¿Cuál es la necesidad de dividir los Libro Principales de Contabilidad?

1. ¿Cuál es la necesidad de dividir los Libro Principales de Contabilidad?

Los libros contables son archivos o documentos en los que se registra la información financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas operaciones realizadas durante un período de tiempo determinado.

De esta manera, su principal función consiste en llevar registros contables de manera ordenada y cronológica. Es por ello la Necesidad de dividir los libros principales de contabilidad ya que al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta, por eso se efectúa cada transacción en libros distintos como el diario y el mayor, además de ahorrarnos tiempo al momento de buscar una operación en especifica debido al orden que se llevaría en cada libro, siendo lo contrario si todo se registrara en uno solo.

1. Diarios Auxiliares

2.1 ¿Que son?

Este tipo de libro es un complementario al principal o general y sirve para la anotación cronológica de los asientos contables de una cuenta en específico. Es decir, que la anotación es diaria y esto se hace para llevar u obtener un mayor y mejor orden y control de sus operaciones.

Llevando estos diarios no tenemos que ir realizando cada operación en el diario general, sino que cada una de ellas se lleva en el diario especifico destinado únicamente para este tipo de operación.

2.2 Estructura y Uso

Registramos las operaciones de un determinado periodo, por ejemplo, un mes. Una vez registrada realizamos un resumen de las operaciones totales registradas en ese diario auxiliar correspondiente a ese mes, y formulamos un asiento resumen que va al diario general, luego se realizan los pases de dicho asiento al mayor general.

Una estructura como ejemplo de estos libros diarios auxiliares seria:

[pic 1]

2.3 Documentos mercantiles que sustentan sus registros

Los documentos mercantiles es toda constancia escrita sobre diferentes actividades comerciales de transacciones y compromisos entre partes, sean estas naturales o jurídicas.

Es por ello que entre los principales documentos podemos indicar como los más usados: el recibo, facturas, vale, acciones, letra, de cambio, pagare, etc. Estos sirven para el respaldo documental para el registro de las transacciones realizadas en cada libro Auxiliar, sean de Compras, Ventas, Banco, entre otras. Todos estos documentos son el sustento de un acto mercantil además de servir para exigir algún cumplimiento de compromisos adquiridos con terceros.

1. Mayores Auxiliares

3.1 ¿Que son?

Es un complemento del mayor general mediante el cual controlamos en forma individual las diferentes sub partidas que componen una determinada cuenta del mayor general.

Estos mayores auxiliares corresponden aquellas cuentas, cuya semejanza y particularidad permiten considerarlas como del mismo origen o naturaleza que la cuenta control del mayor general.

3.2 Estructura

Las cuentas del Libro Mayor generalmente tienen tres columnas de valores: debe, haber y saldo. En el auxiliar se agregan estas mismas columnas con la diferencia de que además se incluirá los detalles individuales y cada vez que se haga un cargo o un abono en libro mayor general deberá corresponder una anotación de igual naturaleza en la respectiva subcuenta en el libro auxiliar.

La suma de los saldos de las subcuentas de cada libro auxiliar será de igual, al saldo de la cuenta que tiene en el mayor de la cuenta colectiva.

Ejemplo de estructuras:

[pic 2]

3.3 Uso según la necesidad

Sus usos en contabilidad se realizan para llevar el seguimiento de los detalles relacionados con una cuenta del libro mayor. Es por ello que según sea la necesidad el libro auxiliar permite que una compañía tenga en conocimiento los detalles de las cuentas de clientes, cuentas de proveedores, cuentas bancarias y activos fijos entre otras, además también pueden ayudar a controlar el flujo de información que se maneje durante un periodo contable.

3.4 Relación del Mayor Auxiliar con el Mayor General

En teoría, su relación viene dada a que estos son sub-libros del Mayor General lo que significa que si se totaliza los saldos de todas las cuentas individuales tomadas en el libro mayor auxiliar al final de un período, este total debe coincidir con el saldo final de la cuenta que se haya usado en el libro mayor general. Si este no es el caso, y por lo general no lo es, se debe realizar una conciliación del sub-libro mayor auxiliar con el libro mayor. La conciliación del sub-libro mayor auxiliar con el libro mayor es el proceso de comparar los dos libros mayores para identificar las diferencias y los ajustes necesarios.

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