Términos Contables

Causación: Son hechos económicos que deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. Una cosa es adquirir una obligación y otra bien distinta es cumplirla, luego, la contabilidad de causación reconoce la existencia de esa obligación en el momento mismo en que nace, así no se haya cumplido con ella.

Es un sistema acreditado legalmente y lo puede llevar cualquier tipo de persona natural o jurídica obligada.

En este sistema por ejemplo contabilizamos nuestras compras o ventas en una cuenta por pagar o por cobrar respectivamente, independiente de si la compra o venta se realizó a crédito o de contado.

La contabilidad de causación permite en todo momento mostrar un resultado cierto y objetivo, por cuanto registra y contiene todos los hechos que obligan o que benefician al ente económico, así su realización efectiva sea futura.

Las obligaciones, tarde o temprano hay que cumplirlas, así que desde su surgimiento deben ser reconocidas por la contabilidad. Igual sucede con los derechos a favor; tarde o temprano se harán efectivos y desde su nacimiento hay que conocerlos y trabajar con base a ellos, y esto es lo que permite la contabilidad de causación.

Mientras que en el sistema de contabilidad de caja, solo se considera como ingreso del periodo las ventas y los servicios prestados al contado, y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la empresa.

Este no es un sistema acreditado legalmente, con excepción de algunos casos contemplados por la ley. Este tipo de contabilidad la pueden llevar las personas no obligadas a llevar contabilidad. Su contabilización cuando es efectuada la enviamos directamente a la cuenta de banco o caja.

Arqueo de Caja: El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Extracto Bancario: Se trata de un documento que el titular de una cuenta corriente recibe periódicamente en el que se recoge el saldo disponible de la cuenta y los movimientos que se han realizado durante el último mes. Este extracto se emite de forma gratuita y sirve para controlar las operaciones que se llevan a cabo.

El titular puede pedir otros extractos en el banco sobre la situación de su cuenta, pero en algunos casos pueden comportar comisiones. Leer el extracto bancario de manera minuciosa es necesario, para que no nos cobren comisiones innecesarias o para controlar las operaciones dinerarias que hemos realizado durante el pasado mes. Este extracto debe contener:

• Fecha de emisión del extracto.

• Saldos contemplados en un determinado periodo.

• Detalle de los depósitos realizados en el periodo de consulta (generalmente mensual).

• Detalle de todos los retiros realizado por el titular.

• Operaciones como retiro de dinero realizado en cajeros automáticos y los cargos que puedan surgir por el uso de redes de cajeros de bancos no asociados.

• Actividades en su tarjeta de débito y cheques realizados y cobrados..

• Otros tipos de cobros vinculados a su cuenta corriente.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

Provisión de Cartera: En primer lugar se define de una forma muy general lo que es cartera. Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas. Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas.

Para prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas, la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor de la cartera, que según análisis del comportamiento de sus deudores, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe aprovisionar.

El valor aprovisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un débito a la cuenta de gastos.

IMPORTANCIA DE LA PROVISIÓN DE CARTERA

La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que:

• Permite depurar lo que la empresa en realidad tiene.

• Permite determinar con exactitud qué es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas.

Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta.

Diferidos: Los activos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que unos gastos ya pagados pero aún no utilizados, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han utilizado esos gastos.

Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.

Algunos de los gastos que suelen ser pagados de forma anticipada son los arrendamientos, seguros, papelería, etc. En la media en que estos activos se vayan utilizando se van llevando al gasto (amortizando), para que la contabilidad refleje la realidad de los hechos.

Y precisamente este es el objetivo de los activos diferidos.

Los gastos aun

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