Guía para la “Administración de Riesgos”

Proyecto/Programa

Guía para la

“Administración de Riesgos”

Tabla de Contenido

1.        INTRODUCCIÓN        3

Propósito de la Guía para la Administración de Riesgos        3

2.        PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS        4

Administración de riesgos        4

Lineamientos para la Planificación de Administración de Riesgos        5

Lineamientos para la Identificación de Riesgos        5

Lineamientos para el Análisis Cualitativo y Cuantitativo de Riesgos        7

Lineamientos para la Planificación de Respuesta al Riesgo        7

Lineamientos para el Monitoreo y Control de Riesgos        9

3.        APÉNDICE A: REGISTRO DE CAMBIOS        10

Registro de Cambios        10

1. Introducción  

Propósito de la Guía para la Administración de Riesgos

El propósito de este documento consiste en describir los lineamientos para la ejecución de los procesos de administración de riesgos.  Dichos procesos son:

• Planificación de la administración de riesgos
• Identificación de Riesgos
• Analisis Cualitativo y Cuantitativo
• Planificación de Respuesta al Riesgo
• Monitoreo y Control

1. Proceso de administración de riesgos  

Administración de riesgos

La Administración de Riesgos está comprendida por los siguientes pasos:

• Planificar como será ejecutado cada uno de los procesos de administración de riesgos, durante todo el ciclo de vida del proyecto;

• Identificar y categorizar los riesgos
• Establecer los disparadores para los riesgos actuales y potenciales asociados al proyecto;
• Cualificar, cuantificar y priorizar los riesgos;
• Definir planes de respuesta para aquellos riesgos que lo ameriten, de acuerdo a los criterios definidos en su plan de Administración de Riesgos; y
• Evaluar los riesgos existentes, ejecutar y monitorear los planes de respuesta, e identificar y evaluar nuevos riesgos.

Lineamientos para la Planificación de Administración de Riesgos

• Realice una sesión de trabajo incluyendo el equipo de proyecto.  Si existen Subject Matter Experts (SME’s) deben ser incluidos en esta sesión.  Utilice la plantilla de “Plan de Administración de Riesgos” disponible en el portal de PMO
• Defina la estrategia, herramientas y fuentes de información que se utilizarán para la Administración de los Riesgos
• Establezca los roles y responsabilidades dentro del proceso de Administración de Riesgos y asígnelos a los miembros del equipo.  Registre la información en la matriz provista para estos fines dentro del Plan de Administración de Riesgos
• Establezca un calendario para el monitoreo y control de los riesgos, o en su defecto establézcalo como un punto de agenda dentro de la reunión de estatus del proyecto
• Evalué las categorías de riesgo definidas.  En caso de que se considere necesario agregar una nueva categoría, se debe consultar antes con el Consultor de Proyectos asignado.  Si el proyecto no cuenta con un Consultor, se debe validar la nueva categoría con la Oficina de Proyectos

Lineamientos para la Identificación de Riesgos

En la identificación de riesgos se determina cuales riesgos podrían afectar el proyecto, y se documenta sus características.  Las actividades de identificación de riesgos deben incluir a todo el equipo del proyecto.  Adicionalmente se puede incluir a expertos (SME’s) de áreas relacionadas, clientes, usuarios finales, otros líderes o Consultores de Proyectos y/u otros “Stakeholders”.

El proceso comprende los siguientes pasos:

1. Luego de haber desarrollado el Plan de Trabajo y el presupuesto preliminares, y basado en lo establecido en el Plan de Administración de Riesgos, realice una sesión de “Identificación de Riesgos” con todo el equipo del proyecto.  Se considerarán tanto los riesgos negativos, como los positivos (oportunidades).  En esta sesión se revisará la siguiente documentación:

• Acta Constitutiva
• WBS
• Draft del Plan de Proyecto
• Matriz de Stakeholders
• Documento de lecciones aprendidas de la Oficina de Proyectos y de proyectos similares
• Matriz de recursos y su disponibilidad
• Plan de trabajo y presupuesto preliminares
• Ruta Crítica preliminar del proyecto
• Plan de Proyecto y/o Acta Constitutiva de Proyectos interrelacionados

Adicionalmente efectúe una sesión de lluvia de ideas con el objetivo de identificar riesgos adicionales.

1. Realice entrevistas con los SME’s de las áreas relacionadas al proyecto, y si es posible a personal que haya laborado en otros proyectos similares
2. Entreviste a los principales “stakeholders” del proyecto para identificar los riesgos de alto nivel
3. Documente los riesgos identificados en la matriz de riesgos establecida
4. Clasifique los riesgos de acuerdo a las categorías establecidas en el Plan de Administración de Riesgos
5. Por último identifique y documente en la matriz los “disparadores” o síntomas que permitirán alertar cuando el evento de riesgo vaya a suceder.  En caso de no ser posible, se colocarán los primeros síntomas que indiquen que el evento de riesgo ya sucedió.  

Se recomienda una vez concluido el Análisis Cualitativo y Cuantitativo (Ver más adelante), realizar un análisis de “Causa-Raíz” para aquellos riesgos de mayor impacto (en la zona roja de de la representación gráfica de la Matriz de Riesgos), para determinar con mayor certeza el origen del riesgo.

Lineamientos para el Análisis Cualitativo y Cuantitativo de Riesgos

Este proceso consiste en evaluar el impacto y probabilidad de los riesgos identificados, con el objetivo de realizar una priorización de los mismos para la elaboración de los Planes de Respuesta.  

El mismo consta de los siguientes pasos:

• Registre en la matriz de riesgo los siguientes aspectos:  

• Fecha o fase del proyecto en la cual se presenta el riesgo
• Categoría o Aspecto funcional relacionado
• Descripción detallando el significado del mismo
• Tipo (Alcance, Tiempo, Costo o Calidad)
• Elemento del WBS o Tarea afectada
• Periodicidad en la cual se deberá revisar el riesgo

• Determine la probabilidad de ocurrencia y el impacto cualitativo de cada riesgo, mediante un sistema de votación entre los miembros del equipo.  Los valores de probabilidad e impacto se asignarán utilizando la escala establecida en el plan de Administración de Riesgos;
• Determine el valor de impacto cuantitativo para los riesgos con impacto en el Tiempo y Costo, en término de días de impacto o en valor monetario
• Calcule el Efecto o Valor Esperado del riesgo, multiplicando el porcentaje de la probabilidad por el valor de impacto
• Por último priorice los riesgos de acuerdo a su Valor Esperado; en primer lugar se organizarán los riesgos con un valor monetario asignado, de mayor o menor; luego se organizarán los riesgos con valor en días de impacto en este mismo orden.

Lineamientos para la Planificación de Respuesta al Riesgo

El proceso de Planificación de Respuesta al Riesgo consiste en elaborar los planes de acción para mejorar las oportunidades (Riesgos Positivos) y reducir las amenazas (riesgos negativos) a los objetivos del proyecto.  El mismo consta de los siguientes pasos:

• Identifique los riesgos a los cuales se les establecerá una respuesta, basado en los criterios definidos en el plan de Administración de Riesgos;
• Establezca el tipo de estrategia a utilizar para cada riesgo identificado y regístrelo en la matriz de riesgos.  Los tipos de estrategia a utilizar son los siguientes:

Para Riesgos Negativos o Amenazas

• Evitar:  Consiste en modificar el plan de administración del proyecto para eliminar la amenaza que presenta un riesgo adverso, para aislar los objetivos del proyecto del impacto del riesgo, o para dar holgura al objetivo que está en riesgo, ej. Extender el cronograma o reducir el alcance.
• Transferir:  Requiere mover el impacto negativo de una amenaza, conjuntamente con la responsabilidad del mismo a un tercero.  Ej.: Primas de Seguro, Subcontratación.
• Mitigar:  Implica una reducción en la probabilidad y/o el impacto de un evento de riesgo adverso.  Ej.: Prototipos, Redundancia.

Para Riesgos Positivos u Oportunidades

• Explotar:  Se utiliza para asegurar que la oportunidad sea alcanzada.  La misma busca eliminar la incertidumbre asociada a una oportunidad.  Ej.:  Asignar recursos más experimentados para lograr un mejor tiempo y calidad.
• Compartir:  Envuelve el asignar la propiedad a un tecero que posea una mejor capacidad para capturar la oportunidad en beneficio del proyecto.  Ej.:  Establecer sociedades, compañías o alianzas, con el propósito expreso de manejar las oportunidades.
• Mejorar o Realzar:  Consiste en modificar el tamaño de una oportunidad mediante el incremento de la probabilidad y/o el impacto, e identificando y maximizando los impulsores claves de la oportunidad.  Ej.:  Incrementar la oportunidad de crear nuevas capacidades de desarrollo de sistemas (Aplicaciones Web), mediante la asignación a un proyecto de recursos humanos internos, para reducir la dependencia en proveedores.

Estrategias tanto para Amenazas como para Oportunidades

• Aceptar:  Indica que el equipo del proyecto decidió no modificar el Plan de Administración del Proyecto para tratar con ese riesgo, o no pudo identificar una estrategia adecuada.  La misma puede ser pasiva o activa.  La aceptación pasiva no requiere acción alguna.  La aceptación activa implica el establecimiento de acciones para manejar la ocurrencia del evento de riesgo.  Ej.:  Planes de Contingencia, Esquema de Redundancia, Respaldo de datos, etc.

Estrategia de Respuesta Contingente (Aceptación Activa)

• Algunas respuestas son diseñadas para utilizarse sólo si ocurren ciertos eventos.  Para algunos riesgos es apropiado elaborar un plan de respuesta que sólo será ejecutado bajo ciertas condiciones predefinidas.  Esto, siempre y cuando se entienda que se contará con un aviso con el suficiente tiempo de antelación para implementar el plan.  Los eventos que disparan la “Respuesta Contingente”, tales como el incumplimiento de un Hito intermedio, deben ser definidos y rastreados.

• Elabore los planes de respuesta específicos y documente los mismos en la matriz de riesgos
• De ser necesario, establezca planes de respaldo en caso de que el plan de respuesta primario resulte inadecuado
• Documente los riesgos secundarios que se deriven de la implementación de los planes de respuesta
• Designe un dueño para cada riesgo, especificándolo en la matriz.  Esta persona será responsable de monitorear el estado del riesgo e implementar el plan de respuesta en caso de requerirse
• Actualice la matriz de roles y responsabilidades si es necesario, con los aspectos relacionados a la administración de riesgos
• Actualice el Plan de Costos y el Plan de Trabajo, incluyendo las actividades requeridas para implementar los planes de respuesta
• Calcule las reservas de contingencia de costo del proyecto, sumando los valores esperados (Probabilidad x Impacto) de los riesgos aceptados y mitigados
• Documente las reservas de contingencia de costo necesarias y solicite la aprobación al Steering Committee del proyecto.  Las reservas de contingencia no deben exceder el 10% del costo total del proyecto

Lineamientos para el Monitoreo y Control de Riesgos

Este proceso consiste en la identificación, análisis y planificación de nuevos riesgos; el monitoreo y re-análisis de los riesgos existentes, así como la revisión de la ejecución de los planes de respuesta y la evaluación de su efectividad.

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