OFICINISTAS GENERALES

nforme resumido para: 43-9.061,00 - Oficinistas generales

Realiza responsabilidades demasiado variadas y diversas, se clasificarán en cualquier ocupación clerical oficina específica, que requiere el conocimiento de los sistemas y procedimientos de la oficina. Tareas administrativas pueden ser asignadas de conformidad con los procedimientos de la oficina de establecimientos individuales y pueden incluir una combinación de contestar teléfonos, contabilidad, mecanografía o procesamiento de textos, estenografía, operación de máquinas de oficina y de presentación.

Muestra de títulos de trabajo reportadas: Administración Auxiliar, Auxiliar Administrativa de la Secretaria, Gerente de Oficina, Recepcionista, Secretaria, Asistente de oficina, Empleado de Oficina, Telefonista, coordinador de la oficina

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Tareas

Operar máquinas de oficina, como fotocopiadoras y escáneres, máquinas de fax, sistemas de correo de voz, y las computadoras personales.

Responda teléfonos, llamadas directas y tomar mensajes.

Mantener y actualizar los sistemas de archivo, inventario, correo y bases de datos, ya sea manualmente o utilizando una computadora.

Comunicarse con los clientes, empleados y otras personas a responder a las preguntas, difundir o explicar la información, tomar pedidos, e investigar denuncias.

Abrir, ordenar y enrutar el correo entrante, la correspondencia respuesta, y preparar el correo saliente.

Compilar, copiar, clasificar, y los registros de archivo de actividades de oficina, transacciones comerciales, y otras actividades.

Calcular, registrar y revisar los datos y otra información, como registros o informes.

Tipo, formato, corregir y editar la correspondencia y otros documentos, de notas o aparatos para dictar, mediante ordenadores o máquinas de escribir.

Horarios de trabajo completos, gestionar calendarios, y organizar citas.

Revise los archivos, registros y otros documentos para obtener información para responder a las solicitudes.

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Herramientas y Tecnología

Herramientas utilizadas en esta ocupación:

Franqueo o con franqueo máquinas - Máquinas de franqueo

Consola Mainframe o terminales tontas - terminales de computadora

Fotocopiadoras - Equipo de fotocopiado

Escáneres escáneres de entrada de datos -

Máquinas de escribir - máquinas de escribir eléctricas

Tecnología utilizada en este trabajo:

El software de contabilidad - software de facturación, software de contabilidad, software de Intuit QuickBooks, software de Sage Peachtree

Interfaz de usuario de base de datos y el software de consulta - Alpha Software Alfa Cinco, Microsoft Access; Propertyware; St. Paul Travelers e-CARMA

Software de gestión documental - La presentación del software del sistema, software de administración de registros, software de sistema de transcripción

Software suite de Office - Ayuda de Google Docs * ; software de Microsoft Office

Hojas de cálculo - Microsoft Excel

* Software desarrollado por un organismo gubernamental y / o distribuido como freeware o shareware.

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Conocimiento

Clerical - Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina tales como procesamiento de textos, gestión de archivos y discos, estenografía y la transcripción, el diseño de formas, y otros procedimientos de la oficina y la terminología.

Cliente y personal de servicio - Conocimiento de los principios y procesos para proporcionar al cliente y servicios personales. Esto incluye la evaluación de las necesidades del cliente, el cumplimiento de normas de calidad para los servicios, y la evaluación de la satisfacción del cliente.

Idioma Inglés - Conocimiento de la estructura y el contenido del idioma Inglés, incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, reglas de composición y gramática.

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Habilidades

Escuchar activamente - Dar plena atención a lo que otras personas están diciendo, tomarse el tiempo para entender los puntos están realizando, haciendo preguntas, según proceda, y no interrumpir en momentos inapropiados.

Comprensión de lectura - Entender oraciones y párrafos escritos en documentos relacionados al trabajo.

Hablar - Hablar con otros para transmitir información de manera eficaz.

Perspicacia social - Ser consciente de las reacciones de los demás y entender por qué reaccionan como lo hacen.

Gestión del Tiempo - Gestión del tiempo propio y el tiempo de los demás.

Escritura - Comunicarse eficazmente por escrito y de acuerdo a las necesidades de la audiencia.

Orientación al Servicio - Activamente buscando maneras de ayudar a la gente.

Pensamiento crítico - Usar la lógica y el razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de soluciones alternativas, conclusiones o enfoques a los problemas.

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Habilidades

Comprensión oral - La capacidad de escuchar y entender la información e ideas que se presentan a través de palabras y oraciones.

Expresión Oral - La capacidad de comunicar información e ideas al hablar para que otros puedan entender.

Discurso Claridad - La capacidad de hablar con claridad para que otros puedan entender.

Comprensión escrita - La capacidad de leer y entender la información e ideas presentadas por escrito.

Reconocimiento de voz - La capacidad para identificar y comprender el habla de otra persona.

Expresión escrita - La capacidad de comunicar información e ideas por escrito para que otros puedan entender.

Vista de Cerca - La capacidad de ver detalles a corta distancia (dentro de algunos pies del observador).

Categoría Flexibilidad - La capacidad de generar o utilizar diferentes conjuntos de reglas para combinar o agrupar cosas de diferentes maneras.

Razonamiento deductivo - La capacidad de aplicar reglas generales a problemas específicos para producir respuestas que tengan sentido.

Información para pedidos - La capacidad de arreglar cosas o acciones en un cierto orden o patrón de acuerdo a una norma o conjunto de normas específicas (por ejemplo, patrones de números, letras, palabras, imágenes, operaciones matemáticas).

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Actividades de trabajo

Interacción con Computadoras - El uso de computadoras y sistemas informáticos (incluyendo hardware y software) para programar, escribir software, configurar las funciones, introducir datos, o información del proceso.

La comunicación con los supervisores, compañeros o subordinados - Proporcionar información a los supervisores, compañeros de trabajo y subordinados por teléfono, por escrito, correo electrónico o en persona.

Documentación / Información grabación - Introducir, transcribir, registrar, almacenar, o el mantenimiento de la información en formato electrónico o / magnética escrito.

Realización de Actividades Administrativas - Realizar tareas administrativas del día a día como el mantenimiento de los archivos de información y el procesamiento de papeleo.

Obtener información - Observar, recibir, y por otra parte obtener información de todas las fuentes pertinentes.

Comunicación con personas fuera de la organización - Comunicación con personas fuera de la organización, que representa a la organización a los clientes, el público, el gobierno y otras fuentes externas. Esta información puede ser intercambiada en persona, por escrito o por teléfono o correo electrónico.

Procesamiento de la información - Recopilar, codificar, clasificar, calcular, tabular, auditar o verificar la información o los datos.

Organizar, planificar y priorizar el trabajo - Desarrollo de objetivos específicos y los planes para establecer prioridades, organizar y llevar a cabo su trabajo.

Establecer y mantener relaciones interpersonales - El desarrollo de relaciones de trabajo constructivas y de cooperación con los demás, y su mantenimiento en el tiempo.

Realizar a favor o en trabajar directamente con el público - Realización de las personas o que tratan directamente con el público. Esto incluye atender a los

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