PPT LIBRO DIARIO Y MAYOR

Introducción

El tema a tratar es conocido desde hace décadas, sin embargo no se emplea en muchísimos negocios y empresas como lo que es, una excelente herramienta de ayuda a los directivos en la toma de decisiones.

Recientemente y por curiosidad tuve la oportunidad de participar brevemente en un seminario que un especialista de la empresa donde trabajo impartía a directivos de distintos niveles sobre el tema con el objetivo de elevar los conocimientos particulares sobre economía y en su formación general.

La vigencia en la utilización de esta herramienta de dirección, independientemente del tamaño de la empresa, compañía o negocio y que en muchas de ellas no se emplea por desconocimiento o por pensar que se trata de más burocracia dado el desconocimiento de su alcance, a continuación se exponen un grupo de elementos que pueden servir para la comprensión y aplicación de la misma.

Desarrollo

En mucha de la literatura consultada el tema se trata como algo que indudablemente se conoce y domina y eso hace que queden sueltos muchos cabos que si no se precisan, inhiben la implementación de esta importante y necesaria herramienta de ayuda a la toma de decisiones por la dirección.

Es importante aclarar que el Punto de Equilibrio, también es conocido como Punto Crítico o Punto Muerto, pero la definición es la misma, “es donde el valor de las ventas o el volumen de un producto y los gastos (costos de ventas más gastos generales y de administración) son iguales, dicho de otra forma, si se vende o producen cantidades de productos por debajo de esa cantidad la empresa operará con pérdidas, mientras que si se vende o producen productos por encima de ese valor la empresa operará con utilidades”. Para lograr coincidencia en lo adelante le llamaremos Punto de Equilibrio y lo representaremos por PE.

El cálculo del punto de equilibrio se puede desarrollar con la ayuda de formulaciones matemáticas o empleando gráficos que contribuyen a una mejor comprensión del concepto en sí.

Lo más general en la literatura consultada es el empleo de las fórmulas matemáticas siguientes:

Para trabajar y calcular el PE es necesario que los costos se clasifiquen según por la forma en que se comportan en el volumen de producción:

Gastos Fijos: Son aquellos gastos que permanecen inalterables en su magnitud independientemente de la variación de las ventas en unidades monetarias o del volumen físico de producción.

Están dentro de esta categoría los gastos generales y de administración, la depreciación de los activos fijos tangibles o intangibles, los gastos de salarios y los impuestos, otros gastos asociados a la fuerza de trabajo, como pudiera ser su hospedaje, alimentación, etc. que corren a cargo de las empresas en los trabajadores de la dirección y control de las Fabricas, obras, talleres y los gastos propios de las unidades empresariales de base.

Gastos Variables: Son los gastos que fluctúan en correspondencia con la variación de las ventas en unidades monetarias o de los volúmenes de productos en unidades físicas.

Están dentro de esta categoría los materiales para la producción, los servicios productivos recibidos.

Cuando se trata del salario de los trabajadores directos a la producción cuya cantidad en número y en magnitud de salario varía en función de la producción a alcanzar (pagos por rendimiento o destajo) y con ello los impuestos y otros pagos a cuenta de la empresa, también pueden considerarse variables, aunque debe de ser objeto de evaluación específicas en cada caso.

Separar los costos fijos de los variables tiene otras ventajas:

1. Un control efectivo de los costos

2. Una acertada y estable determinación de los precios a todos los niveles del volumen de producción.

3. Una planificación científica de las utilidades.

Antes de continuar debe de aclararse que para lograr que el cálculo del PE esté sustentado y fundamentado técnicamente, la contabilidad de la empresa debe reflejar los hechos económicos, estar definida dentro del Manual de Contabilidad el procedimiento para registrar ambos gasto y asegurar de que dicho registro se correspondan con la realidad, de lo contrario no es posible tener certeza de que el PE calculado sea el correcto y por tanto, no se podrá ofrecer a nadie para que lo emplee como herramienta para la toma de decisiones. Hoy no ocurre esto en un número considerable de empresas y, ese es el primer escoyo que aparece cuando se intenta implementar este proceso a la gestión empresarial.

Será necesario además tener presente que a los efectos del empleo de esta herramienta, se consideran ingresos a los derivados de las ventas solamente, por tanto no deben considerarse otros ingresos financieros, de igual forma como bien se expresa en la definición tampoco pueden considerarse los otros gastos ajenos al costo de ventas y a los gastos generales y de administración, y por último la utilidad a la que se hace referencia es a la utilidad del período que resulta de la operación siguiente: (Ventas – (Costes de Ventas + Gastos Generales y de Administración)).

A la representación gráfica del PE se denominará en lo adelante Gráfico de Pérdidas y Ganancias y de forma abreviada Grafico PG y su representación general aparece en la Figura 1, en el eje horizontal se representan la cantidad de unidades vendidas, mientras que en el eje vertical están representados los costos, las utilidades o las pérdidas (la escala crecerá desde cero hasta el valor máximo de ingresos (siendo los ingresos la suma de los gastos más la utilidad), lo que será igual a la cantidad de unidades vendidas por el precio de ventas), la línea paralela al eje horizontal representará los gastos fijos, que como se aprecia no varían con el incremento del volumen de productos vendidos.

Figura 1.

La recta que nace en el punto (0,0) representa las ventas y termina en el intercepto imaginario entre el volumen de unidades vendidas eje horizontal y el valor de las ventas eje vertical, mientras que los gastos totales estarán representados por la recta que inicia en la intercepción de la recta de los gastos fijos con el eje vertical y aumentan en función del incremento de las unidades vendidas, como consecuencia del movimiento del gasto variable en función del movimiento de las unidades vendidas. El punto donde coincide la recta de los ingresos con la de los costos totales es el PE, el valor que le corresponde en el eje horizontal (VPE) será la cantidad de productos, mientras que el valor que le corresponde en el eje vertical será el valor en unidades monetarias de las ventas correspondientes a esa cantidad de productos que es necesario alcanzar para que se cubran los gastos con los ingresos, es decir, no tener pérdidas ni utilidades. Si la cantidad de productos no rebasa el punto de equilibrio (V1) la empresa operará con pérdidas y la magnitud de esa pérdida será la distancia que exista entre la diagonal de las ventas y la recta de gastos totales al ser cortadas por la recta que represente el volumen de productos vendidos en el eje vertical, como se aprecia en la parte roja de la figura 1.

Si cantidad de productos vendidos (V2) superan el PE, la empresa operará con utilidades y, el nivel de utilidad será la diferencia entre los mismos ejes, pero en la parte verde como se puede apreciar en figura 1.

Como se puede apreciar el gráfico permite una mayor visión e interpretación de lo que realmente ocurre en un determinado momento y siempre que las condiciones iníciales (gastos fijos, gastos variables y/o precio de ventas) no varíen.

A grandes rasgos el PE es útil para estudiar las relaciones entre los costos, el volumen y los precios; es útil para fijar precios; para controlar los costos y para tomar decisiones a cerca de los programas de expansión (inversiones). Sin embargo, el análisis del PE tiene limitaciones, sobre todo en su representación en este tipo de gráfico.

Una de sus limitantes radica en que cualquier gráfico lineal del punto PE se basa en un precio constante de ventas. Por tanto, para estudiar las posibilidades de utilidades para diferentes precios, es necesario tener una serie completa de gráficos, una para cada precio, lo que hace compleja esa comparación.

El análisis gráfico del PE también puede ser deficiente con relación a los costos. A medidas que aumenta el nivel de ventas, la empresa debe contratar trabajadores adicionales, utilizar horas extras o usar algunas de las instalaciones menos productivas, lo cual producirá un incremento en los costos variables. Si se requiere planta y equipo adicional para satisfacer la demanda de ventas, los gastos fijos también aumentarán en determinados rangos. Tales cambios en los gastos fijos y variables de la empresa influirán sobre el nivel y sobre la pendiente de la función de gastos totales. Al aumentar los costos variables la función de gasto tendrá una pendiente más inclinada, mientras que los cambios en el nivel de gastos fijos influirán sobre la ordenada en el origen o intercepto de la línea de gastos totales con el eje vertical. Por lo que se requeriría de una gráfica de PE para cada conjunto de costos fijos y variables, así como para cada precio.

No obstante, existe una variante del gráfico para representar el PE que elimina los inconvenientes antes mencionados y por tanto permite montar y comparar en un mismo gráfico varias variantes

...