Control en la administración para una información financiera confiable

AUDITORÍA

Control en la administración para una información financiera confiable

Management Control for Reliable Financial Information

Victoria María Antonieta Martín Granados y María Enriqueta Mancilla Rendón

Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Contaduría y Administración

Resumen

La información financiera es el documento que la administración de una entidad jurídica emite para dar a conocer su situación financiera. Esta es útil y confiable para los usuarios cuando es preparada bajo condiciones de certeza. La seguridad de que esta sea un documento confiable la proporciona la administración cuando establece políticas y procedimientos de control interno, así como su cumplimiento. A su vez, el control interno incide en la información financiera ya que es inherente al flujo operativo y trasciende en información relevante, veraz y comparable, lo cual es importante para los usuarios de la información financiera, pues les permite tomar decisiones oportunas y objetivas.

Palabras clave: control interno, información financiera contable

Abstract

The financial information is the document that the administration of a juridical entity issues to know his financial situ- ation. The financial information is useful and confiable for the users of the financial information when this has been prepared under conditions of certainty. This certainty is provided by the administration when it establishes political and procedures of internal control, as well as the surveillance in the accomplishment of the internal control. This control incides in the financial information since it is inherent to the operative flow and extends itself in relevant information, veracious and comparable. This is important for users of the financial information, due to the fact that they take timely and objective decisions.

Key words: internal control, financial accounting information

[pic 1]Introducción[pic 2]

La información financiera muestra los recursos de la entidad económica y en función a ello, sus usuarios toman decisiones de negocio, inversión y operación en el ámbito financiero, laboral, legal o fiscal. Por lo tanto, es importante que la información financiera sea confiable y útil para que la toma de decisiones de los usuarios sea objetiva.

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Además, es fundamental establecer políticas y pro- cedimientos de control interno, que brinden una seguridad razonable de que el flujo de la operación garantiza que las transacciones y las transformaciones internas son registradas oportunamente.

La responsabilidad de la información financiera corres- ponde a la administración, por ello es necesario observar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de[pic 3]

Control en la administración para una información financiera confiable

control interno establecidas. Cuando no se cumple plenamente con los controles internos que acompa- ñan la operación del negocio, se niega la posibilidad de una información financiera confiable. El efecto tras- ciende —además de dañar la imagen corporativa y el ambiente laboral— a la confianza de los usuarios de la información financiera, cuyo resultado aumenta los costos de operación, refleja descuido de los activos y desorden en la administración.

El sistema de control en la administración mantie- ne informada a la empresa de la coordinación de sus funciones, de la eficiencia ejecutoria conforme las políticas establecidas, de la protección y aprovecha- miento de los recursos, y se asegura de que se están logrando los objetivos institucionales. De ahí la im- portancia del establecimiento y cumplimiento de las políticas y procedimientos del control interno.

Utilidad y confiabilidad

Los estados financieros constituyen la información básica que una administración emite como resultado de las operaciones realizadas a una fecha específica durante un periodo determinado. Además, muestra el comportamiento de los recursos de la entidad eco- nómica, cómo fueron obtenidos y la forma en que fueron aplicados.

La información financiera debe reunir requisitos míni- mos en su contenido para proporcionar a los usuarios de la información financiera1, utilidad y confiabi- lidad y, en función a ello, puedan tomar decisiones de negocio, de inversión y de operación, en el ámbi- to laboral, legal o fiscal. La información deberá ser lo

suficientemente confiable y útil para que la toma de decisiones de los usuarios sea objetiva.

Por lo tanto, es fundamental establecer políticas y pro- cedimientos de control interno que brinden seguridad de que, durante el flujo operativo de la organización, las transacciones que realice y las transformaciones internas, sean registradas oportunamente. Las ope- raciones son clasificadas con el detalle necesario que permita su identificación y cuantificación en la uni- dad monetaria en la cual opera la entidad.[pic 4]

Los usuarios de la información financiera pueden ejercer decisiones oportunas y en condiciones de certidumbre, si esta se prepara bajo una situación de control administrativo que garantice una eficiencia y efectividad en su cumplimiento.

En ciertas ocasiones, los funcionarios y empleados de las empresas presentan algunas dificultades para procesar la información. Entre las diferentes responsa- bilidades que tiene la administración de una empresa, con independencia al cumplimiento normativo finan- ciero, es atender, entre otras obligaciones, las laborales, fiscales y legales (Gertz 2006: 35).

A partir de las operaciones que realice la administración de la empresa, los funcionarios y empleados preparan los papeles de trabajo necesarios, para que a su vez estos sean un apoyo y la administración de la entidad pueda dar cumplimiento a sus distintas obligaciones. Enton- ces «la responsabilidad primaria […] descansa tanto en los encargados […] como en la administración» (Ins- tituto Mexicano de Contadores Públicos 2007: 176), de la preparación de la información financiera y no

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1 Los usuarios de la información financiera pueden ser internos y externos. Los internos son dueños del capital, socios, accionistas, directivos y trabajadores. Los usuarios externos suelen ser futuros inversionistas, proveedores de capital, acreedores, sistemas financieros, gobierno, etcétera (CINIF, 2009, Normas de Información Financiera A3 «Necesidades de los usuarios y objetivos de los Estados Financieros»).

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VictoriA mAríA AntonietA mArtín grAnADos y mAríA enriquetA mAnciLLA renDón

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financiera, observando en todo momento que ambas sean suficientes y competentes.[pic 9]

Cuando la información financiera es útil y confiable le da soporte a la entidad económica. Estos conceptos cualitativos en la información financiera son inheren- tes al resultado operativo de una organización, debido a que esta implementa la funcionalidad en la opera- ción para que produzca información útil y confiable, la cual es fuente para la toma de decisiones de los di- versos usuarios. La información no financiera reunirá aspectos complementarios a la información financiera y, en términos generales podrá estar integrada a las no- tas de esta.

Entonces ¿cómo cuidar para que la información fi- nanciera cumpla con las características de utilidad y confiabilidad? ¿qué acciones debe ejercer el gobierno corporativo y los funcionarios y empleados para ha- cer que la información cumpla con el propósito de los usuarios de la información?

Características mínimas de la información financiera

La utilidad es la manera de la información de adecuar- se a los propósitos de los usuarios, ya que el contenido y la oportunidad son el apoyo sustantivo para ellos. El contenido está determinado por la significación, la relevancia, la veracidad y la comparabilidad de la in- formación financiera. Por otro lado, la oportunidad de la información financiera se cumple cuando los da- tos llegan a los usuarios cuando ellos los necesitan, es decir, a tiempo para tomar decisiones.

La significación de la información es la capacidad de presentar, mediante el uso de palabras y cantidades, cómo es la organización y cómo ha sido su evolución. La significación selecciona los elementos que mejor ex- presen el mensaje más relevante de la información. La

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veracidad de la información financiera refleja los he- chos generadores de las operaciones que han ocurrido en la organización, tanto externa como internamente.

Para conocer la evolución financiera de la organización es importante hacer comparaciones de su información a través del tiempo y esto solo es válido si las normas contables han sido aplicadas consistentemente.

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