Administración del Riego

1. Administración del Riego

Es el proceso sistemático de planificar, identificar, analizar, responder y controlar los riesgos del proyecto. Se busca la mayor ocurrencia de eventos positivos y la menor de los negativos.

El administrador de riegos se apoya en la intuición y su experiencia para identificar los riesgos, además de evaluar el nivel de riesgo y los efectos que puede tener sobre el progreso del proyecto.

Procesos de la administración del riesgo

1.1. Razones por la que falla un proyecto:

“En los EE.UU. el 17% de los proyectos se llevan a cabo en forma exitosa, el 50% requiere cambios en los objetivos iniciales y el 33% es cancelado”.

Los riegos son los factores que pueden originar una falla en el proyecto. Para analizar los factores que generan riesgos en los proyectos se han creado 4 categorías:

• Planificación Inadecuada: Esto es, no definir correctamente cual es el problema en el plan de trabajo, no contar con suficiente información o las tareas por desarrollar no cuentan con el detalle necesario para implementarlas, no contar con los recursos necesarios, incluir objetivos o agendas irreales dentro del plan.

Estos errores ocurren cuando en la elaboración del plan no participaron las personas responsables de implementar esas tareas.

• Fallas relacionadas con los RR.HH: Cuando el rol del director del proyecto no ha sido bien definido o no es aceptado por todos los miembros de la organización, no existe disponibilidad de RR.HH. capacitados para implementar esas tareas, falta de comunicación, rotación en los puestos de trabajo.

• Fallas debido a mecanismos de control inadecuados: Causado por no realizar los informes de avance periódicos o realizarlos pero no utilizarlos para comparar el estado del proyecto con el plan original.

• Fallas por factores exógenos: Son causados por obtener y usar recursos que están fuera del control del director del proyecto, pero que podrían afectar su curso.

1.2. Conceptos Básicos de la Administración del Riesgo:

El riesgo es un evento que, en caso que ocurra, puede tener un impacto positivo o negativo en la empresa. Se debe buscar identificar la mayor cantidad de riesgos a fin de poder tener una respuesta oportuna ante la ocurrencia del mismo.

• Probabilidad de ocurrencia: Es la probabilidad que tiene un riego de ocurrir. Esto no siempre se puede determinar exactamente, en estos casos solo nos podemos basar en una opinión o investigación que, probablemente no sea del todo correcta.

• Incertidumbre: Cuando no se conoce la probabilidad de ocurrencia del evento. Generalmente, esto es más difícil de administrar que el riego.

• Riesgos Imprevistos: Sucesos que pueden acaecer sin haber anticipado su ocurrencia.

• Impacto del Riesgo: Es el impacto del evento riesgoso sobre el alcance del proyecto (agenda, costos, calidad, seguridad, etc.).

• Valor esperado: Es el producto de la probabilidad de ocurrencia y el impacto económico (lo que se pierde o deberá gastar de más).

1.3. Análisis de riesgo Vs. Administración de riesgo

En este apartado se estudia la identificación la probabilidad de ocurrencia y se ordenan los riesgos según su importancia.

• Análisis cuantitativo y cualitativo del riesgo: En el análisis cualitativo se identifica la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto: bajo, medio, alto. Por otro lado el análisis cuantitativo identifica numéricamente la probabilidad de ocurrencia y la magnitud del impacto de los distintos riesgos del proyecto.

• Administración del riesgo: Es un proceso dinámico, las actividades y eventos se deben monitorear durante el progreso. La administración del riesgo es mucho más amplia que el análisis del riesgo, abarca el planeamiento e identificación, análisis cuantitativo y cualitativo, respuesta y control del riesgo.

Planificación del Riesgo

Roles de los interesados: Los interesados son cualquier persona afectada por el proyecto. Se deberá identificar el rol de cada uno de ellos. Ejm: el rol del cliente es el de comprar el producto final; el del gobierno, fijar las reglas del juego y fiscalizar su cumplimiento.

• Conflicto de intereses: Los inversores deberán considerar los diferentes intereses de los interesados en el proyecto antes de tomar decisiones. Al proveedor le puede convenir que ocurra algún desastre y tener la oportunidad de proveer de más material; esto no es lo que espera el director del proyecto.

• Riesgo asociado a los intereses: Consiste en identificar cuáles podrían ser los riesgos asociados a cada grupo en particular desde el punto de vista de los propietarios del proyecto.

Aversión al riesgo Vs. Amor al riesgo:

• Aversión al riesgo.- Preferencia por elegir proyectos seguros así el valor esperado del mismo sea negativo.

• Juego justo.- El valor esperado en estos proyectos es nulo.

• Amante del riesgo.- Se aceptan juegos justos o proyectos en los que las oportunidades de ganar sean menores a las de un juego justo.

Actitud y capacidad para aceptar el riesgo: El cambio en los proyectos es lo común e inevitable. Los buenos directores deben poder adaptarse con facilidad a los cambios y sus riesgos asociados para alcanzar un proyecto exitoso.

• Actitud tolerante hacia la ambigüedad.- En muchos casos ocurre que el equipo del administrador de proyectos no solo responde ante él, sino también ante los propietarios del proyecto y otros. El administrador de riesgos debe sentirse cómodo con estas expectativas ambiguas y aprender a manejarlas.

• Respaldo financiero para afrontar riesgos.- Mientras más solvente financieramente sea una empresa podrá enfrentar de mejor manera los eventos riesgosos.

• Capacidad de afrontar los riesgos según la diversificación.- Mientras el riesgo este distribuido en distintas áreas se obtendrá una menor perdida ante la ocurrencia de un evento riesgoso.

Contratista Vs. Propietario: En todo proyecto se deberá analizar la mejor opción entre realizar la actividad ellos mismos o contratar a un tercero. En ambos casos existen riesgos como el filtrado de información privada por parte del contratista o los gastos excesivos por parte de los propietarios al no ser expertos en la materia. En este sentido se deberán identificar los riesgos inherentes al contratista, realizar un análisis y elaborar una ficha de riesgos del contratista, que permita comparar con otras propuestas. No existe una respuesta única entre si es más conveniente si alguna actividad la deba realizar el propietario o el contratista.

Hacer Vs. Comprar: Similar al análisis anterior, no existe una respuesta única sobre elaborar o adquirir algún bien o servicio. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, por el lado del propietario podría garantizarse la calidad del producto terminado pero se podrían incurrir en sobre costos; y por el lado del proveedor se podría tener el producto en menos tiempo pero no tendríamos la certeza de la calidad de los productos.

Plan de Gestión de riesgos: Se debe tener elaborado, previamente, el acta de constitución del proyecto (creada por los altos niveles ejecutivos). El plan de gestión de riesgos, Incluye el plan de negocios.

Una vez conocidas las características del proyecto, los otros insumos necesarios para realizar una adecuada panificación de riesgos son los siguientes:

• Políticas organizativas de riesgo.

• Plantillas de riesgo organizacional.

• Plan de gestión del proyecto.

Los componentes del plan de gestión del riesgo son: Metodología, roles y responsabilidades, presupuesto, periodicidad, puntuación, nivel de tolerancia al riesgo, formato de los informes, base de datos. Debe quedar definido dentro del equipo del plan de gestión de administración del riesgo el equipo responsable de administrarlo.

2. Identificación del Riesgo

2.1. Técnicas de Entrevistas para la identificación de riesgos: Son las entrevistas con personas especializadas, es decir la persona responsable de la identificación del riesgo. Dichas entrevistas permitirán identificar los principales riesgos.

Pasos de una entrevista:

 Seleccionar a los entrevistados correctos

 Preparar la entrevista

 Establecer el área de interés de la entrevista

 Cuantificar la información

 Juicios de valor

Ventajas de las entrevistas

Dicha técnica es relativamente simple e insume poco tiempo tanto en su preparación como en su implementación, en comparación con otras técnicas para la identificación de riesgos. Además esta técnica no requiere una gran dotación de recursos para llevarla a cabo.

Desventajas de las entrevistas

Pueden convertirse en un hecho frustrante y con resultados no deseados. El entrevistador, al no tener experiencia especifica en el área de entrevistado, suele tener complicaciones para distinguir los comentarios.

Método Delphi

Surge, principalmente, a que las opiniones de las personas extrovertidas suelen imponerse a las de otros individuos más callados o introvertidos. Como solución a este sesgo que se produce en las entrevistas grupales.

Consiste en obtener la opinión de un grupo

...