PLAN DE CUENTAS POR PAGAR PARA SEGUROS CARACAS

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las organizaciones surgen por la necesidad de revisar y mejorar sus operaciones para obtener resultados idóneos y convertirse en empresas sólidas. El Control Interno representa una pieza clave del éxito para mantener su continuidad y seguimiento de las normativas para la consecución de los objetivos por la cual se creó la empresa.

En este sentido, para asegurar el cumplimiento de los propósitos, políticas y normas de las compañías se hace necesaria la evaluación de sus controles internos, a fin de analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo las actividades de la misma, y de existir algunas desviaciones, tomar las decisiones que realmente se correspondan en el momento preciso. Sin embargo el Control Interno, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las actividades prácticas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la capacidad discrecional de los Directivos, que tienen la potestad de no regirse precisamente por reglas, sino de las convenciones tomadas entre los socios de la organización.

Entre los elementos que constituyen un Control Interno se encuentran el reconocimiento de la existencia de uno o más componentes funcionales o de acción, conocidos como actividades, además de los centros por áreas de responsabilidad, o unidades administrativas. Las Unidades Administrativas, permiten la libertad de acción dentro de límites definidos, tomándose en cuenta la relación directa de las erogaciones con respecto a una autoridad individual especificada. Para que se efectué la planeación del producto final, mediante un presupuesto adaptado a la estructura de organización y a sus componentes funcionales, conservando así, simultáneamente, las disciplinas de operación y la adopción de los estándares de comparación y otras medidas de realización como los costos, controles de calidad y metas de tiempo.

El estudio está dividido en cinco capítulos, los cuales se encuentran estructurados de la siguiente manera:

Capítulo I, El Problema, contiene la conceptualización del problema presente en el procedimiento de cuentas por pagar de la empresa Seguros Caracas de Liberty Mutual, Sucursal Lechería, para seguidamente presentar los objetivos (generales y específicos) que servirán de base para el desarrollo del tema, la justificación, el alcance y delimitación del problema.

Capítulo II, Marco Referencial, contiene el desarrollo del trabajo propiamente; se incluyen los antecedentes de la investigación dirigidas al tema, de igual manera se muestran las bases legales y bases teóricas entre las que destacan: definición de los procedimientos, cuentas por pagar, factura, entre otros, y por último se presentan la definición de términos operativos o técnicos utilizados para una mejor comprensión.

Capítulo III, Marco Metodológico, ser refiere a la metodología de investigación que se utilizó. Comprende el Tipo y Diseño de la Investigación, Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos, Técnicas de Procedimiento y Análisis de Datos.

Capítulo IV, Resultados, se presentan los resultados obtenidos de las encuestas, con la finalidad de organizar la información obtenida para extraer conclusiones que permitan responder a las interrogantes que motivaron esta investigación.

Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones, en esta parte se darán a conocer los hallazgos obtenidos y los logros alcanzados en la investigación, así como las referencias bibliográficas que contemplan el desarrollo de esta investigación.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Conceptualización del problema

Todo sistema de Control Interno de una empresa de bienes y/o servicio se encarga de analizar, clasificar, registrar y restituir las transacciones y operaciones financieras de la misma, es por ello que el financiamiento eficiente del proceso de Cuentas por Pagar, constituye un aporte de vital importancia para el funcionamiento de las operaciones contables y administrativa de una organización.

En efecto, para una empresa es indispensable que el Control Interno de las Cuentas por Pagar este bien definido, ya que de esta manera mejorará el funcionamiento, calidad, confiabilidad y seguridad de los procesos, los cuales comprenden todo lo referente al pago, que se inicia desde la recepción de la factura a crédito hasta el momento de efectuar la cancelación al proveedor. Éste control abarca un conjunto de operaciones y transacciones que si no son ejecutadas en forma efectiva, causaría fallas; por tanto es importante que las organizaciones posean un Control Interno de las cuentas que satisfagan sus compromisos ante terceros.

Al respecto Rodríguez (2004), señala que:

“Para que una organización logre las metas propuesta es importante que cuente con un sistema de control interno formalmente establecido en el área de cuentas por pagar, con la finalidad de obtener las facturas ordenadas cronológicamente, para que la gerencia la evalué y proceda a las cancelaciones de las mismas en base al aprovechamiento de los descuentos por pronto pago o la importancia que tienen estos para los distribuidores que suministran la materia prima que requiere la organización en el procesamiento y obtención de sus producto terminados.”(Pág. 20).

Tomando en cuenta lo contemplado en esta cita, el Control Interno de las Cuentas por Pagar constituye un factor básico que opera de una u otra forma en la administración de cualquiera organización mercantil y se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación en su conjunto, para cumplir con las deudas adquiridas con los proveedores dentro de campos de acción factibles.

En general se dice que existe un control de Cuentas por Pagar bien diseñado y cuidadosamente aplicado cuando una organización opera sin dificultades en la tramitación y posterior cancelación de las facturas a créditos de sus proveedores.

Hernández (2005) señala que el Control Interno de:

“Las cuentas por pagar son las obligaciones presentes de un ente económico, cuyo vencimiento y pago requiere la utilización del capital de trabajo. Por esta razón, se deben tomar en cuenta tres aspectos para su administración efectiva: el análisis de la liquidez, la planificación y control de las obligaciones; para esto la organización debe contar con un sistema eficiente de pago de las facturas cronológicamente, a fin de evitar la generación de costos adicionales como el pago de interese de mora, los que algunas veces representan riesgos de liquidez importantes y la suspensión de créditos.” (Pág. 40).

La importancia de un correcto manejo de las Cuentas por Pagar se deriva de la necesidad de administrar apropiadamente el efectivo con que cuentan las empresas. Todas las organizaciones quieren operar de manera eficiente (utilizando de forma óptima los recursos) y más rentable (generando valor) posible.

El hecho de no contar con información oportuna y veraz impide la toma de decisiones adecuadas que permitan aprovechar oportunidades e identificar riesgos, la cual afecta el desempeño de la organización con relación a los pagos de los proveedores, que en su mayoría es ocasionada por la desorganización de las facturas a créditos generando un enorme riesgo operativo que podría repercutir en la desconfianza hacia la empresa y finalmente afectarla financieramente.

Actualmente, algunas empresas han presentado descontrol en las Cuentas por Pagar lo que ha ocasionado deficiencias que pueden afectar la relación organización -proveedores, por causa de los retrasos de las cancelaciones de las facturas a créditos.

La empresa Seguros Caracas de Liberty Mutual, Lecheria es una sucursal autorizada para la comercialización y servicio post-venta del ramo asegurador en Venezuela (pólizas de vehículos, personas, bienes muebles e inmuebles, entre otros), la cual no escapa de las dificultades antes mencionadas, ya que en la actualidad, opera con métodos no muy bien definidos, ni centrados en sus cuentas por pagar, cuya función es recibir y revisar las facturas emitidas por los proveedores consignados por compras de materiales o servicios.

A través de una observación directa realizada al procedimiento de Cuentas por Pagar del departamento de administración de la empresa Seguros Caracas de Liberty Mutual, Sucursal Lechería del estado Anzoátegui, se logro detectar que no se cumple a cabalidad con los procedimientos de cuentas por pagar, esto se debe a que no cuenta con un control interno efectivo para ese departamento, como ejemplo de esta situación se puede mencionar que la persona encargada del departamento no emite un listado de las deudas contraídas por la empresa, no lleva un control de las facturas que están pendientes de pago, no le hace seguimiento a las facturas que son recibidas por otros departamentos de la empresa y poseen un sistema desactualizado, lo cual ha generado conflictos y pérdidas de tiempo puesto que los proveedores se quejan de los cheques no están listos a tiempo y además no se especifica un día fijo para el retiro de cheques.

Como evidencia de ello fue lo acontecido en mes de Diciembre 2010 cuando varios proveedores acudieron a la empresa a retirar sus cheques, encontrándose que los mismos no estaban emitidos.

Por tanto, se hace necesario, evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa Seguros Caracas de Liberty Mutual, sucursal Lechería. Con la finalidad de determinar las causas y consecuencia

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