¿Como Puede El Involucramiento De La Empresa Y Sus Colaboradores Apoyar La Gestión De Proyectos?

En este aporte se busca resaltar la importancia del compromiso de la empresa, de sus unidades y de su gente para el éxito de los proyectos, mas allá de la adopción de una metodología para la gestión de proyectos.

1. Cuando una empresa nota, que después de adoptar una metodología completa y sencilla, continua experimentando alguno de los siguientes síntomas en su portafolio de proyectos:

a. Pocos Cierres efectivos de proyectos durante el año y peor aun dentro de los ciclos de ejecución de planificación estratégica.

b. Demora en los procesos de definición.

c. Demora en los procesos de selección de los proveedores.

2. Al evaluar los síntomas e intentar identificar las causas, algunas de las siguientes causas aparecen:

a. Tiempos ilimitados para la ejecución de los proyectos.

b. Falta de pasión y empoderamiento de los líderes de proyectos.

c. Ocupación de los líderes de proyectos en múltiples funciones.

d. Skill de los líderes y de la nomina de proyectos.

3. La noticia para su empresa es que no todo está perdido, aquí presentamos unas ideas que van mas allá de la metodología seleccionada o implantada en cada empresa, que indican que se puede hacer para mejorar la gestión de proyectos:

a. Establecer procesos agiles, que aceleren la fluidez en la toma de decisiones asociadas a los proyectos.

b. Cambiar cultura de gerencia de proyectos e incorporarlos en las prioridades organizacionales.

c. Establecer tiempo/fechas límites para el cierre de cada fase de los proyectos y los proyectos en si.

d. Formar a los Líderes en los conceptos propios de los proyectos(Ej. Presupuesto, Credito, CRM, etc.).

e. Buscar Ahorro en los proyectos, identificando puntos de encuentro en todos los proyectos del portafolio y en los requerimientos atendidos por la unidad de Gestión de la demanda.

f. Aprovechar al máximo el tiempo de los colaboradores.

g. Asignar promotores de subconjuntos de proyectos que pertenezcan al la junta directiva de la empresa. Cada promotor de cada subconjunto de proyectos deberá:

i. Validar la alineación de la iniciativa y de ser necesario con PMO de la organización, en cuanto alcance, tiempos, presupuesto, avances y seguimiento.

ii. Notificar y/o solicitar visto bueno de la Directiva para la incorporación de un nuevo proyecto.

h. Cada organización generalmente deberá manejar 3 macro clasificaciones de los proyectos, estratégicos, de soporte o continuidad operativa y regulatorios o obligatorios por crecimiento estructural, estos últimos en oportunidades pueden ser vistos como estratégicos, ya que su implantación es la base para un proyecto estratégico. En los proyectos estratégicos siempre se tendrá que:

i. Establecer compromisos y solicitar la fecha tope de finalización para el cierre de:

1. i)Definición.

2. Ii)Procura.

3. Iii)Cierre.

ii. Solicitar al Comité de Proyectos conformado por los sponsor o la PMO la validación del líder de proyectos a ser asignado.

iii. Los líderes de proyectos deberán ser evaluados con una matriz de criterios ponderados para evitar decisiones sesgadas.

iv. Planificación Vs Fecha Límite.

i. El líder del proyectos deberá:

i. Planificar en función de las Fecha tope.

ii. Identificar qué entregables o actividades se podrán hacer en paralelo, para agilizar el avance de los proyectos.

iii. Validar los tiempos de ejecución con los expertos de las áreas y/o con los proveedores.

iv. Establecer los escenarios en función de juicio experto y número de colaboradores requeridos (no basado en disponibles).

v. Fijar la fecha de cierre y en caso de no ser válida proponer y justificar la nueva fecha.

vi. Entender que la flexibilidad dependerá de la complejidad y tipo de proyecto.

A continuación se presentan tres aspectos que deben ser tratados con especial atención por las organizaciones:

• Selección adecuada de los líderes de proyectos.

• Formación de cada Líder de Proyectos.

• Acompañamiento de la unidad de compras en el proceso de desarrollo de los proyectos.

Selección adecuada del líder de proyectos

La PMO en conjunto con el grupo de Sponsors, tendrán la responsabilidad sobre los proyectos marcados con mayor impacto para la organización o estratégicos, de seleccionar a cada Líder de proyecto basado en criterios objetivos y ponderados, para ello tendrán identificar personas dentro de la organización que deberán

• Abarcar conocimientos del negocio y áreas de impacto del proyecto.

• Manejar un alto nivel de compromiso con la empresa.

• Capacidad de Comunicación oral y escrita.

• Pertenecer a un nivel medio o superior en la jerarquía de su organización.

• Tener capacidad para

• Convocatoria.

• Trabajo en equipo.

• Delegación.

• Resolución de conflictos.

• Negociación clientes internos y proveedores.

• Manejo de estrés.

Formación de cada Líder de Proyectos.

La PMO en conjunto con el grupo de Sponsors y la unidad de recursos Humanos tendrá la responsabilidad de hacer un plan de formación para los líderes de proyectos con el objetivo de cerrar las brechas de gestión de proyectos, promoviendo adiestramientos que permitan acelerar el proceso de formación en aspectos como:

• Agilidad

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