The Effect of Information Systems on Firm Performance and Profitability Using a Case-Study Approach.-

Pengaruh Sistem Informasi Pada Kinerja Dan Profitabilitas Perusahaan Dengan Menggunakan Sebuah Pendekatan Studi Kasus

Mojisola Olugbode1, Ibrahim Elbeltagi2, Matthew Simmons3 and Tom Biss1

Universitas Plymouth, Britania Raya

Sekolah Bisnis Plymouth, Britania Raya

PT. Jasa Bangunan Beale dan Cole, Britania Raya

mojisola.olugbode@plymouth.ac.uk

i.elbeltagi@plymouth.ac.uk

tom.biss@blueyonder.co.uk

Matt.Simmonds@mechanicalservicesltd.co.uk

Abstrak: Beale dan Cole adalah sebuah perusahaan yang mengalami tingkat pertumbuhan yang signifikan dalam bisnisnya. Akan tetapi, praktek cara bekerja dan prasarana ITK yang ada tidak mampu mempertahankan secara efisien tingkat pertumbuhan mereka. Sebuah analisis seksama dari sistem operasi diadakan dengan mencakup baik sistem manual dan hal-hal lainnya yang didukung oleh sistem akuntansi terkomputerisasi nya. Sejumlah perubahan yang menguntungkan dibuat, termasuk pelaksanaan dari sebuah sistem bisnis baru utama yang menggantikan sistem akuntansi yang lama. Dalam semua perkembangan ini, pekerjaan dari sebuah asosiasi perusahaan pengajaran, sekarang dikenal sebagai asosiasi kemitraan pertukaran pengetahuan mendukung analisis, tetapi pengikutsertaan dan dukungan penuh dari seluruh personil utama dalam perusahaan adalah penting. Meskipun ada masalah selama pelaksanaan, hal ini telah dipecahkan dan Beale dan Cole kini memiliki sebuah sistem teknologi informasi yang terintegrasi dan ditunjang penuh yang akan mempertahankan keunggulan bersaing mereka dan memfasilitasi pertumbuhan terus menurus dan profitabilitas nya.

Kata Kunci : informasi, teknologi dan komunikasi (ITK), penggabungan sistem bisnis, SMEs.

1. Pengantar

Sebuah sistem informasi bisnis didefinisikan oleh Hooper dan Page (1997) sebagai “Jumlah selutuh alat-alat, teknik-teknik, dan prosedur-prosedur yang digunakan oleh bisnis untuk memproses data”. Fisher dan Kenny (2000) mengusulkan bahwa organisasi memasukan sistem informasi keapada operasi mereka untuk menambah daya saing dan memfasilitasi pertumbuhan dan kesuksesan bisnis. Sebaliknya, Laudon dan Laudon (2001) percaya bahwa sistem informasi ditanamkan dalam organisasi dan adalah hasil dari prosedur operasi standar, alur kerja, politik, budaya dan strukutr organisasi. Meskipun organisasi memiliki sistem informasi yang berbeda karena organisasi-organisasi memiliki kebutuhan informasi yang bermacam-macam, mereka semua bekerja keras untuk keunggulan bersaing melalui perbaikan terus-menerus; evaluasi ulang dari efektivitas dan efisiensi dari sistem informasi bisnis mereka (Chaffey dan Wood 2005). Tujuan dari karya ilmiah ini adalah untuk menyelidiki sistem informasi dari Beale dan Cole, untuk menguji jalannya tindakan yang diambil untuk melaksanakan perubahan pada praktik Sistem Informasi yang ada, dan untuk membagikan pengalaman-pengalaman dan pelajaran-pelajaran yang dipelajari dari proses perubahan dan pengaruh pada kinerja organisasi.

Jasa Bagunan Beale dan Cole di dirikan pada tahun 1967. Perusahaan tersebut mulai di Exeter sebagai sebuah perusahaan bisnis keluarga yang kecil tetapi sekarang, perusahaan itu adalah salah satu dari perusahaan terkemuka dari jasa bangunan insinyur di Barat Daya Inggris dengan cabang di Exeter, Yeovil, dan Plymouth. Perusahaan tersebut telah mengalami sebuah tingkat pertumbuhan yang signifikan selama bertahun-tahun. Akan tetapi, praktik operasional, proses-proses, dan informasi pendukung, prasarana Teknologi dan Komunikasi (ITK) yang ada tidak cukup untuk mempertahankan secara efisien tingkat pertumbuhan ini.

Kemudian pada musim panas di tahun 2003, kemitraan Beale dan Cole dengan Universitas Plymouth dimulai pada Depertamen Perdagangan dan Industri (DPI) mendanai prakarsa yang dikenal sebagai Rencana Perusahaan Pengajaran (RPP) yang sekarang disebut Kemitraan Pertukaran Pengetahuan (KPP). Tujuan utama dari koalisi ini adalah untuk melaksanakan bisnis terpadu baru dan sistem pendukung Teknologi Informasi yang akan mempersingkat pekerjaan, meningkatkan efisiensi internal, memfasilitasi pertumbuhan berkepanjangan dan meningkatkan profitabilitas.

Untuk mencapai tujuan penelitian ini, sebuah Asosiasi Kemitraan Pertukaran Pengetahuan  dengan sebuah latar belakang dalam sistem manajemen informasi bisnis direkrut untuk memimpin sebuah analisis mendalam dari sistem informasi bisnis dan untuk mengusulkan dan melaksanakan rekomendasi untuk perbaikan. Oleh karena itu, karya ilmiah ini akan mencerminkan pengalaman-pengalaman dari proses ini dengan seluruh pihak yang terlibat dalam proyek termasuk pimpinan dan staff dari organisasi.

1. Tinjauan Awal dari Sistem Informasi Beale dan Cole

Tahap ini dilaksanakan oleh Asosiasi, Matthew Simmons. Tahap pertama adalah untuk meninjau proses dalam dan sistem informasi yang ada dalam organisasi untuk menyoroti area-area maslaah utama. Masalah utama yang ditemukan adalah; duplikasi usaha, ketidak efisiensi dalam beberapa proses termasuk strategi perdagangan elektronik dan masalah-masalah dengan komunikasi. Kami mengembangkan sebuah model sederhana, ditunjukkan dibawah, untuk menjelaskan seluruh masalah utama secara rinci dan untuk menyoroti dampak dari sistem informasi yang diperbaiki pada kinerja operasional dan profitabilitas dalam organisasi.

[pic 1]

Model 1 : Kerangka yang diusulkan bagi pengaruh sisem informasi pada kinerja dan profitabilitas

1. Efisiensi

Pengembangan yang belum pernah terjadi sebelumnya dan fisik dan pertumbuhan perdagangan setelah itu dari organisasi membuka celah-celah dalam proses bisnis organisasi.

Nicholls-Nixon (2005) menemukan dalam penyelidikannya bahwa pertumbuhan yang cepat dalam bisnis menghasilkan perubahan dramatis dalam skala dan bidang dari aktivitas perusahaan. Menurutnya, pengusaha dalam perusahaan bisnis yang berkembang dengan cepat mengalami lebih banyak kesulitan dalam perbandingan pada perusahan yang berkembang sedikit ketika menentukan atau menyusun jenis perubahan atau evolusi yang dibutuhkan untuk menunjang tingkat pertumbuhannya. Hal ini karena mereka menghadapi kerumitan pengelolaan yang lebih besar dari pada perusahaan dengan pertumbuhan yang lambat. Salah satu dari solusi yang beliau rekomendasikan untuk memecahkan persoalan rumit ini adalah bahwa organisasi dengan pertumbuhan yang tinggi harus mengembangkan keahlian-keahlian dan kemampuan-kemampuan baru yang akan mengizinkan mereka untuk mengatasi kerumitan tersebut. Hal ini dapat dicapai dengan mengangkat personil baru atau memperoleh sumber daya baru seperti sistem informasi baru yang ditujukan pada peningkatan efisiensi dan efektifitas organisasi.

Area masalah utama yang disoroti oleh asosiasi adalah sistem akuntansi organisasi. Sistem bisnis perusahaan telah dibeli dari sebuah perusahaan perangkat lunak bertahun-tahun lalu. Pada awalnya, perangkat lunak tersebut dijalankan pada sebuh alat komunikasi antara penyedia dan langganan yang sangat mahal. Hal ini kemudian diubah ke sebuah jaringan pribadi sebenarnya (JPS) oleh asosiasi dengan demikian sangat mengurangi biaya operasi.

Perangkat lunak diharapkan menjadi sebuah sistem akuntasni yang diperpanjang yang mampu mengatur seluruh aspek keuangan organisasi dan meskipun hal itu nampaknya menjadi sebuah alat yang dapat sepenuhnya diintegrasikan dengan Microsoft Excel atau Access untuk memfasilitasi analisis data dan penyusunan laporan; hal itu akan telah membutuhkan sebuah perwujudan database untuk berfungsi secara efektif. Akan tetapi, karena struktur database lemah, mewujudkannya akan telah menjadi sangat sulit, memakan waktu, dan tidak praktis. Bahkan, sistem tersebut umum, memiliki dokumentasi terbatas yang sangat sulit dimengerti dan karena hal tersebut kuno, sistem tersbeut akan telah gagal untuk memenuhi peraturan legislatip tahun 2007.

Lebih jauh lagi, perusahaan perangkat lunak telah berubah kepemilikan sejak itu. Sekarang, telah tidak ada pengembangan baru tetapi perluasan dan tataran pada perangkat lunak mereka yang ada. Meskipun pemasok menawarkan tataran yang lebih terkini ini (yang tidak gratis), hal itu masih nampak menggunakan beberapa keistimewaan yang terbukti tidak memuaskan pada sistem asli. Kekurangan lainnya dalam menggunakan sistem ini adalah persetujuan pemeliharaan. Meskipun hal tersebut telah disusun dengan tepat, akan tetapi hal tersebut tidak mengenakan karena perusahaan perangkat lunak memiliki sebuah persetujuan pihak ketiga dengan perusahaan lainnya yang mengatur pemeliharaan perangkat lunak. Tanpa kecuali, waktu memperbaiki untuk pemeliharaan dapat kadang-kadang menjadi sangat tinggi, diperpanjang, dan memakan waktu.

Perhatian operasional lainnya adalah bahwa perusahaan belum mengubah prosedur pencatatannya meskipun pertumbuhan nya cepat. Metode yang digunakan untuk mengamati tenaga kerja perlu ditingkatkan karena hal tersebut tidak dipusatkan dan kurang dalam perencanaan masa depan. Sistem biaya pekerjaan yang digunakan tidak diperhitungkan ketersediaan tenaga kerja sementara ada kurangnya struktur yang konsisten dalam pencatatan informasi yang tidak berstruktur tentang proyek. Meskipun sebuah indeks manual dari dokumen disimpan secara online, hal tersebut telah menjadi tidak efektif sejak organisasi telah meluas ke daerah kedua.

Sebuah prosedur operasi manual yang perlu banyak perbaikan adalah lembar catatan waktu. Hal ini melibatkan insinyur menyelesaikan lembaran waktu yang rumit yang kemudian akan dikirim dengan fax ke kantor untuk manajer kontrak memeriksa dan memperhitungkan pembayaran perjanjian yang diperlukan. Segera sesudah tahap ini telah diselesaikan, lembaran waktu akan diteruskan pada departemen administratif dimana lembar waktu itu akan diperiksa kembali sebelum memasukannya ke sistem. Pada akhirnya informasi tersebut akan dicetak supaya rinciannya dapat digunakan untuk mengeluarkan upah insinyur. Prosedur ini akan biasanya memakan sekitar 6 jam kerja dan akan melibatkan sekita 60-70 insinyur, selurh manajer kontrak (7), 2 asisten adiministratif dan seorang petugas daftar gaji.

...