Documentos Mercantiles

Documentos mercantiles

la consulta: cuando en una empresa se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercadería deberá efectuar consultas acerca de estas y precios que requiere. La consulta puede realizarse de las siguientes formas

-por teléfono

-por carta

-internet

-por medio de la consulta escrita la empresa interesada busca la formulación de la oferta de los clientes respectivos.

La cotización: es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante.

La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax. En general deberá contener los siguientes datos

-descripción de calidad del grado de los productos en cuanto a calidad que cantidad

-detallar la época de despacho

-fijación exacta del precio

-vigencia de la cotización

El pedido: cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:

a) por teléfono; para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el origina al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se revisan las mercaderías.

b) por carta (fax); esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una información normal con el cliente pero también establecer un inconveniente de su lentitud.

c) mediante impreso; debe tener todos los datos necesarios para facilitar las relaciones en general deberán contener los siguientes datos.

-membrete de comprador

-numero de orden de compra

-fecha de emisión

-dirección donde deben entregarse las mercaderías

-identificación de vendedor

-relación de los artículos solicitados

-precios unitarios e impuestos parciales y totales

-condiciones y formas de pago

-condiciones especiales

-referencia a la cotización

-el pedido también puede ser llamada orden de compra

Guía de despacho: es el documento que acompaña la entrega de una mercadería. La guía de despacho se realiza un triplicado, el duplicado queda en posesión de emisor, el comprador recibirá original

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