuentas, siempre y cuando la rentabilidad de las cuentas generadas exceda los costos agregados de las cuentas por cobrar. ¿Cuáles son los costos de relajar estañadores de crédito? Algunos se deben a la integración de más personal al departamento de crédito, al trabajo administrativo que se requiere para la revisión de las cuentas adicionales y al manejo del volumen adicional de cuentas por cobrar. Para calcular la rentabilidad neta, se supone que estos costos se deducen de la rentabilidad de las ventas adicionales con el fin de establecer la rentabilidad neta para fines de cálculo. Otro costo proviene de la mayor probabilidad de incurrir en pérdidas derivadas de cuentas incobrables.

Por último, se tiene el costo de oportunidad de asignar fondos a la inversión en más cuentas por cobrar, en lugar de hacerlo a alguna otra inversión. Las cuentas adicionales por cobrar se derivan de: el incremento en las ventas y de un periodo de cobranza promedio más prolongado. Si se captan nuevos clientes, con el relajamiento de los estándares de crédito es probable que la cobranza con los clientes menos solventes sea más lenta que la de aquellos que ya tenían. Además, el otorgamiento más liberal de crédito puede hacer que algunos clientes con los que ya se trabaja sean menos escrupulosos con el pago oportuno de su deuda.

Términos de Crédito.

Periodo de crédito.

Es el tiempo que se le concede de crédito a un cliente y el descuento (si es el caso) que se le hará por pronto pago. Por ejemplo, los plazos de crédito de una empresa podrían expresarse así: “2/10, 30 netos”. El plazo “2/10 significa que se otorgara un descuento del 2% si la deuda se salda en un plazo de 10 días a partir de la fecha de facturación. El término “30 netos” indica que si no se opta por el descuento el pago total vencerá a los 30 días de la fecha de expedición de la factura. Entonces el periodo de crédito es de 30 días. Si bien la clientela de la industria a menudo determina los plazos del crédito, el periodo de crédito es la forma en que una empresa puede incrementar a demanda de sus productos. Al igual que antes, el equilibrio radica en la rentabilidad de las ventas adicionales y el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en las cuentas por cobrar.

Periodo de descuento por Pronto Pago: es el tiempo durante el cual puede recibirse un descuento por pagar de manera oportuna. Si bien técnicamente es una variable de las políticas de crédito, al igual que el periodo de crédito, a menudo se mantiene en un lapso normal. Para muchas empresas, el tiempo mínimo aproximado que podrían esperar entre el momento del envió de la factura al cliente por correo y el momento en que se remita el cheque por correo es de 10 días.

Fechas Temporales.

Durante los periodos flojos de venta, en ocasiones las empresas venden a los clientes sin exigir el pago durante un cierto tiempo. Es posible que esta fecha temporal se adapte al flujo de efectivo del cliente y estimule la demanda entre consumidores que no pueden pagar sino hasta más adelante en la temporada.

Las fechas temporales también pueden usarse para evitar costos de manejo de inventarios. Si las ventas son de temporada y la producción permanece estable a lo largo del año, se irá acumulando el inventario de bienes terminados durante ciertas temporadas del año. El almacenaje implica costos de almacén que podrían evitarse si se ofrecen fechas temporales. Si los costos de almacenaje mas el rendimiento requerido sobre la inversión en inventario excede el rendimiento requerido sobre las cuentas adicionales por cobrar, se justifican las fechas temporales.

Riesgo de Incumplimiento de Pago.

Esta sección analiza no solo la demora en la cobranza, sino también la proporción de las cuentas por cobrar que no se recuperan. Las distintas políticas de estándares de crédito incluirán ambos factores. Como se puede ver las políticas optimas de estándares de crédito no son por fuerza las q reducen al mínimo las pérdidas derivadas de las cuentas incobrables.

Políticas y Procedimientos de Cobro.

Las empresas determinan sus políticas generales de cobro mediante la combinación de los procedimientos que llevan a cabo. Estos incluyen el envió de cartas, llamadas telefónicas visitas personales y demandas judiciales. Una de las principales variables de las políticas es la cantidad de dinero dedicado a los procedimientos de cobro. En cierta medida, cuanto mayor sea el monto relativo gastado, menor será la producción de pérdidas derivadas de las cuentas incobrables y más breve el periodo de cobranza promedio, siempre y cuando todo lo demás se mantenga constante.

No obstante, las relaciones no son lineales. Es probable, que los gastos iniciales de cobranza reduzcan poco las pérdidas derivadas de las cuentas incobrables. Los gastos adicionales empiezan a tener un efecto significativo hasta cierto punto; luego tienden a influir poco en la reducción posterior de dichas pérdidas.

Análisis de Solicitudes de Crédito

Después de establecer las condiciones de venta que se ofrecen, las empresas deben evaluar cada una de las solicitudes de crédito y ponderar las posibilidades de que se presente una deuda incobrable o una demora en los pagos. El procedimiento de evaluación del crédito consiste en tres pasos conexos:

 Recopilar información sobre los solicitantes.

 Analizar dicha información para determinar su solvencia.

 Tomar la decisión crediticia, en esta última se determina si el crédito se aprueba o no y cuál será el monto máximo.

Fuentes de información.

Son muchas las empresas que ofrecen información de créditos sobre negocios, pero es posible que, en el caso de algunas cuentas, especialmente las pequeñas, el costo de su recopilación sobrepase la posible rentabilidad de la cuenta. Las empresas que extienden créditos tienen que conformarse con una cantidad limitada de información sobre la cual basar sus decisiones. Además del costo, deben considerar el tiempo que toma investigar a un solicitante no puede demorarse de manera innecesaria en espera de una investigación crediticia complicada. Así, es necesario considerar todos los datos recopilados en función del tiempo y el gasto requeridos. Según estas consideraciones, los analistas de crédito pueden recurrir a una o más de las siguientes fuentes de información:

Estados Financieros.

En el momento de la venta prospectiva, el vendedor puede solicitar estados financieros, una de las fuentes las deseables de información para análisis de crédito. A menudo hay una correlación entre la negativa de una compañía de presentar dichos documentos y una posición financiera débil. Se prefieren los estados financieros auditados. Cuando sea posible es conveniente, obtener estados de cuenta provisionales, además de los de fin de año, particularmente en el caso de las empresas que tienen patrones de venta por temporadas.

Calificaciones e Informes de Crédito.

Además de los estados financieros, algunas agencias ofrecen varios servicios de calificación crediticia. Tal vez Dun & Bradstreed (D&B) sea la agencia más conocida en su género. Ofrece calificaciones de créditos a sus empresas

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