Generar, ejecutar y controlar las órdenes de producción para cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes

OBJETIVO

Generar, ejecutar y controlar las órdenes de producción para cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes.

ALCANCE

Este procedimiento inicia cuando se recibe el pedido del cliente, se realiza la proyección de los volúmenes a producir y va hasta el despacho del producto terminado.

DOCUMENTOS APLICABLES

Formato orden de producción

Formato solicitud de materiales

Formatos hojas de trabajo

Planes de inspección

Formato informe diario de productos terminados

Salida de almacén

Remisión

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

RECIBIR PEDIDO

• La Secretaria General es la encargada de recibir los pedidos de los clientes por escrito asegurándose que queden claros los requisitos del cliente y que no hay diferencias entre el pedido y lo expresado verbalmente.

ANALIZAR INVENTARIOS

• La Secretaria General verifica existencias consultando los inventarios en el sistema.

• Se tienen en cuenta los pedidos que se han atendido después de la actualización del inventario.

GENERAR ORDEN DE PRODUCCIÓN

• La Secretaria General genera la orden de producción de acuerdo con las necesidades de los clientes.

• Para elaborar la orden de Producción se utiliza el formato “orden de producción” donde se registra el número de pedido, la fecha de emisión de la orden de producción y la fecha de entrega del producto terminado a almacén.

• El Jefe de Producción es el Responsable de establecer la fecha de entrega en la orden de producción.

• La orden de producción se entrega al Jefe de Producción para que programe la fabricación.

INCLUIR EN PEDIDOS PENDIENTES POR ENTREGAR

• Al momento de generar la orden de producción se incluye en el cuadro de pedidos pendientes por entregar registrando el número de pedido, referencia, cantidad y fecha programada de entrega.

SOLICITAR MATERIAS PRIMAS INDIVIDUALES AL ALMACÉN

• Diariamente se solicitan las materias primas o mezclas para cubrir las órdenes de producción utilizando el formato “solicitud de materiales”.

ENTREGAR MATERIAS PRIMAS

• El almacenista hace entrega de las materias primas o mezclas solicitadas de acuerdo con el “instructivo para la recepción y entrega de materiales”.

REMITIR A PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

• El Jefe de Producción consulta con el Almacenista las existencias de materia prima y se remite al procedimiento de Compras y Abastecimiento para realizar la requisición correspondiente.

• El Jefe de Producción solicita las materias primas al departamento de compras y abastecimiento utilizando el formato “requisición de materias primas e insumos” teniendo en cuenta que la fecha pactada de entrega son 2 días hábiles.

GENERAR HOJAS DE TRABAJO INDIVIDUALES

• El Jefe de Producción programa la fabricación generando las hojas de trabajo individuales para cada día y cada turno donde registra las referencias, colores y cantidades a producir durante el turno.

• Si hay mezcla se solicita al almacén y se generan las hojas de trabajo para las operaciones siguientes, si no hay mezcla genera las hojas de trabajo para dosificación y mezclado.

SEGUIMIENTO A ORDEN DE PRODUCCIÓN

• La secretaria General se asegura de que las órdenes de producción se estén desarrollando bajo condiciones normales de operación y así poder confirmar las fechas de entrega de los pedidos a los clientes que lo soliciten.

• Si por algún motivo se atrasa el programa de fabricación de modo que no se pueda cumplir con la fecha de entrega programada, el Jefe de Producción informa a la Secretaria General estableciendo una nueva fecha de entrega la cual se confirma con el cliente.

La Secretaria General informa a los clientes cuando no se les pueda cumplir con la fecha de entrega de los pedidos acordando con ellos una nueva fecha de entrega o la cancelación del pedido dejando evidencia de esta acción mediante una nota en el pedido con su firma, fecha, hora y nombre del contacto.

ENTREGAR PRODUCCIÓN A ALMACÉN DE P.T.

• El Jefe de Producción es el responsable de coordinar la entrega de la producción al Almacén.

• Diariamente al terminar la jornada de trabajo cada uno de los operarios entrega a almacén la producción terminada reportando cantidad de conformes y no conformes en la hoja de trabajo individual.

• El Almacenista es el responsable de verificar cantidades y referencias de los productos que ingresan al almacén, elaborar el reporte diario de productos terminados e ingresar la información al sistema DataKardex.

• El Almacenista es el responsable de almacenar el Producto Terminado en la estantería de la bodega según corresponda garantizando la preservación del producto.

ALISTAR

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