ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

Estructura organizacional

La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.

Mecanismos coordinadores: Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo.

Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control.

1) Ajuste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal. El control y el poder de coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en las organizaciones más simples (2 personas en una canoa) y en las organizaciones más complejas (equipo de trabajo interdisciplinario)

2) Supervisión directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones. Estandarizado: La coordinación es lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores.

3) Estandarización de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las actividades)

4) Estandarización de producción o de resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.

5) Estandarización de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

Funciones (personal)

Dentro de una empresa, el Centro de Informática cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:

Explotación de sistemas o aplicaciones. Consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.

Soporte técnico a usuarios. Selecciona, instala y mantiene el sistema operativo adecuado, el diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y por último, la ayuda directa a usuarios.

Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Engloban operaciones de supervisión, planificación, seguridad y control de proyectos, instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.

Departamento

Departamento o área de operaciones.

Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. En general se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el “hardware” necesario y obtener la información resultante del proceso de datos.

Departamento o área de producción y control

Construye soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios. Usa técnicas de construcción de sistemas de información orientadas a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.

Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.

Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan y cuando sea necesario a través de medios como correo electrónico, mensajes relámpagos o flash. Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuario.

Departamento o área de análisis de sistemas.

Tiene la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, más bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. Los proyectos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.

Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia práctica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación.

Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinados por analistas líder o jefes de análisis.

Departamento o área de programación.

Elaboran y modifican los programas que se ejecutan en las computadoras y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.

Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: “Programadores junior” o “Aprendices de Programación” que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, “Programadores ” son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes.

Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.

Departamento o área de implementación.

Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.

Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:

 Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.

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