Tarea2 Automatizacion De Procesos

1. Analisis y solucion considerando las carateristicas de la informacion.

Solucion:

Cabe mencionar que la empresa no tiene ningún programa, orden y planeación en ningún proceso o manejo, tanto de la información como de los demás departamentos, por lo que, la empresa trabaja a ciegas, ya que es una empresa que esta en constantes atrasos, que va dia con dia, sin tener una planificación ni mensual, ni mucho menos semanal, o diaria, esto trae consigo los atrasos en visitas a clientes, la tardanza en la respuesta a los pedidos realizados, y por consiguiente a grandes perdidas por la mala organización que hay.

Inicialmente debemos de generar nuestros procesos internos, tanto en manejo general como en el manejo de la información. Teniendo la premisa que nuestra información debe de ser ¨exacta, oportuna, integra, concisa y confidencial¨ para satisfacer de mejor manera las necesidades de nuestros clientes y ser capaces nosotros como empresa a manejar mejor nuestros recursos. Debemos de generar los diferentes niveles operativos de la información: a que nos referimos, debemos de determinar dentro del organigrama de la empresa, lo siguiente:

- NIVEL DE OFICINA:

En algunas empresas se refieren directamente al digitador de la información, esta persona digita la información de los vendedores, toda la información diaria de las ventas, es decir que se vendió y quien es el comprado, los compromisos de entrega, los pendientes de cobros, es un nivel de secretaria, que únicamente digita la información sin responsabilizarse de ningún análisis de la misma.

- NIVEL OPERATIVO:

Es aquella persona, que se encarga de la operación directa, para nuestro caso, esta persona debe de recibir la información generada de manera diaria por la secretaria o digitador, y como la palabra lo indica, debe de ver cobros, consolidar las entregas, la logística del dia a dia, en función de los pedidos recibidos.

- NIVEL TACTICO:

Este nivel de puesto, debe de recibir los avances semanales y quincenales, en donde el podrá evaluar el tiempo estimado de solicitud de la empresa y el tiempo en el cual nosotros entregamos el pedido, la frecuencia de visita a nuestros clientes, los atrasos de pago de los mismos clientes, evaluar la calidad de nuestro vendedor, quien esta cerca de cubrir su meta, los porcentajes de cumplimiento de estas, los costos de operación mensual entre otros.

- NIVEL ESTRATEGICO:

Este nivel de información, sirve para determinar la eficiencia en nuestros procesos, evaluar como se están comportando nuestras ventas, la calidad de nuestros vendedores, las quejas o reclamos de nuestro producto, y verificar el porcentaje de cumplimiento de la empresa, para la toma de decisiones. (despidos, cambios de rutas, eliminación de clientes de la cartera de visitas, entre otros aspectos a evaluar)

2. Como proteger la información en el departamento de Ventas.

El departamento de Ventas debe ser protegida de diversas formas, desde la seguridad de información los cuales son un conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando

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