ELABORAR PAPELES DE TRABAJO Y REDACTAR HALLAZGOS

El siguiente proceso de auditoria fue realizado en las instalaciones de la Agencia Coopfuturo en la ciudad de Bogotá, es un proceso real que como funcionaria me tocó presenciar y acatar y el cual tome de ejemplo para la elaboración del trabajo solicitado. He estado presente en el proceso de auditoría de control interno y estos son los criterios utilizados por el profesional con algunas modificaciones mías de lo que considero se debe hacer para mejorar basándome en lo aprendido en el referente del eje 3. Este es un proceso que se hace a cada agencia a nivel nacional cada semestre y para el estudio Bogotá, los procesos realizados fueron información verídica de fuente propia de la Cooperativa para dejar la evidencia que sirva de soporte para el trabajo.

Se realizara auditoria de control interno a la Cooperativa Coopfuturo donde se analizaran y evaluaran procesos de cumplimiento de las políticas y normatividades para la aprobación de los créditos educativos, además se revisara área de tesorería donde se hará arqueo de caja menor y cierre datafono, y por ultimo revisión general del sistema de archivo de la Agencia.

Los procedimientos utilizados fueron los que permiten evaluar y valorar el riesgo utilizando las técnicas de:

• Inspección: Para lo cual revisamos toda la documentación necesitada para los exámenes que fue extraída del archivo de la agencia.
• La observación: Estuve observando el proceso para poder llevarlo a cabo en el trabajo solicitado por el profesor.
• Los procesos analíticos: Se analizó y evaluó los procesos que pudieran poner en riesgo financiero el área analizada.
• La indagación: Se buscó toda la información pertinente que nos ayudara a ver cuáles eran las falencias en los créditos para determinar hallazgos en el proceso de auditoría.

FUENTE DE INFORMACIÓN

• Circular Reglamentaria N° 015-026-2013 LINEA DE CREDITOS COOPFUTURO

Parágrafo 1. Todo crédito aprobado por la Dirección u Coordinación debe cumplir con las políticas de crédito, las cuales son capacidad de endeudamiento el cálculo del ICI no debe sobrepasar el 60%, no estar reportados en centrales de riesgo y el resultado del PEC debe estar en estado Aprobado con un SCORE de 600 puntos.

• Circular Interna N° 08 del 06/06/2014 COMPROBANTES DE ADMISION Y VARIOS

Parágrafo 2. Todos los clientes deben ser asociados con un valor de aportes de $ 5.500 pesos y estos deben ser consignados en bancos para los respectivos cruces contables en el aplicativo.

• Estatutos de la Cooperativa, archivo de cartera tomado del aplicativo de la empresa (Gescoop)
• Reglamento de Caja
• Reglamento de Crédito y Cartera
• Folder de títulos Valores con Pagares y Carta de Instrucciones para la muestra tomada

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de los parámetros dispuestos por la Cooperativa en el correcto proceso de otorgamiento de los créditos educativos en relación al diligenciamiento de los formularios, beneficiarios de aportes y fondo mutual, verificación de los títulos valores, revisión de los recaudos de caja menor para afiliación de los asociados.

ALCANCE

La auditoría se realiza desde la revisión y aprobación de los créditos, el ingreso de los dineros por aportes, fondo mutual, consulta en centrales de riesgo, verificación del correcto diligenciamiento de formularios en beneficiarios con sus respectivas firmas y huellas, digitación en el aplicativo (Gescoop) de los datos, y los soportes que conforman la aprobación de los créditos a una muestra de 112, folder. Aclaro que en el trabajo presente solo utilizo una parte de los créditos como ejemplo para no volverlo tan extenso.

PROCESOS AUDITAR

1. Tesorería: Se realiza la revisión a la caja menor para mitigar los riesgos financieros y lo cual se identifica lo siguiente:

• Arqueo de caja menor: se verifican los soportes (recibos de caja) por una suma de $ 101.200 y en efectivo $ 48.000 para un total de caja autorizado de $ 120.000
• En la revisión de los cierre de datafono se identifica cierre correcta sin ninguna novedad

1. Cartera y Crédito: Se realiza verificación al cumplimiento de los requisitos según reglamento vigente de la Cooperativa, donde se minimiza el riesgo de pérdida de los títulos valores y de soportes que conforman el crédito para su aprobación.

• Se realiza evaluación a la cartera donde se tiene en cuenta cumplimiento de aprobación, documentación reglamentada, diligenciamiento de los formatos establecidos, firmas y huellas registradas en las solicitudes de créditos, títulos valores, montos autorizados.
• Revisión existencia física y diligenciamiento (firmas y huellas) de los pagarés de las muestras seleccionadas, se cotejan que las firmas y huellas tengan concordancia y el cumplimiento de lo normado sobre custodia y conservación de los mismos.
• Se verifica el diligenciamiento de los Títulos Valores correspondientes según la fuente de ingresos.
• Verificar firma de recibido del comprobante de desembolso (Plan de pagos).
• Verificación de los conceptos Pre-liquidados estén debidamente cobrados y hayan ingresado a la Cooperativa registrados tanto financiera como contablemente.

1. Aportes Sociales: En la revisión de constitución de aportes se pretende minimizar el riesgo legal y financiero por este concepto como titulares y codeudores pensionados los cuales se presentó novedad no dando cumplimiento con los estatutos a los siguientes casos:

Fuente: Propia se toman datos de la base de datos de la Cooperativa del programa Gescoop

Se solicitó el ingreso de los dineros el cual en el caso 1 la consignación de los aportes reposaba en la carpeta pero no se había hecho la consignación dado que el crédito correspondía al año 2019, el otro caso se consignó en el banco por parte de la funcionaria encargada y se solicita ser aplicado al sistema de forma inmediata.

1. Organización de la Agencia: Se realiza la organización de la oficina donde se evaluó lo siguiente: personal que maneja las llaves para la apertura de la oficina, se evidencia que no se cuenta con un sistema de alarma, tiene cámaras de seguridad, las rondas de vigilancias son hechas por el personal de seguridad del centro comercial donde está ubicada la agencia.

DESCRIPCION DEL TRABAJO REALIZADO

se procedió a dar apertura a la auditoria el día 11/05/2020, se toman los desembolsos desde el 1 de septiembre del 2019 hasta el 25 de marzo de 2020, donde se realiza verificación de los folder, seleccionados de los créditos, se verifica el correcto diligenciamiento de los formularios, el soporte de pago de los aportes y fondo mutual, la consulta en lavado de activos, la confirmación de datos, el nivel de endeudamiento, resultado de aprobación en centrales de riesgo por medio del score, los parámetros de aprobación en cuanto a tasa, plazo según línea de crédito y el acta de aprobación para los créditos que sobre pasan más de 12 SMMLV, donde se valida con la aprobación de la solicitud. Esta información se compara con los registros en el aplicativo (Gescoop) y por último se toman los pagarés y se comprueban huellas y firmas correctas.

DESARROLLO / HALLAZGOS

1. Los siguientes 7 créditos se identificaron que no tienen registrado el cálculo del ICI el cual corresponde al nivel de endeudamiento. Incumpliendo con las políticas de Crédito y Cartera y contribuyendo así con un riesgo de no recuperación de la misma.

Fuente: Propia se toman datos de la base de datos de la Cooperativa del programa Gescoop

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