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Cuestionario 1

1. ¿Cuáles son las razones para que el archivo sea popular?

Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados el alfabeto

Es directo es decir, los documentos pueden ser archivista y localizados inmediatamente sin consultar primero archivo auxiliares

Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones

2. ¿Cuáles son los elementos comunes de mayor parte de los archivos alfabéticos?

a) Guías principales

b) Guías secundarias o auxiliares

c) Guías especial auxiliar

d) Expedientes individual

e) Expedientes misceláneos

3. ¿Qué es una guía principal y donde se coloca?

Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes estas guías se encuentra al comienzo de las secciones.

¿Cuándo se utiliza una guía especial? En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después deuna guía principal para subdividir esa sección y destacar nombres importante5.

¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos? ¿Cómo seordena los documentos dentro de tales expedientes?

P

or lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciban más de cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía.los documentos dentro del expediente están ordenados cronológicamente con la ultima fecha al frente de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar 6.

¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en un archivo? ¿Cómo se ordena los documentos dentro de los expedientes? Al final de cada grupo de expediente misceláneo que lleva el encabezamiento de las guías de esa sección y se emplea para corresponsal cuyos documentos todavía no necesitan un expedienteindividual.

Cuestionario 2

1¿Qué es el archivo numérico? Consiste en la ordenación de acuerdo con números de código que pueden ser asignado por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el numero que apareceen un cheque o en una factura.2¿Hay carpetas misceláneas en el archivo numérico principal? Este contiene guía y expedientes individuales quellevan encabezamiento numérico.

3¿Cómo se ordenan las guías y expedientes en el archivo numérico principal? Están ordenados cronológicamente con el más reciente al frente.4¿Cómo se guarda un archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico? Se les asigna el número y se guardan en el archivo numérico principal.5¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del catalogo auxiliar o índice de tarjetas de un sistema numérico? Se registran todos los números de los corresponsales o asuntos que se manejan de una empresa.6¿Cómo se ordenan las tarjetas del catalogo auxiliar? Se ordena alfabéticamente.Cuestionario

13.- ¿Qué es archivo por asunto? El archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.14.- ¿Cuándo se debe utilizar el archivo? 1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.

2. Cuando es probable que los documentos sean solicitados por los asuntos que se refieren.3. Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o actividad se necesitan en un mismo tiempo.15.- ¿Cuál es la diferencia entre arreglo enciclopédico y el arreglo tipo diccionario de un sistema de archivo por asunto? El archivo por arreglo enciclopédico tiene divisiones,subdivisiones ordenadas en la misma frecuencia. Mientras que por arreglo de tipo diccionario no tiene divisiones ni

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