Informe del director general sobre la situación de la empresa "La Perla"

México D.F. a 22 de julio de 2013.

Lic. Juan Carlos Hernández Vite

Director General de “La Perla”

Me permito presentarle este informe sobre la situación de la empresa. Hago de su conocimiento que fue realizado con fundamentos teóricos, para obtener calidad y eficiencia máxima, tomando en cuenta el funcionamiento de la empresa y su historial de ventas.

La empresa está constituida sobre bases sólidas, pero existe desorganización en su estructura y apego a lo tradicional, lo cual le impide crecer y consolidarse en el mercado meta. La misión es clara, es decir, nos indica la razón de ser de la empresa: comercializadora de productos de consumo. En cuanto a la visión, considero que es difusa, ya que, no indica lo que la empresa quiere ser en un futuro, más bien es como un resumen de los valores de la organización y el perfil del administrador. Las metas y objetivos, son congruentes, puesto que, en ambos se establece el incremento de zonas de venta, utilidades y clientes. Solo encuentro una deficiencia que en las metas se indica que pretenden lograr presencia y posicionamiento estatal (Hidalgo) y en el objetivo a largo plazo se señala que además de conseguirlo en ese Estado, pretenden también hacerlo en Querétaro y Puebla.

Se le da mucho peso al departamento de ventas descuidando la formación y fortalecimiento del departamento de mercadotecnia, este es un gran error, dado que, sin una adecuada planeación y gestión de la publicidad, plaza, producto y precio, no se va a lograr el aumento en las ventas y por ende está en riesgo el crecimiento de la empresa.

El método de pronóstico de ventas que más se adecua para estudiar y entender la situación de la empresa es el análisis de series de tiempo, ya que, se basan en datos históricos y se fundamentan en que las ventas futuras se comportarán en función de los datos históricos. De las opciones de este, considero que el mejor es: el método de suavización exponencial, ya que, añade un factor de crecimiento (o de tendencia) a la ecuación como una manera de ajustar la tendencia con los datos reales, es decir, alfa utiliza un valor menor cuando las ventas reales son relativamente estables, mientras que para los valores fluctuantes se utiliza un valor de alfa más elevado.

Para superar los problemas la solución a es definir claramente la visión, elaborar la filosofía de la empresa y transmitirla a todos los miembros de la empresa, esta podría ser:

“Brindar una solución estratégica, honesta, positiva, sólida y rentable, en cuanto a la comercialización de productos de consumo, como bebidas y dulces, innovando, con calidad humana, compromiso, servicio respeto y una buena administración, enfocados a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas comerciales, colocándonos de esta manera como la comercializadora número uno a nivel estatal, así como tener un margen mayor de utilidades alto rendimiento y aumentar nuestras zonas de venta”.

Además de lo anterior se requiere reorganizar los departamentos de la empresa indicando funciones, responsabilidades y jerarquía de cada uno, entendiendo que todos son necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa, así como, de su crecimiento a corto y mediano plazo, y su mantenimiento a largo plazo. Se sugiere el siguiente organigrama:

Las funciones y responsabilidades de cada uno de los departamentos que conforman la empresa, deben estar documentados, por medio de políticas, reglamentos y procedimientos, para poder registrar avances y detectar áreas de mejora.

Para lograr las ventas indicadas en el pronóstico del año próximo, debemos contar con 7 vendedores, a los cuales se les asignarán zonas y se les solicitará una cuota de ventas,

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