Registro de las operaciones mercantiles y disposiciones legales de los Libros de Contabilidad

Registro  de  las  operaciones  mercantiles  y  disposiciones  legales  de  los Libros  de  Contabilidad.

Ciclo contable

El ciclo contable es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una empresa. En este periodo se hace un registro contable de manera sistemática y cronológica en el que se refleja la actividad de la empresa. Normalmente, el ciclo contable suele ser de un año, aunque también hay empresas cuyos ciclos contables son mensuales, trimestrales o semestrales.

El proceso contable lo componen todos los pasos que hay que seguir desde que ocurre un hecho contable hasta que es introducido en el sistema y, por tanto, tiene su reflejo en los estados financieros.

Al comienzo del ejercicio contable, la empresa cuenta con un determinado patrimonio. Durante el ejercicio, conforme vaya realizando operaciones, éste se verá alterado, al tiempo que se irán generando unos resultados al desarrollar su actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la incidencia del resultado en el patrimonio empresarial, deberá proceder a calcularlo. Los pasos para realizar los ciclos contables son los siguientes:

1º Al comenzar el ejercicio de una empresa se debe registrar en el Libro de

Inventarios todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha.

2º Posterior a esto, al ir ocurriendo las operaciones de la empresa, es necesario

registrarlas en la Contabilidad; para ello es conveniente cumplir con un paso previo e importante, como es la verificación de la operación que se va a registrar. Un documento que valide, compruebe y tenga la información necesaria sobre la operación echa, por ejemplo las facturas.

3º Seguidamente a este proceso de verificación, comprobación y análisis de los documentos, se procede a registrar la operación en un libro obligatorio de contabilidad, conocido como libro de primera entrada, el cual es el Libro Diario en se van registrando las operaciones en completo orden de fecha.

4º En el primer libro solamente se registra las operaciones en orden cronológico de ocurrencia valiéndose de la Teoría del Cargo y del Abono; luego de eso  se agrupan en términos de aumentos y disminuciones todo lo que afecta a una misma cuenta, luego de haberlas clasificado en el primer registro ; para ello utilizaremos el segundo libro obligatorio de contabilidad conocido como el libro mayor; en este libro vamos a agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo.

5º Luego de realizar los anteriores procedimientos vamos a tener como resultado, que la suma de los saldos de las cuentas

deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras, esta constatación es lo que vamos a conocer como Balance de Comprobación, el cual no es otra cosa que la verificación matemática de los registros que hemos hecho en el mes.

Este Balance de Comprobación se puede preparar anualmente, aunque es preferible y

así lo hacen la mayoría de las empresas, elaborarlo mensualmente, ya que es más fácil detectar cualquier error y proceder a la corrección respectiva.

6º La Ley establece que por lo menos una vez al año se deben preparar resultados e información contable, es necesario determinar la fecha de cierre de la empresa, la cual será exactamente un año después de haber comenzado ese ejercicio. En base al último Balance de Comprobación  se debe proceder a hacer un análisis completo de cada una de las cuentas que lo integran, para tratar que cada una de ellas exprese realmente la situación de lo ocurrido en el año, ésto es lo que vamos a conocer como ajustes y correcciones.

7º Cuando las cuentas están claramente establecidas en lo ocurrido en un año se debe proceder los estados financieros.Pero antes es conveniente (aunque no obligatorio) preparar un borrador contable que nos permita tener la certeza de que todo está bien determinado y que los resultados son los correctos; es el proceso para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio y la situación del Activo, el Pasivo y el Capital; este borrador contable es lo que vamos a conocer como la Hoja de Trabajo y debe quedar claro que este es un papel de trabajo interno y privado del contador, y nunca información para terceras personas.

8º Ya basándose en la hoja de trabajo y teniendo certeza de que esta correcto, se procede a preparar dos estados financieros más importantes de la contabilidad que son Estado de Ganancias y Pérdidas y el Balance General.

9º Después de esto debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales

y a traspasarse la utilidad o pérdida a la cuenta capital; este proceso de cancelar las cuentas nominales es lo que vamos a conocer como Asientos de Cierre.

10º Por último deben reflejarse los estados financieros en forma

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