Cargo | Secretaria |
Dependencia | Gerencia General |
Asistir y dar soporte a las diferentes áreas de la empresa en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la empresa
| - Recepcionar, registrar y distribuir correspondencia, cumpliendo los plazos establecidos por la empresa.
| - Recepcionar y registrar correspondencia de documentación entrante y saliente de la empresa.
|
- Deriva correspondencia a los destinatarios de las áreas, considerando relevancia y asegurando la recepción por parte de éstos llevando un registro diario.
|
- Coordinar envió de correspondencia de las áreas a través de servicios de correo externo respetando plazos establecidos.
|
- Atender y Recepcionar a Personas externas y llamados telefónicos que llegan a la empresa, entregando información y orientación relativa a sus requerimientos.
| - Contestar llamadas telefónicas, registrando, y derivando a las respectivas áreas correspondientes y dando respuesta a las consultas de su competencia.
|
- Atender a personas externas que asisten a la empresa e informar o derivar al área correspondiente.
|
- Coordinar viajes y actividades de las diferentes jefaturas de áreas, realizando las reservas y planificación según naturaleza de cada actividad.
| - Coordinar, agendar y comprar pasajes para viajes solicitados por jefaturas de diferentes áreas.
|
- Coordina transfer y hospedaje para los viajes planificados, según naturaleza de cada actividad, optimizando de recursos de la empresa.
|
- Programar y controlar agenda para sala de reuniones
| - Registrar y controlar solicitudes de diferentes áreas para ocupar sala de reunión, aceptándolas o rechazándolas.
|
- Coordinar con personal de aseo la preparación, distribución y aseo de salas de reuniones.
|
- Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles como: computadoras, proyectores, sonido entre otros.
|
- Atender los requerimientos de gerencia general y del directorio.
| - Organizar y gestionar agenda de superiores, ayudándoles a organizar y jerarquizar las actividades.
|
- Confirmar citas y reuniones que están en agenda con anterioridad.
|
- Contestar, filtrar y derivar llamadas telefónicas de Gerencia General y Directorio.
|
- Elabora y completa documentación interna y/o externa (física y electrónica), redactando y tipeando cartas, oficios, informes, entre otros, e imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos, según requerimientos de Gerencia general y del directorio en formatos establecidos.
|
- Controlar y distribuir insumos de oficina.
| - Coordina mantención de insumos de oficina y materiales de aseo e higiene básicos a disposición de los usuarios.
|
- Gestionar compra con los proveedores para asegurar de que haya stock en bodega.
|
- Solicitar mensualmente lista de artículos de oficina a las diferentes áreas para su distribución.
|
- Organizar y controlar presupuesto de artículos de oficina.
|
