Mapa Funcional Secretaria

Cargo

Secretaria

Dependencia

Gerencia General

Asistir y dar soporte a las diferentes áreas de la empresa

en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la empresa

1. Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia, cumpliendo los plazos establecidos por la empresa.

1. Recepcionar y registrar correspondencia de documentación entrante y saliente de la empresa.

1. Deriva correspondencia a los destinatarios de las áreas, considerando relevancia y asegurando la recepción por parte de éstos llevando un registro diario.

1. Coordinar envió de correspondencia de las áreas a través de servicios de correo externo respetando plazos establecidos.

1. Atender y Recepcionar a Personas externas y llamados telefónicos que llegan a la empresa, entregando información y orientación relativa a sus requerimientos.

1. Contestar llamadas telefónicas, registrando, y derivando a las respectivas áreas correspondientes  y dando respuesta a las consultas de su competencia.

1. Atender a personas externas que asisten a la empresa e informar o derivar al área correspondiente.

1. Coordinar viajes y actividades de las diferentes jefaturas de  áreas, realizando las reservas y planificación según naturaleza de cada actividad.

1. Coordinar, agendar y comprar pasajes para viajes solicitados por jefaturas de diferentes áreas.

1. Coordina transfer y hospedaje para los viajes planificados, según naturaleza de cada actividad, optimizando de recursos de la empresa.

1. Programar y controlar agenda para sala de reuniones

1. Registrar y controlar solicitudes de diferentes áreas para ocupar sala de reunión, aceptándolas o rechazándolas.

1. Coordinar con personal de aseo la preparación, distribución y aseo de salas de reuniones.

1. Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles como: computadoras, proyectores, sonido entre otros.

1. Atender los requerimientos de gerencia general y del directorio.

1. Organizar y gestionar agenda  de superiores, ayudándoles a organizar y jerarquizar las actividades.

1. Confirmar citas y reuniones que están en agenda con anterioridad.

1. Contestar, filtrar y derivar llamadas telefónicas de Gerencia General y Directorio.

1. Elabora y completa documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando y tipeando cartas, oficios, informes, entre otros, e imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de Gerencia general y del directorio en formatos establecidos.

1. Controlar y distribuir insumos de oficina.

1. Coordina mantención de insumos de oficina y materiales de aseo e higiene básicos a disposición de los usuarios.

1. Gestionar compra con los proveedores para asegurar de que haya stock en bodega.

1. Solicitar mensualmente lista de artículos de oficina a las diferentes áreas para su distribución.

1. Organizar y controlar presupuesto de artículos de oficina.