Etapas Para Diseñar Un Sistema De Control Administrativo

INTRODUCCIÓN

Control administrativo: es el proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.

La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles (siempre pueden superar determinadas etapas para lograr sus objetivos fijados por la administración) y esta dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Los objetivos son el logro de:

• Diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones permite que se descubran síntomas sobre áreas problemáticas o áreas de aciertos para determinar las acciones que se deben realizar para corregir una situación o capitalizar un acierto.

• Comunicación: proporciona un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, informando los resultados que se logran de las diferentes actividades realizadas por la empresa.

• Motivación: el ser humano necesita ser estimulado, incentivado para lograr los objetivos de la empresa y también requiere que dichos objetivos no se encuentren en conflicto con los personales o de los grupos sociales ya que de existir oposición, los más perjudicados serán los de la empresa.

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

1.- Definición de los resultados deseados

El diseño de un bien sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. En esta etapa se debe tomar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables, y una vez obtenidos los resultados de manera cuantificable, deben ser relacionados con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con los objetivos fijados por la administración ya que el comportamiento humano influye en forma significativa sobre el éxito de cualquier proceso.

2.- Determinación de las Predicciones

En este punto nos dice que un control administrativo efectivo será aquel que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso de control ayudaran a la obtención de resultados deseados.

Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas. Algunas formas de definir los elementos predictivos son:

• Cambios en los niveles medibles de los insumos. Es decir prever situaciones tales como aumentos de sueldos ya que nos generará un nuevo gasto.

• Complejidad del proceso. Conocer el grado de complejidad que tiene una operación nos ayudara a determinar lo que se nos puede presentar durante el proceso.

• Síntomas. Los síntomas no influyen directamente en los resultados pero nos ayudan a predecir.

3.- Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados.

Lo que se pretende fijar en esta etapa se tiene que fijar un nivel aceptable, con el cual se harán comparaciones de corrección. Para ello se necesita un estándar en función de los resultados deseados.

Un ejemplo muy claro de ello sería en el departamento de finanzas, en la que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes, no es grave para la empresa, pero si un cierto número de clientes no responde,

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