Elaboración papeles de trabajos y redactar hallazgos

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Plan de auditorías internas
Código registro: 2305

Versión: 2.0
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Fecha: 09/08/2020

Ciclo:002

No. Audit: 01

Tipo de auditoria:  Auditoria de SG-SST

Objetivo de la auditoria

Realizar auditoria de gestión al  SG-SST perteneciente al proceso de Talento humano de la Constructora Ecodiseño  con el fin de identificar el grado de cumplimiento  de los objetivos,  planes, programas, y actividades planeadas dentro de dicho sistema, así como identificar irregularidades y errores presentados en la implementación y ejecución del SG-SST de la organización.

Alcance de la auditoria

La auditoría de gestión se llevara a cabo abordara todas las áreas de la empresa así como puestos de trabajo,  haciendo énfasis en el  cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST establecidos en la Resolución 1111 de 2017 por parte de Constructora Ecodiseño y sus principales contratistas.

Auditor líder: Paola Mondragón

Personal a auditar

Proceso o área

Alta Dirección

Gerencia General, Gerencia Talento Humano, Control Interno

Integrantes Copasst

Según áreas o procesos a los que pertenezcan los integrantes

Integrantes Comité De Convivencia

Según áreas o procesos a los que pertenezcan los integrantes 

Integrantes Brigada

Según áreas o procesos a los que pertenezcan los integrantes 

Administrador del SG-SST

Proceso Talento Humano / SST

Representante Empresas contratistas

Según áreas o procesos a los que pertenezcan los contratistas

Metodología

La auditoría se realizará en las instalaciones de la organización y puntos externos de trabajo como obras y bodegas con acompañamiento del personal anteriormente mencionado, los métodos utilizados en la auditoría serán:

• Entrevistas
• Listas de verificación
• Cuestionarios
• Revisión documental
• Muestreo
• Auditoría física con acompañamiento

Información de Ejecución

Día en que se llevará a cabo la auditoria

09 de agosto del 2020

Lugar donde se hará la auditoria

Bogotá Cr. 13 # 40 b – 41

Qué se auditará

SG-SST

Hora de iniciación

8:30 a. m.

Requisitos que se auditarán

• Política De SST
• Política De Seguridad Vial
• Política Ambiental
• Objetivo De SST
• Comités Y Brigadas
• Identificación De Riesgo
• Plan De Trabajo SST
• Programa De Inspección
• Responsabilidades
• Matriz Legal
• Participación De Colaboradores
• Promoción Y Prevención De Riesgos Laborales
• Plan De Emergencias

Documentos solicitados para realizar la auditoria

• Política de SST firmada por la gerencia de la compañía
• Política de ambiental firmada por la gerencia de la compañía
• Política de Seguridad vial firmada por la gerencia de la compañía
• Listados de asistencia y Votación elección comité de convivencia laboral
• Listados de asistencia y Votación elección copasst
• Acta de conformación Comité de convivencia laboral
• Acta de conformación Copasst
• Actas de reuniones comité de convivencia laboral
• Actas reuniones coppast
• Acta de conformación brigadistas
• Asistencia a capacitación brigadistas
• Reportes de accidentes o incidentes laborales ante Arl
• Investigaciones de accidentes laborales
• Matiz de riesgos laborales
• Plan de emergencias
• Matriz de epps
• Formatos firmados de entrega de epps
• Formatos de inspección de elementos de emergencia, extintores, puestos de trabajo e inspecciones locativas.
• Soportes de aplicación de exámenes de ingreso, periódicos, pos incapacidad y de retiro
• Plan de capacitación en SST
• Asistencia a capacitaciones de SST por parte de los colaboradores.
• Planificación e informe de simulacros realizados
• Acta firmada de aceptación de responsabilidades de los colaboradores dentro del Sg-SST

Equipo auditor

Firma

Paola Mondragón

Paola Mondragón

Nombre y firma del auditor líder

Autorizado por:

Fecha actualización

Paola Mondragón

María Esperanza Rodríguez

09/08/2020

NORMA EVALUADA

HALLAZGO

RECOMENDACION

1.1. ¿Existe una política actualizada de Seguridad y Salud en el Trabajo SST realizada en consulta con el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASST) o el Vigía Ocupacional que exprese los objetivos globales del Sistema de Gestión, esta tiene alcance sobre todos los trabajadores independientemente de la forma de contratación y vinculación, incluidos los contratistas y subcontratistas y sobre todos los centros de trabajo, está firmada por la alta gerencia y su divulgación es permanente?

Se evidencia existencia de una política para Seguridad y Salud en el Trabajo, sin embrago el comité COPASST se encontraba con funcionarios retirados.

Teniendo en cuenta que la cantidad de empleados para la empresa Constructora Ecodiseño supera los 50 colaboradores, se debe nombrar dos representantes del comité COPASST, y consignar en acta respectiva según  el Decreto 1443 de 2014 (compilado en el Decreto 1072 de 2015) articulo 11. 

1.2. ¿Se tiene documentado el diagnóstico de condiciones de trabajo (matriz de peligros y riesgos o panorama de factores de riesgo) y su actualización es permanente?

Se evidencia documentación de condiciones de trabajo, pero a la fecha no se encontraba actualizada hace 3 meses.

Se debe actualizar la matriz de peligros y riesgos o panoramas de factores de riesgo según política mes a mes.

1.3. ¿Se tiene documentado el diagnóstico de condiciones de salud (caracterización de la accidentalidad y ausentismo) y su actualización es permanente?

Se evidencia documentación de diagnóstico y su actualización, sin embargo, no es permanente su actualización.

Realizar seguimientos constantes para la caracterización de la accidentalidad y ausentismo y dejar evidencia en planilla respectiva.

1.4. ¿Se tiene documentado, divulgado y exhibido al menos en un sitio de la empresa el reglamento de higiene y seguridad industrial?

Se encontró evidencia del reglamento, pero no se encontraba exhibido a vista de los colaboradores.

Se recomienda dejar publicado el reglamento en un lugar visible por los colaboradores.

1.5. ¿Se tiene documentado el perfil sociodemográfico de la población de la empresa y su actualización es permanente?

No se encuentra documentado el perfil sociodemográfico de la población de la empresa.

Se recomienda documentar el perfil sociodemográfico de los colaboradores y a su vez realizar su respectiva actualización de ingreso y salida de personal.

1.6. ¿Se tienen identificados los requisitos legales aplicables a la empresa para el control de los factores de riesgo y se da cumplimiento a estos?

Si se evidencia documentación de los requisitos legales.

1.7. ¿Se definieron, documentaron y divulgaron los objetivos y metas de Seguridad y Salud en el Trabajo SST acordes con el diagnostico de las condiciones de trabajo y salud?

Se evidencia que desde el pasado mes de mayo 2020 no se cumple con la divulgación de los objetivos. Cabe resaltar ingreso de personal en los meses de junio y julio.

Es necesario con cada ingreso de personal. Y no mayor a dos meses después del ingreso de los colaboradores realizar la divulgación, objetivos y metas del SST.

1.8. ¿Se definieron, documentaron y divulgaron las actividades transversales vinculadas al cumplimiento de objetivos y metas de Seguridad y Salud en el Trabajo SST?

Se evidencia última actualización desde el pasado mes de mayo dichos procesos están definidos.

Se debe realizar actualizaciones a dichas actividades para dar cumplimiento a la norma.

1.9. ¿Se elaboró un plan de trabajo anual que identifica responsables, recursos e indicadores, para alcanzar cada uno de los objetivos y metas propuestos?

No se encuentra el plan de trabajo anual para la plena identificación de responsables, recursos e indicadores

Se debe implementar un plan de trabajo anual donde se identifique los responsables de los recursos (talento humano y material) e indicadores.

2.1. ¿Se ha definido la estructura responsable de liderar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST?

No se evidencia comité COPASST (actualizado) dado al incremento de personal. He de recordar que deben ser dos representantes.

 Se debe actualizar el comité COPASST con dos representantes activos dentro de la organización.

2.2. ¿La persona o equipo definido para liderar el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST tiene formación en el tema, es competente?

Dentro de las recomendaciones en el ítem 2.1, dicha persona debe tener una formación en el tema.

Se requiere capacitaciones constantes para los dos representantes (principal y suplente de comité COPASST) y guardar registro de la misma.

2.3. ¿Se han definido y comunicado los roles y responsabilidades que avalados por un nivel alto de dirección lideran el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST y estas responsabilidades hacen parte de la evaluación de desempeño?

Dentro de las evaluaciones de desempeño no se encuentra responsabilidad por parte de los colaboradores.

Divulgar y la responsabilidad que tiene cada trabajador dentro del SG-SST e incluirlas dentro de la evaluación del desempeño que se realiza a los colaboradores.

2.4. ¿Se ha conformado el Comité Paritario de Salud Ocupacional democráticamente o se ha elegido al Vigía Ocupacional de acuerdo con las exigencias de legislación colombiana y este se encuentra informado del desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST?

No se evidencia Vigía Ocupacional y tampoco comité, este se confundía con el comité de COPASST.

Según normatividad vigente se debe realizar el comité Vigía Ocupacional con los colaboradores de la organización.

2.5. ¿Se ha conformado el Comité de Convivencia y se ha elegido al Coordinador de Alturas de acuerdo con las exigencias de legislación colombiana y se han vinculado al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST?

No se evidencia Comité de convivencia y tampoco se ha elegido al coordinador de alturas según la normatividad vigente.

Se debe conformar el Comité de convivencia laboral de manera democrática con la participación de los colaboradores.

2.6. ¿Se ha conformado otros grupos de trabajo como apoyo al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SST?

No se evidencia otros grupos de trabajo que refuercen el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SST.

conformar todos los grupos que sean necesarios para velar por la salud y la integridad de los colaboradores y hacer cumplir la ley para el SG-SST

2.7. ¿Se consulta y promueve la participación de los trabajadores en la identificación de peligros y control de los riesgos propios de sus puestos de trabajo?

No se promueven a los colaboradores la identificación de peligros y control de los riesgos propios en los puestos de trabajo.

Integrar de manera activa a los colaboradores con la identificación de peligros y/o condiciones inseguras, así mismo promover pausas activas y ejercicios ergonómicos de las diferentes instalaciones en donde se labora

2.8 ¿Se garantiza información oportuna sobre la gestión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST a los trabajadores y canales de información que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en el tema?

Se evidencia registro por parte de base de datos de recursos humanos, sin embargo, dicha información estaba desactualizada el mes de julio de 2020.

Se recomienda alimentar dicha base para tener la información actualizada para con cada uno de los colaboradores

2.9. ¿Se garantiza la supervisión del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST, con cobertura en todos los centros y jornadas de trabajo?

Se supervisa la cobertura, pero no se tiene evidencia de esta. 

Es de vital importancia que se esté realizando monitorios constantes por la persona encargada del SG-SST a todos los puntos de trabajo por parte del profesional de SST

2.10. ¿Se realiza inducción y entrenamiento en aspectos generales y específicos de su cargo que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de lesiones y enfermedades laborales a todo trabajador que ingrese por primera vez a la empresa independientemente de su forma de contratación y vinculación y de manera previa al inicio de sus labores?

Se evidencia formato de inducción y entrenamiento sin embargo no se encuentra evidencia alguna durante el año 2019, según Decreto 1295 de 1994.

se debe realizar inducción y entrenamiento en aspectos generales y específicos de su cargo que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de lesiones y enfermedades laborales a todo trabajador que ingrese por primera vez a la empresa independientemente de su forma de contratación y vinculación y de manera previa al inicio de sus labores

 2.11. ¿Se ha definido, documentado y divulgado el plan de capacitación en SST acorde con el diagnostico de las condiciones de trabajo y salud y este es revisado como mínimo una vez al año con la participación del Comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigía de Salud Ocupacional?

Se evidencia documentado, pero no divulgado el plan de capacitación en SST.

definir y divulgar a inducción y entrenamiento en aspectos generales y específicos de su cargo que incluya entre otros, la identificación y el control de peligros y riesgos en su trabajo y la prevención de lesiones y enfermedades laborales a todo trabajador que ingrese por primera vez a la empresa independientemente de su forma de contratación y vinculación y de manera previa al inicio de sus labores

3.0. ¿Se comparan los indicadores que evalúan la estructura con los que se documentaron y divulgaron?
Política de SST
Asignación de responsabilidades
Documentos que soportan el programa de SST
Política de conservación de documentos
Asignación de recursos humanos, físicos y financieros
Evaluación inicial del programa (línea base)
Definición de objetivos de SST
Plan de trabajo anual y cronograma

Se evidencia comparación de los informes que corresponden al primer semestre del año 2020

3.1. ¿Se evalúa periódicamente con la participación del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASST) o el Vigía Ocupacional el cumplimiento de todos los componentes del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo y se determina si las acciones implementadas fueron adecuadas y eficaces?

No se evidencia participación del comité paritario de salud ocupacional.

Se debe integrar el COPASST en las diferentes evaluaciones que se realizan al SG-SST

3.2. ¿Se divulgan los resultados de la verificación a los niveles pertinentes de la empresa para tomar las medidas preventivas, correctivas o de mejora?

Se registran los documentos, pero no hay divulgación ni acceso a dichos resultados

Se debe divulgar los resultados de las diferentes evaluaciones realizadas

4.1. ¿El empleador garantiza los recursos necesarios para el perfeccionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST?

Si se encuentra evidencia de recursos necesarios para el perfeccionamiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo  

4.2. ¿Se implementan los ajustes al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST?

 Si se evidencia documentos pertinentes a los ajustes de sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-SST