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Contabilidad y administración financiera

.SISTEMATIZACION AREAS DE PEDIDOS Y FACTURACION

ELECTRONICA S.A

GUSTAVO LONDOÑO OSSA

NATALIA ANDREA ZULUAGA

NOVIEMBRE 21 2006

MEDELLIN

SISTEMATIZACION AREAS DE PEDIDOS Y FACTURACION

ELECTRONICA S.A

PRESENTADO POR:

GUSTAVO LONDOÑO OSSA

NATALIA ANDREA ZULUAGA

PRESENTADO A:

ELECTRONICA SA

NOVIEMBRE 21 2006

MEDELLIN

FECHA: Noviembre 21 de 2006

PARA: Sr. Edgar Serna Montoya. Docente Ingenieria de Software

Sr. Carlos Mario Fuente. Presidente.

Sr. Alfredo Ortega. Director de sistemas de informacion.

Sr. Alberto Peña. Jefe de ingenieria.

ASUNTO: Proyecto de sistematizacion de las areas de pedidos y facturación.

En vista de las necesidades y problematicas existentes en la empresa ELECTRONICASA y de acuerdo a lo solicitado por la empresa, en este informe se presentan las caracteristicas que las empresas presenta en la actualidad, cual es su forma de trabajar, problemas y deficiencias, seguidamente se plantean las posibles soluciones a las situaciones que se vienen presentando, mostrando cuales serian las caracteristicas de cambio, las tecnicas y herraminetas utilizadas para dicho desarrollo, los riesgos que se pueden presentar y los planteamientos para reducirlos al minimo, ademas se describe la forma en que serian implementadas, como se operaria y cual seria el plan de mantencion para el sistema propuesto.

Se ha atendido su preocupacion y se ha hecho lo posible por encontrar la mejor solucion posible a sus dificultades.

Queda a su disposicion la aceptacion y posterior autorizacion de los trabajos para la sistematizacion de las areas de pedidos y facturacion de la empresa.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

Este proyecto realiza la descripción de los problemas que se presentan en la empresa INDUSTRIAS ELECTRONICA S.A, los que están afectando el manejo interno de la información en las áreas de pedidos y facturación en las cuales se presentan problemas como la perdida de pedidos, además existe un problema en los procesos ya que los funcionarios actuales están desempeñando labores que no le corresponden y algunas veces retrasan entrega de pedidos.

En el contenido de este documento se describe la situación global que se esta presentando actualmente en la empresa INDUSTRIAS ELECTRONICA S.A, en la situación global se describen las situaciones problemáticas y cada una de sus necesidades.

Es importante que la empresa implemente procesos adecuados en el manejo de su información, un sistema seguro en el manejo de su información y computarizar procesos para agilizar las labores de los empleados que actualmente laboran allí.

Este proyecto presentara distintos beneficios a la empresa ya que se realizaran adecuaciones a la forma en que actualmente se llevan los procesos de manejo de información, se otorgara una mayor seguridad a la información y los empleados podrán cumplir a cabalidad sus funciones ya que se facilitaran herramientas adecuadas para las taras que realizan cada uno de ellos.

Este proyecto consta de dos capítulos, en el capitulo 1 se describirá la situación actual de la empresa, las características de los cambios que se desean realizar, se presenta un análisis de las alternativas de solución y se hace la recomendación de la solución que los analistas consideran mas conveniente.

En el capitulo 2 se describen las técnicas y herramientas de desarrollo que se utilizaran para entregar la solución del problema existente, las etapas del proceso de desarrollo elegido, el personal que se necesitara para llevar a total cumplimiento el proyecto sin imprevistos.

Luego se identificaran cuales son los riesgos que se pueden presentar en la realización del proyecto y la forma en que se pueden evitar para no tener situaciones que lamentar en el futuro.

Luego se realizara una descripción del plan de operaciones del sistema donde se describirán las herramientas necesarias para implementar la aplicación en la empresa y también se especifican los terminos del mantenimiento y garantia de los equipos utilizados.

SOLUCION CONCEPTUAL

1 Descripción Del Problema

El rápido crecimiento de la empresa INDUSTRIAS ELECTRONICA SA esta originando inconvenientes en los procesos de elaboración de pedidos, ya que estos son realizados manualmente, también se están presentando demoras en la entrega de los pedidos, debido al poco personal que atiende las llamadas telefónicas, reciben los faxes y los correos de los clientes, además algunos funcionarios cumplen con funciones que no les competen por lo cual se genera sobrecarga de sus labores, también se encuentra que luego de recibido un pedido debe pasar por demasiadas áreas antes de ser aprobados, lo que conlleva a que el cliente pierda confianza en la empresa y el personal a su vez pierda pasión por su trabajo.

Hasta ahora estos problemas son controlados pero algunos procesos quedan estancados, hasta que algunos que están retrasados se completen y así poder continuar con los que llegan a cada momento.

Debido al crecimiento de la empresa el sistema AS/400 utilizado en contabilidad no esta trabajando a su mayor potencia (subutilizado).

El conjunto de los anteriores problemas afectan notoriamente los procesos de administración de cuentas ya que el manejo de pedidos y la elaboración de las facturas se esta realizando de manera lenta.

Las soluciones para estos problemas es la implementación de un sistema eficiente que administre los procesos utilizados, aprovechar las herramientas tecnológicas que se poseen, y si es necesario conseguir nuevas herramientas para el manejo de toda la información y procesos empresariales. Los sistemas que se utilicen deben controlar la información enviada por y hacia el cliente, de igual forma que debe manejar la información interna y controlar algunos procesos que se ejecutan en INDUSTRIAS ELECTRONICA S.A.

2 Diagnostico Situación Actual

1 Situación actual

En la empresa INDUSTRIAS ELECTRONICA S.A la situación actual es la siguiente:

El proceso para recibir un pedido es el siguiente:

se recibe por fax, teléfono o correo, el recibo de estos es respaldado de forma manual o impreso por fax, este es enviado al departamento de producción para la verificación de los precios de cada uno de los artículos solicitados, al tiempo que se verifica si el cliente tiene deuda pendientes para con la empresa y si estas dos condiciones se cumplen el pedido es aprobado, cuando es aprobado este se despacha para una mesa de control donde se asientan en una bitácora y allí se les asigna un numero de trabajo interno. Luego se remiten al departamento de contabilidad donde se prepara una tarjeta de pedido y se actualiza la información que se tiene del cliente. La información de cada cliente se mantiene en una tarjeta grande de pedidos.

En la bitácora se guarda toda la información de los pedidos que realiza cada uno de los clientes de la empresa, así como las fechas de pago, de abonos o actualización de los datos de cada cliente.

Después de superar los procesos iniciales en el departamento de producción se le entregan a uno de los asistentes encargado del manejo de pedidos una copia de los respectivos pedidos que están en proceso, para que estos realicen un informe que es presentado a gerencia semanalmente.

Al finalizar la semana el asistente y el gerente hacen una verificación de cada uno de los pedidos despachados.

El gerente de producción verifica el conjunto de copias durante la semana contra el informe que se prepara semanalmente con la siguiente información.

La producción es de tipo PEPS excepto en ocasiones en que la demanda de un cliente requiera de volver a calendarizar el pedido o de agilizar la producción. El pedido se convierte en una orden de producción, el gerente de producción elabora una carta donde indica a quienes son enviadas y las unidades que se encuentran listas, esta información se entrega al personal de apoyo para que elabore dicha factura y el talón de embarque.

Las partes se trasladan hacia el embarque y allí son empacadas y el talón de embarque se anexa a la caja de embarque, una copia de la factura es dirigida al auxiliar de contabilidad la cual se anexa a los archivos de cuenta por cobrar y una copia más al archivo de facturas, este ultimo se emplea únicamente como referencia, no es un archivo activo sino solo una copia de respaldo, a todas estas facturas se les asigna un numero o son asentadas en una hoja de bitácoras de facturas.

2 Problemas y deficiencias

Los problemas de la empresa INDUSTRIAS ELECTRONICA S.A comienzan con el crecimiento de la empresa, debido a esto el personal está desempeñando demasiadas funciones, por lo tanto se presentan problemas en el manejo de la información que llega a la empresa y sale de ella, como son los procesos para elaborar los pedidos, su posterior despacho, la facturación, se conoce que han existido perdidas de algunos pedidos, y es preocupante que para que la empresa conozca esta situación sea el cliente quien tenga que informar de las perdidas de estos, además en la empresa no hay personas encargadas de realizar control de los procesos que allí se siguen, todo

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